W ostatnich latach praca zdalna stała się bardziej popularna, głównie za sprawą trwającej przez kilka lat pandemii koronawirusa. Na początku jej wprowadzenia budziła pewne kontrowersje, ale obecnie odnajduje się w coraz większej ilości firm. Jeszcze kilka lat temu wielu pracodawców uważało, że praca zdalna może być mniej efektywna w porównaniu z pracą stacjonarną. Dzisiaj to się zmieniło. Obecnie nawet pracownicy zaczynają sobie chwalić zdalne zatrudnienie i w dalszym ciągu chcą wykonywać swoje obowiązki zawodowe w sposób zdalny. Minusem pracy poza siedzibą firmy z punktu widzenia pracodawcy jest konieczność monitorowania pracowników wykonujących czynności zawodowe zdalnie, co niekiedy może okazać się trudnym zadaniem.
Praca zdalna stała się niezwykle popularna w okresie trwania pandemii koronawirusa, kiedy to wiele firm było zamkniętych, a większość zatrudnionych została skierowana do wykonywania czynności zawodowych w domu. Wprowadzenie w tym czasie takiego sposobu wykonywania pracy stało się wielkim wyzwaniem zarówno dla pracodawców jak i samych pracowników.
Obecnie duża część firm powróciła do stacjonarnego wykonywania pracy, ale sporo wprowadziło też pracę zdalną na stałe. Największe wyzwanie dla pracodawcy w home office związane jest z kontrolą pracownika w kontekście wykonywanych przez niego obowiązków służbowych. Do monitorowania pracy zdalnej pracownika służą specjalne programy pomagające kontrolować efektywność pracownika, czas spędzony przez niego przy komputerze, a także bezpieczeństwo danych.
Kontrola pracowników przez pracodawcę
Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy pracownik zatrudniony na umowę o pracę ma do wykonania określone obowiązki. Powinien je realizować w sposób sumienny i staranny zgodnie z poleceniami wydanymi przez przełożonego. Praca powinna być wykonywana w ustalonym miejscu wskazanym w umowie o pracę. Pracodawca może kontrolować pracownika i rozliczać go z wykonywanych obowiązków służbowych. W przepisach prawa pracy brak jest jakichkolwiek wskazań jak powinna wyglądać taka kontrola. Kodeks pracy nie zawiera szczególnych wskazań w jaki sposób pracodawca powinien nadzorować pracownika wykonującego pracę zdalną. Kontrola pracownika zdalnego powinna odbywać się pod kątem wykonywania czynności zawodowych, a także w zakresie stosowania się do przepisów związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy oraz w innym zakresie, jak przykładowo dotyczącym konserwacji, instalacji i serwisu lub naprawy sprzętu powierzonego pracownikowi. Pracodawca ma prawo kontrolować pracownika w wymienionym zakresie, ale dopiero po uzyskaniu od niego zgody na przeprowadzenie kontroli, która powinna odbyć się w taki sposób, aby nie naruszała prywatności pracownika.
Sposób przeprowadzenia kontroli u pracownika zdalnego
Sposób przeprowadzenia kontroli musi być zgodny z rodzajem wykonywanej pracy. Najlepiej, jeżeli pracodawca sporządzi regulamin, w którym zawrze zakres kontroli oraz zakres praw i obowiązków każdej ze stron. Może też powyższe informacje umieścić w układzie zbiorowym pracy. Pracodawca może sprawdzać pracownika wykonującego pracę zdalną co jakiś określony czas w zakresie wywiązywania się z przydzielonych mu czynności. W niektórych uzasadnionych przypadkach kontrola może być bardziej szczegółowa i może polegać np. na sprawdzaniu służbowej poczty elektronicznej. Jednak w tym przypadku pracodawca powinien zachować ostrożność, zwłaszcza jeżeli kontrola będzie odbywała się na prywatnym komputerze pracownika. Chodzi o to, żeby nie została naruszona prywatność pracownika. Absolutnie zabronione jest czytanie prywatnej korespondencji zatrudnionego.
Skuteczne monitorowanie pracy zdalnej pracownika
Istnieją sposoby, które mogą pomóc w skutecznym monitorowaniu pracy pracownika zdalnego, np. poprzez zainstalowanie odpowiedniego oprogramowania przeznaczonego do monitorowania komputera. Dzięki temu pracodawca i pracownik zawsze mogą mieć kontakt ze sobą. Dodatkowo pracodawca ma możliwość monitorowania ilości czasu spędzanego przez pracownika przed komputerem oraz ma podgląd, w których godzinach loguje się on do systemu. Czasami pracodawca może wprowadzić obowiązek okresowego wysyłania raportów dotyczących wykonywanych czynności, aktywności i nieaktywności pracownika, czasu spędzonego w aplikacji itp.
Wprowadzenie programu do monitorowania komputera przynosi obopólne korzyści: dla pracodawcy i dla pracownika. Program daje gwarancję, że przepracowane godziny zostaną rozliczone prawidłowo. Przedsiębiorca zyskuje również nadzór nad aktywnością pracownika. Pracodawca musi pamiętać o tym, że monitorowanie pracownika zdalnego powinno odbywać się w zgodzie z prawem. Przeprowadzane czynności kontrolne w żaden sposób nie mogą naruszać prywatności pracowników ani przekraczać granicy, która mogłaby oznaczać, że pracownik może odczuć, iż jest szpiegowany, a nie monitorowany. Absolutnie nie może mieć miejsca sytuacja, kiedy prywatne dane pracownika będą poddane inwigilacji.
Monitorowanie pracownika na prywatnym komputerze – co na to przepisy?
Obowiązkiem pracodawcy zlecającego pracę zdalną jest zapewnienie pracownikowi odpowiedniego sprzętu, na którym będzie mógł wykonywać swoją pracę. Pracownik nie ma obowiązku udostępniać własnego komputera, a tym bardziej instalowania na nim programu do monitorowania. Jeżeli jednak doszłoby do takiej sytuacji, to program powinien być tak ustawiony, aby pracownik mógł być sprawdzany jedynie w określonych godzinach.
Poczta firmowa – zakres kontroli
Niektórzy pracodawcy uważają, że mają prawo do całkowitej kontroli skrzynki pocztowej swojego pracownika i przeglądania treści wszystkich wiadomości znajdujących się na niej. Z zasady pracodawca może przeglądać wiadomości znajdujące się na e-mailu pracownika, ale musi pamiętać o tym, że może robić to jedynie w określonym zakresie. Absolutnie nie wolno mu przeglądać prywatnej korespondencji pracowników. Dotyczy to przede wszystkim odczytywania e-maili otwieranych przez pracowników na prywatnych skrzynkach. Mogą to też być np. wiadomości przychodzące na pocztę firmową, ale skierowane bezpośrednio do danego pracownika i stanowiące jego prywatną wiadomość niezwiązaną bezpośrednio z firmą.
Przepisy Kodeksu pracy, a monitorowanie pracowników
7 kwietnia 2023 roku zmieniły się przepisy Kodeksu pracy w zakresie pracy zdalnej. Zgodnie z nimi pracodawca ma prawo monitorować pracowników wykonujących pracę zdalną. Jednak musi pamiętać, żeby zachować równowagę pomiędzy przeprowadzanymi czynnościami kontrolnymi, zapewnieniem efektywności wykonywanej pracy, a ochroną prywatności pracownika. Poniżej kilka wybranych zagadnień dotyczących monitorowania pracy zdalnej zawartych w znowelizowanym Kodeksie pracy.
informowanie pracowników w formie pisemnej lub elektronicznej o zastosowaniu systemu monitoringu oraz kontroli w miejscu wykonywania pracy zdalnej jeszcze przed rozpoczęciem wykonywania pracy zdalnej Celem monitorowania pracy zdalnej jest kontrola czasu pracy, kontrola efektywności, ochrony danych, bezpieczeństwa sieci, zgodności z przepisami, zapobiegania nadużyciom, ochrony majątku firmy. Monitorowanie musi być uzasadnione i proporcjonalne do celu w jakim jest wykonywane
ograniczenia związane z prywatnością Pracodawcy nie wolno monitorować pracownika przy wykonywaniu przez niego czynności prywatnych, jak przykładowo: korzystanie z prywatnej skrzynki e-mailowej, przeglądanie stron internetowych niezwiązanych z pracą
ochrona danych osobowych Obowiązkiem pracodawcy jest zapewnienie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych mających na celu ochronę danych osobowych pracownika zgodnie z przepisami o RODO i innymi dotyczącymi ochrony prywatności
ewidencja czasu pracy
Pracodawca ma prawo zażądać od pracownika, aby ten prowadził ewidencję czasu pracy z uwzględnieniem w niej godziny rozpoczęcia i zakończenia wykonywania pracy, przerw oraz innych okresów nieobecności.
Ewidencja czasu pracy – dane jakie powinna zawierać
