Przez ostatnie lata zmieniły się zasady świadczenia pracy. Pandemia COVID-19 spowodowała, że duża część pracowników zaczęła wykonywać swoje obowiązki służbowe we własnym domu. Była to nagła sytuacja. W Kodeksie pracy brakuje punktów dotyczących pracy zdalnej, dlatego powstał projekt ustawy regulujący zasady jej wykonywania.
Praca zdalna, znana też pod nazwą telepracy lub e-pracy polega na wykonywaniu zadań powierzonych przez pracodawcę poza siedzibą przedsiębiorstwa. Może być świadczona na przykład w mieszkaniu pracownika. Podczas telepracy pracownik wykorzystuje nowoczesne technologie. Wyniki wykonywanej pracy przesyłane są za pośrednictwem Internetu. Kontakt pomiędzy pracodawcą, a telepracownikiem odbywa się poprzez pocztę elektroniczną, a także przez komunikatory internetowe. Reguły odnoszące się do telepracy zostały zawarte w Kodeksie pracy w art. 67(5) par. 2
Telepracownikiem jest pracownik, który wykonuje pracę w warunkach określonych w § 1 i przekazuje pracodawcy wyniki pracy, w szczególności za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej.
Nie każdy pracownik może wykonywać pracę zdalną. Ten rodzaj pracy najbardziej sprawdza się w zawodach wymagających analizy i przetwarzania posiadanych informacji, które nie wymagają kontaktu fizycznego z pracodawcą lub są niematerialne, czyli przy tzw. wolnych zawodach, takich jak: programiści, graficy, rysownicy. copywriterzy, specjaliści SEO, redaktorzy, tłumacze.
Praca zdalna może mieć charakter pracy:
regularnej
doraźnej.
Kodeks pracy, a pojęcie pracy zdalnej
Jest projekt, aby w Kodeksie pracy pojawiła się definicja pracy zdalnej. Nowe przepisy mają zawierać uregulowania dotyczące obowiązków pracodawcy i pracownika w zakresie wykonywania pracy zdalnej. Sposób w jaki ma być świadczona może być uzgodniony pomiędzy pracodawcą, a pracownikiem już podczas podpisywania umowy o pracę lub w trakcie zatrudnienia. Uzgodnienia dotyczące pracy zdalnej w trakcie zatrudnienia mogą zostać podjęte na wniosek pracownika lub zainicjowane przez pracodawcę. W przypadku, kiedy wykonywanie pracy w systemie zdalnym zleci pracodawca, to ma on prawo w każdej chwili cofnąć swoją decyzję. Jednak musi to zrobić przynajmniej z jednodniowym wyprzedzeniem. W sytuacji, kiedy pracownik z jakiś powodów nie będzie mógł wykonywać pracy zdalnej, głównie z powodu zmiany warunków lokalowych, to obowiązkowo będzie musiał poinformować o tym pracodawcę.
Powody, dla których przepisy dotyczące pracy zdalnej znajdą się w Kodeksie pracy
Praca zdalna zyskała sporą popularność podczas trwającej pandemii COVID-19. W czasie pandemii oraz w okresie 3 miesięcy po jej zakończeniu obowiązywały przepisy doraźne. System pracy zdalnej sprawdził się i w niektórych zakładach pracy praktykowany jest cały czas. Niestety brak przepisów w tej kwestii spowodował, że zarówno po stronie pracodawców, jak i pracowników zaczęły pojawiać się pytania dotyczące kwestii z nią związanych, stąd propozycja, aby praca zdalna została na stałe wprowadzona do Kodeksu pracy. Obecnie ten rodzaj zatrudnienia wykonywany jest w oparciu o jednostronne polecenie pracodawcy, który w każdym momencie ma prawo wycofać się z takiej formy pracy, dlatego całkiem niedawno został przygotowany projekt ustawy zmieniającej Kodeks pracy odnośnie wykonywania pracy zdalnej.
Zasady związane z wykonywaniem pracy zdalnej
Zasady dotyczące wykonywania pracy zdalnej będą wymagały określenia ich w formie pisemnego porozumienia z organizacją związkową, pod warunkiem, że taka funkcjonuje w danym zakładzie pracy. Jeżeli w firmie nie działają związki zawodowe, to zasady mogą być wskazane w regulaminie lub przez porozumienie zawarte z pracownikiem.
Przykłady zapisów porozumienia w sprawie pracy zdalnej mogą obejmować np.:
zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną
zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy
zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu
zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej
zasady kontroli przestrzegania wymagań dotyczących bezpieczeństwa i ochrony informacji, również związanych z procedurami ochrony danych osobowych
zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu narzędzi pracy jakie zostały powierzone pracownikowi, w tym także urządzeń technicznych.
Kontrola pracownika w miejscu wykonywania pracy zdalnej
Pracownik podczas wykonywania pracy, również zdalnej podlega kontroli. Jednak w przypadku pracy zdalnej, pracownik ma prawo do zachowania prywatności. Kontrola najczęściej przebiega z zastosowaniem środków komunikowania się, takich jak telefon, poczta elektroniczna. Pracodawca może też skontrolować pracownika w miejscu wykonywania pracy, ale wymaga to wcześniejszego porozumienia. Jeżeli podczas takiej kontroli w ocenie pracodawcy, pracownik nie przestrzega warunków BHP, ochrony danych osobowych, to ma prawo w takiej sytuacji zobowiązać pracownika do naprawy błędów, a w ostateczności, jeżeli zaniedbania są bardzo rażące, to może nawet cofnąć zgodę na wykonywanie pracy zdalnej.
Praca zdalna – bezpieczeństwo i higiena pracy
Pracodawca ma obowiązki w zakresie zapewnienia bezpieczeństwa i higieny w miejscu pracy.
W przypadku pracy zdalnej obowiązek ten przejmuje pracownik, który będzie odpowiadał między innymi za:
czystość w miejscu pracy
zapewnienie bezpieczeństwa wykonywania pracy
wyłączenie z wykonywania pracy wpływu osób trzecich.
Pomimo tego, pracodawca ma obowiązek dokonać oceny ryzyka zawodowego, czyli musi ustalić, czy nie istnieje zagrożenie dla zdrowia i życia pracownika z uwzględnieniem czynników mechanicznych, fizycznych, chemicznych, biologicznych, które występują lub mogą wystąpić podczas wykonywania pracy. Ocena ryzyka zawodowego wymaga udokumentowania, co oznacza, że po dokonanych ustaleniach, pracodawca będzie musiał sporządzić dokument i zaznajomić z nim pracowników, którzy przed rozpoczęciem pracy zdalnej powinni potwierdzić zapoznanie się z informacjami przekazanymi przez pracodawcę
W przypadku sprzeciwu, badanie trzeźwości odbywa się, jeżeli zostaną spełnione wymienione warunki:
wykonania badania musi zażądać kierownik zakładu pracy
badanie musi przeprowadzić uprawniony organ, jakim jest policja
pobrania krwi musi dokonać osoba posiadająca odpowiednie kwalifikacje.
Zmiana przepisów spowoduje, że kontrola trzeźwości będzie odbywała się w sposób ustalony przez pracodawcę, który będzie musiał być zawarty w układzie zbiorowym pracy, w regulaminie pracy lub w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie ma obowiązku ustalania regulaminu pracy. Kontrola trzeźwości nie będzie musiała przebiegać w laboratorium. Będzie można ją wykonać za pomocą urządzenia, które posiada ważny dokument potwierdzający kalibrację lub wzorcowanie.
Praca zdalna i koszty z nią związane
Wykonywanie pracy zdalnej wiąże się dla pracownika z ponoszeniem wyższych kosztów między innymi za energię elektryczną, usługi telekomunikacyjne, materiały i inne rzeczy jakie mogą wiązać się z jej wykonywaniem. Z kolei koszty pracodawcy polegają między innymi na obowiązku zapewnienia serwisu, konserwacji narzędzi pracy, również urządzeń technicznych jakie są niezbędne do wykonywania pracy zdalnej. Obowiązkiem pracodawcy jest też zapewnienie pracownikowi właściwego szkolenia oraz pomocy technicznej jaka jest potrzebna w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.
Wniosek pracownika o pracę zdalną – kiedy pracodawca musi go uwzględnić?
Pracodawca powinien uwzględnić wniosek pracownika o możliwość wykonywania pracy zdalnej, jeżeli złoży go:
pracownica w ciąży
pracownik, który wychowuje dziecko do 4 roku życia
pracownik, który wychowuje dziecko, np.:
niepełnosprawne
ciężko lub nieuleczalnie upośledzone
objęte specjalistycznym kształceniem
pracownik, który opiekuje się osobą niepełnosprawną o znacznym stopniu niepełnosprawności będącą członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą, która pozostaje z pracownikiem we wspólnym gospodarstwie domowym.
Doraźna praca zdalna
Projekt ustawy zawiera również pojęcie i uregulowania dotyczące okazjonalnej pracy zdalnej. Z propozycją wykonywania pracy okazjonalnej będzie mógł wystąpić jedynie pracownik na podstawie złożonego wniosku. Taka praca będzie mogła być wykonywana przez okres do 24 dni w danym roku kalendarzowym. Z wykonywaniem pracy zdalnej okazjonalnej nie wiążą się obowiązki związane z kosztami pracy zdalnej. Jeżeli takie wystąpią, to pracodawca nie ma obowiązku ich zwrotu. Poza tym, pracodawca nie będzie miał obowiązku tworzenia przepisów wewnętrznych tylko na potrzeby pracy zdalnej okazjonalnej.
Podsumowanie
Nowe uregulowania dotyczące pracy zdalnej są wyczekiwane przez obie strony stosunku pracy. Przepisy będą nakładały zarówno na pracodawcę jak i pracownika nowe obowiązki, zwłaszcza na początku. Pracodawca będzie musiał między innymi stworzyć zasady wykonywania pracy zdalnej, będzie musiał dokonać oceny ryzyka zawodowego. Ustawa ma wejść w życie po upływie 14 dni od jej ogłoszenia.
