Obowiązkiem pracodawcy, który zatrudnia nawet tylko jednego pracownika jest prowadzenie ewidencji czas pracy. Na jej podstawie możliwe jest prawidłowe wyliczenie wynagrodzenia oraz innych świadczeń pracownika, jak przykładowo wypłata dodatku za nadgodziny lub pracę w godzinach nocnych.
Jak należy prawidłowo prowadzić ewidencję czasu pracy?
Zasady prowadzenia ewidencji czasu pracy zawiera Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Par. 8 w/w rozporządzenia zawiera zapis, że pracodawca ma obowiązek założyć i prowadzić odrębnie dla każdego pracownika kartę ewidencji czasu pracy, która obejmuje pracę:
w niedzielę i święta
w porze nocnej
w godzinach nadliczbowych
w dodatkowe dni wolne od pracy
dyżury
urlopy
zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione nieobecności w pracy
ilość czasu pracy przy pracach wzbronionych osobom młodocianym w sytuacji kiedy wykonują oni takie prace w ramach przygotowania zawodowego.
W wymienionym rozporządzeniu brak jest wzoru ewidencji, dlatego też dozwolone są różne jego formy. Najważniejsze, aby znalazły się w niej wyżej wymienione elementy związane z czasem pracy i żeby była ona prowadzona odrębnie dla każdego pracownika. Nie ma pozwolenia na prowadzenie ewidencji na jednym dokumencie, na którym będzie odnotowany czas pracy kilku pracowników.
Ewidencja czasu pracy i lista obecności
to dwa różne dokumenty, których nie wolno ze sobą mylić. Czasami zdarza się, że pracodawcy zamiast prowadzić ewidencję czasu pracy stosują jedynie listę obecności zapisując na niej informacje o nadgodzinach, urlopach, czy innych zdarzeniach mających wpływ na czas pracy i prawidłowe wyliczenie należnego wynagrodzenia. Jest to błędem, ponieważ lista obecności jest dokumentem potwierdzającym obecność pracownika w danym dniu w pracy poprzez wpisanie godziny przyjścia i wyjścia oraz złożenia podpisu pracownika. Pracodawca nie ma obowiązku prowadzenia listy obecności. Może ją zastąpić innymi sposobami potwierdzającymi obecność w pracy.
Z kolei ewidencja czasu pracy nie zawiera podpisów pracownika. Służy do wyliczenia wynagrodzenia za przepracowany okres czasu. Na życzenie pracownika powinna zostać mu udostępniona (art. 149 par. 1 KP). Może mieć formę miesięczną lub roczną. Powinna być prowadzona na bieżąco, a raz w miesiącu przed wypłatą należy ją zaktualizować.
Symbole stosowane w ewidencji czasu pracy
W ewidencji najczęściej wykorzystywane są oznaczenia:
Ch.. – chorobowe, czyli wynagrodzenie, które płaci pracodawca lub zasiłek chorobowy płacony przez ZUS
Op. – opieka na dziecko do 14 r. życia lub innego członka rodziny
Uw. – urlop wypoczynkowy (20 lub 26 dni w roku w zależności od stażu pracy)
Uż. – urlop na żądanie (4 dni w ciągu roku pobierane z urlopu wypoczynkowego)
Um. – urlop macierzyński
Urodz. – urlop rodzicielski
Uojc. – urlop ojcowski
Uwych. – urlop wychowawczy
Uok. – urlop okolicznościowy (urlop z okazji okoliczności, np.: na ślub lub pogrzeb członka rodziny)
Ub. – urlop bezpłatny
Zw. art. 188 KP – zwolnienie od pracy na opiekę na dziecko (w ciągu roku 2 dni dla rodziców wychowujących dziecko do 14 r. życia)
NUN – nieobecność usprawiedliwiona niepłatna (np.: wyjście do sądu)
NUP – nieobecność usprawiedliwiona płatna (np.: nieobecność związana z poszukiwaniem pracy stosowana w okresie wypowiedzenia lub nieobecność związana z honorowym oddawaniem krwi).
Ewidencja powinna zawierać również inne elementy, takie jak liczba:
godzin ogółem
godzin nadliczbowych z dodatkiem 50% oraz 100%
godzin przepracowanych w niedzielę i święta
godzin przepracowanych w porze nocnej
godzin przepracowanych w dodatkowe dni wolne od pracy
godzin przepracowanych podczas dyżurów
godzin przepracowanych przez pracowników młodocianych przy pracach wzbronionych, które niezbędne są do nauki zawodu.
Dodatkowo może w niej znaleźć się też rubryka, w której zostaną odnotowane ewentualne spóźnienia pracownika.
Inne ważne informacje, które powinna zawierać ewidencja:
informacja o dniach wolnych udzielonych pracownikowi za pracę w niedzielę (symbol: W-N), które powinny być udzielone w ciągu 6 dni przed lub po przepracowanej niedzieli
informacja o dniach wolnych udzielonych pracownikowi z tytułu przekroczenia przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy (symbol: W-5).
Takie oznaczenie jest konieczne ze względu na ewentualną kontrolę. Dzięki temu kontroler PIP ma możliwość uzyskania informacji z jakiego powodu pracownikowi został udzielony dzień wolny od pracy.
Dokumenty dołączane do ewidencji czasu pracy
wnioski o udzielenie czasu wolnego w zamian za pracę w godzinach nadliczbowych (wniosek o nadgodziny dobowe powinien zostać napisany przez pracownika przed terminem wypłaty wynagrodzenia za miesiąc, w którym one wystąpiły)
wnioski o urlop wypoczynkowy
inne dokumenty poświadczające nieobecność pracownika w pracy, jak np.: zaświadczenia lekarskie, wnioski o urlop okolicznościowy, zaświadczenie ze stacji krwiodawstwa.
Ewidencja czasu pracy – dla których pracowników nie ma obowiązku jej prowadzenia?
Jak mówi art. 149 par. 2 KP pracodawca nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy w przypadku pracowników zatrudnionych w systemie zadaniowego czasu pracy, zarządzających w jego imieniu zakładem pracy, jak również w przypadku pracowników otrzymujących wynagrodzenie za godziny nadliczbowe w formie ryczałtu lub za pracę w porze nocnej. W przypadku tych pracowników pracodawca nadal musi prowadzić ewidencję urlopów, dyżurów, zwolnień od pracy z powodu choroby, opieki nad dzieckiem lub innych nieobecności usprawiedliwionych bądź nieusprawiedliwionych.
System zadaniowego czasu pracy dotyczy tych pracowników, którym nie można wymierzyć czasu pracy w godzinach, dla których wymiernikiem są zadania do wykonania (art. 140 KP). Oznacza to, że pracownik nie ma określonych godzin pracy, a jedynie zadania, które ma wykonać w czasie, który sam sobie wyznaczy.
Kara za nieprowadzenie ewidencji czasu pracy
Zgodnie z art. 281 pkt 6 KPnieprowadzenie ewidencji czasu pracy jest wykroczeniem przeciwko prawu pracownika, za które grozi kara grzywny w wysokości od 1 000 zł do 30 000 zł. Z kolei karę grzywny, a nawet więzienia może otrzymać pracodawca, który fałszuje ewidencję czasu pracy. Jest to przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów.
Osoby odpowiedzialne za prowadzenie ewidencji czasu pracy w zakładzie pracy
Osobą odpowiedzialną zawsze jest pracodawca, który może zlecić to zadanie innym pracownikom, jak kierownikowi działu, czy pracownikom kadr. Ewidencję czasu pracy w imieniu pracownika może prowadzić osoba, która ma największą wiedzę o liczbie godzin pracowników zatrudnionych w danej jednostce lub dziale (opinia Sądu Najwyższego z dnia 11 grudnia 2007 r. sygn. akt. I PK 157/07, OSNP 2009/3-4/33).
