Czy pracodawca może skontrolować pracownika na zwolnieniu lekarskim?
Czasami pracownicy chodzą na zwolnienia lekarskie. Może zdarzyć się, że pracownik na zwolnieniu zostanie skontrolowany przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych lub przez pracodawcę w zakresie prawidłowości wykorzystywania przez niego zwolnienia lekarskiego od pracy z powodu zachorowania lub sprawowania opieki nad innym chorym członkiem rodziny.
Kontrola wykorzystywania zwolnień lekarskich – przepisy
Kwestie związane z kontrolą wykorzystywania zwolnień lekarskich zostały uregulowane w dwóch przepisach:
w art. 68 ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (dalej jako Ustawa zasiłkowa)
w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 27 lipca 1999 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy oraz formalnej kontroli zaświadczeń lekarskich (dalej jako Rozporządzenie).
Osoby upoważnione do przeprowadzenia kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnienia lekarskiego
Art. 68 ust. 1 ustawy zasiłkowej wskazuje, że podmiotami uprawnionymi do kontroli zwolnień lekarskich są:Zakład Ubezpieczeń Społecznych oraz płatnicy składek, o których mówi art. 61 ust. 1 pkt 1. Mają oni prawo do przeprowadzenia kontroli osób ubezpieczonych co do prawidłowości wykorzystywania zwolnień od pracy zgodnie z ich przeznaczeniem. Mają też upoważnienie do kontroli zwolnienia lekarskiego pod kątem formalnym.
Podmiotami, które mogą przeprowadzać kontrolę zwolnień lekarskich są:
płatnicy składek w odniesieniu do swoich ubezpieczonych – w trakcie ubezpieczenia
terenowe jednostki organizacyjne ZUS (oddziały), w odniesieniu do
ubezpieczonych, których płatnicy składek zgłaszają do ubezpieczenia chorobowego - nie więcej niż 20 ubezpieczonych
ubezpieczonych prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących
ubezpieczonych będących duchownymi
osób uprawnionych do zasiłków za okres po ustaniu ubezpieczenia
ubezpieczonych podlegających ubezpieczeniu chorobowemu w Polsce z tytułu zatrudnienia u pracodawcy zagranicznego.
Kontrola zwolnienia lekarskiego przez pracodawcę
Pracodawca ma prawo do przeprowadzenia kontroli prawidłowości wykorzystywania przez pracowników zwolnień lekarskich od pracy, za które wypłaca pracownikowi wynagrodzenie za czas choroby z własnych środków zgodnie z przepisami ustawy z dnia 26 czerwca 1974 roku, w szczególności na podstawie art. 92 Kodeksu pracy. Pracodawca ma uprawnienia do wykonywania następujących czynności:
przeprowadzania kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy, za które wypłaca swoim pracownikom (również innym ubezpieczonym, np. zleceniobiorcom) zasiłki chorobowe i opiekuńcze oraz świadczenie rehabilitacyjne - zgłoszenie do ubezpieczenia powyżej 20 ubezpieczonych pracowników
wystąpienia o przeprowadzenie kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy, za które pracownikom przysługują zasiłki chorobowe i opiekuńcze lub świadczenie rehabilitacyjne, do oddziału ZUS, który wypłaca te zasiłki jego pracownikom - zgłoszenie do ubezpieczenia chorobowego mniej niż 20 ubezpieczonych
samodzielnego przeprowadzenia kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy bądź zlecenia przeprowadzenia kontroli innej osobie, np. innemu pracownikowi.
Jeżeli kontrolę ma przeprowadzić na zlecenie pracodawcy, inny pracownik to musi on posiadać imienne upoważnienie do przeprowadzenia czynności kontrolnych wystawione przez pracodawcę według wzoru z załącznika nr 1 do rozporządzenia. Upoważnienie ważne jest tylko razem z legitymacją pracowniczą lub dokumentem tożsamości. Numery wymienionych dokumentów muszą znaleźć się na upoważnieniu. Zlecenie przeprowadzenia kontroli innej osobie, zwłaszcza podmiotowi zewnętrznemu zobowiązuje pracodawcę do zadbania o to, aby nie zostały naruszone przepisy o ochronie danych osobowych. Przedsiębiorca jest bowiem administratorem danych osobowych pracowników.
Kontrola zwolnienia lekarskiego – kogo może skontrolować pracodawca?
Pracodawca ma prawo do skontrolowania ubezpieczonego pracownika, któremu wypłaca:
wynagrodzenie za okres niezdolności do pracy z powodu choroby
zasiłek chorobowy z ubezpieczenia chorobowego i wypadkowego
zasiłek opiekuńczy
zaświadczenie rehabilitacyjne z ubezpieczenia chorobowego i wypadkowego.
Kontrola powinna być przeprowadzona zgodnie z zaleceniami lekarza, czyli zarówno w przypadku adnotacji, że „chory powinien leżeć”, jak i „chory może chodzić”.
Miejsce i terminy przeprowadzania kontroli
Kontrola prawidłowości wykorzystywania zwolnienia lekarskiego od pracy może zostać przeprowadzona w:
miejscu pracy lub w miejscu prowadzenia działalności pozarolniczej (w przypadku, jeżeli pracodawca posiada informacje, że pracownik jest zatrudniony także u innego pracodawcy, wykonuje pracę na podstawie umowy zlecenia u innego podmiotu lub równocześnie prowadzi działalność pozarolniczą)
miejscu zamieszkania pracownika
miejscu czasowego pobytu, który to adres został podany w zaświadczeniu lekarskim
innym miejscu, jeżeli z posiadanych informacji wynika, że jest to celowe.
Co do terminu kontrola powinna być przeprowadzona bez konieczności ustalania z góry stałych terminów jej przeprowadzenia.
Kontrola prawidłowości wykorzystywania zwolnienia lekarskiego – jak wygląda?
Zgodnie z informacjami podanymi przez ZUS w poradniku dla płatników kontrola prawidłowości wykorzystywania zwolnienia lekarskiego od pracy z powodu choroby ma w zamiarze ustalić czy w okresie przebywania na zwolnieniu lekarskim pracownik nie wykonuje żadnej pracy zarobkowej oraz czy nie wykorzystuje zwolnienia lekarskiego od pracy w sposób, który nie jest zgodny z jego celem. W przypadku, kiedy celem wystawienia zwolnienia lekarskiego jest konieczność sprawowania opieki nad chorym dzieckiem lub innym chorym członkiem rodziny należy jeszcze ustalić:
czy poza pracownikiem nie ma innych domowników, którzy mogliby zapewnić opiekę dziecku lub choremu członkowi rodziny (nie dotyczy opieki nad dzieckiem w wieku do 2 lat)
sposób postępowania, kiedy osoba kontrolująca nie zastanie pracownika w domu.
Zgodnie z informacją podaną na stronie ZUS, jeżeli pracodawca przeprowadza kontrolę w miejscu zamieszkania lub pobytu pracownika i nie zastanie go w domu, to w miarę możliwości powinien ponowić kontrolę i wyjaśnić przyczynę nieobecności. W przypadku, kiedy pracownik poda usprawiedliwiający powód swojej nieobecności, przykładowo wizytę u lekarza lub podobny, to w takiej sytuacji kontrolujący nie może uznać, że zwolnienie lekarskie od pracy jest wykorzystywane nieprawidłowo. Wszelkie wątpliwości w tym zakresie rozstrzyga Zakład Ubezpieczeń Społecznych na wniosek pracodawcy. W razie konieczności Zakład może zasięgnąć opinii lekarza orzecznika ZUS.
Wykorzystywanie zwolnienia lekarskiego od pracy w sposób nieprawidłowy
Jeżeli zostanie stwierdzone, że pracownik wykorzystuje zwolnienie lekarskie od pracy w sposób nieprawidłowy (wykonywanie innej pracy zarobkowej lub wykorzystywanie zwolnienia niezgodnie z jego celem), to kontrolujący musi sporządzić protokół wg wzoru (załącznik nr 2 rozporządzenia). Zawiera w nim ustalenia jakich dokonał podczas kontroli oraz opisuje w jaki sposób pracownik nieprawidłowo wykorzystywał zwolnienie lekarskie. Jednocześnie zgodnie z przepisami prawa jak i ochroną danych osobowych kontrolujący nie może żądać od kontrolowanego podania informacji o stanie zdrowia lub przyczynie jaka spowodowała niezdolność do wykonywania pracy.
Czy nieprawidłowe wykorzystywanie zwolnienia lekarskiego od pracy może stanowić podstawę do zwolnienia pracownika?
Pracodawca ma prawo rozwiązać z pracownikiem umowę o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika (zwolnienie dyscyplinarne), jeżeli dowie się, że pracownik wykorzystywał zwolnienie lekarskie w innym celu niż dojście do wyzdrowienia. Chodzi o sytuację, kiedy pracownik przebywając na zwolnieniu lekarskim wykonuje inną pracę lub zajmuje się działalnością, która nie pomaga mu w dojściu do zdrowia.
Art. 52 Kodeksu pracy mówi, że pracodawca może rozwiązać umowę o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika z kilku powodów:
w przypadku ciężkiego naruszenia przez pracownika podstawowych obowiązków pracowniczych
w przypadku popełnienia przez pracownika w okresie trwania umowy o pracę przestępstwa, które uniemożliwia dalsze zatrudnianie go na obecnym stanowisku, jeżeli przestępstwo jest oczywiste lub zostało stwierdzone prawomocnym wyrokiem sądu
w przypadku zawinionej przez pracownika utraty uprawnień koniecznych do wykonywania pracy na zajmowanym stanowisku.
Pracodawca ma obowiązek przekazać pracownikowi rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika w terminie 1 miesiąca od dnia uzyskania przez niego informacji o okolicznościach uzasadniających rozwiązanie umowy o pracę.
Podsumowanie
Pracodawca podczas kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnienia lekarskiego od pracy powinien przeprowadzić ją w sposób zgodny z poszanowaniem przepisów prawa, również w zakresie ochrony danych osobowych pracownika. Należy zaznaczyć, że nie w każdym, przypadku nieobecność pracownika w miejscu zamieszkania lub pobytu oznacza, że wykorzystuje on zwolnienie lekarskie w sposób nieprawidłowy. Nie może to być powód do odmowy prawa do zasiłku, jeżeli nieobecność była uzasadniona ważnym powodem, np. wizytą u lekarza. W przypadku udowodnienia nieprawidłowego wykorzystywania zwolnienia lekarskiego od pracy przez pracownika pracodawca ma prawo do rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika (zwolnienie dyscyplinarne).
