Pomimo tego, że pracodawcy od lat wysyłają pracowników w delegację, to jednak cały czas popełniane są błędy dotyczące rozliczania. Jak prawidłowo dokonać rozliczenia krajowej podróży służbowej?
Dieta, czyli kwota przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia podczas podróży. Należy się każdemu pracownikowi, który odbywa podróż z polecenia pracodawcy w ramach swoich obowiązków zawodowych. Dieta krajowa wynosi 30 zł niezmiennie od marca 2013 roku. Jej wysokość zależy od czasu trwania podróży.
W przypadku kiedy pracownik jest w delegacji nie dłużej niż dobę i jego podróż wynosi:
do 8 godzin – dieta nie przysługuje
od 8 do 12 godzin – przysługuje ½ diety
ponad 12 godzin – dieta przysługuje w pełnej wysokości.
W przypadku kiedy podróż trwa dłużej niż 24 h, to pracownikowi za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości. Jeżeli doba została rozpoczęta, ale nie jest pełna, to:
do 8 godzin – pracownik ma prawo do ½ diety
ponad 8 godzin – pracownik ma prawo do diety w pełnej wysokości.
W sytuacji kiedy pracownik ma zapewnione całodzienne, bezpłatne wyżywienie w postaci 3 posiłków, to dieta nie przysługuje. Jeżeli liczba posiłków w ciągu dnia jest mniejsza, to zatrudniony ma prawo otrzymać odpowiednio pomniejszoną dietę przy założeniu, że każdy posiłek stanowi:
śniadanie – dieta obniżona o 25%
obiad – dieta obniżona o 50%
kolacja – dieta obniżona o 25%.
Prawo do diety nie przysługuje też w sytuacji kiedy:
pracownik został oddelegowany do miejscowości pobytu stałego lub czasowego (za czas tego pobytu)
czas przejazdu do domu odbywał się w dniu wolnym od pracy pracownika przebywającego w delegacji trwającej przynajmniej 10 dni.
Podróż służbowa - nocleg
Zgodnie z przepisami, pracownikowi podczas podróży służbowej należy się zwrot kosztów noclegu w hotelu lub w innym obiekcie, który świadczy takie usługi. Pracownik może otrzymać zwrot:
w wysokości poniesionych kosztów potwierdzonych rachunkiem lub fakturą
w formie ryczałtu (o ile nie przedłoży rachunku lub faktury).
Ryczałt za nocleg wynosi 150% diety, czyli w chwili obecnej jest to 45 zł i przysługuje w sytuacji kiedy nocleg trwał przynajmniej 6 godzin pomiędzy godziną 21,00, a 7,00. Prawo do ryczałtu za nocleg ma też zatrudniony, który podróżuje samochodem wyposażonym w kabinę do spania.
Przedsiębiorca nie ma prawa skorzystać z ryczałtu za nocleg, ponieważ koszty podatkowe muszą stanowić rzeczywiste wydatki jakie zostały poniesione w związku z noclegiem.
Dojazd
czyli środek transportu, którym pracownik porusza się podczas podróży służbowej. Nie musi to być samochód osobowy, ale jest nim również pociąg (I lub II klasa), statek, samolot (I lub II klasa), autobus. Zmiana środka transportu bez uzasadnienia może pozbawić pracownika prawa do zwrotu kosztów przejazdu.
należność za dojazd – pracownik ma prawo do zwrotu kosztów dojazdu w wysokości jaka widnieje na rachunku lub ryczałtowo (przejazd autobusem, tramwajem, taksówką). Jest to 20% diety, czyli 6 zł za każdą rozpoczętą dobę podróży. Ryczałtu nie otrzyma osoba prowadząca działalność gospodarczą oraz pracownik, który nie poniósł kosztów związanych z dojazdem. Należność za dojazd nie przysługuje też zatrudnionemu, który podróżuje samochodem służbowym, chyba, że podczas podróży zakupił paliwo za własne pieniądze. Jeżeli mimo odbywania podróży samochodem służbowym, pracownik musiał skorzystać ze środków komunikacji miejskiej, to w takiej sytuacji pracodawca będzie musiał wypłacić mu ryczałt lub zwrócić pieniądze za rzeczywiście wydane środki za przejazd, np.: na podstawie zakupionych biletów.
zwrot kosztów dojazdu w dniu wolnym od pracy – pracownik, który odbywa podróż służbową w dniu wolnym od pracy do miejsca stałego lub czasowego pobytu oraz z powrotem (podróż służbowa musi trwać minimum 10 dni) środkiem transportu wyznaczonym przez pracodawcę, ma prawo do zwrotu kosztów przejazdu.
zgoda na przejazd samochodem prywatnym – pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd prywatnym środkiem transportu pracownika.
W takim przypadku kwotę zwrotu należności oblicza się zgodnie z przepisami Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 roku w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Należy ustalić stawkę kwotową za 1 km przebiegu. Wypłacana należność jest iloczynem faktycznie przejechanych kilometrów oraz obowiązującej w tym czasie stawki za 1 km przebiegu pojazdu.
Stawki kształtują się następująco:
samochód osobowy o pojemności do 900 cm3 – 0,5214 zł
samochód osobowy o pojemności ponad 900 cm3 – 0,8358 zł
motocykl – 0,2302 zł
motorower – 0,1382 zł.
Inne wydatki
Pracownik podczas odbywania krajowej podróży służbowej ma prawo do zwrotu poniesionych kosztów na inne wydatki niż te wymienione powyżej. Są to:
opłaty za: parkingi, bilety wstępu na targi, udział w konferencjach, korzystanie z łącza internetowego, przejazdy autostradą, wynajem samochodu, zakup materiałów szkoleniowych i inne niezbędne wydatki związane z podróżą. Nie są one limitowane. Przysługuje od nich zwrot w wysokości rzeczywiście poniesionej. Jednak wydatek musi być zgodny z celem podróży służbowej i musi być odpowiednio udokumentowany oraz musi posiadać akceptację pracodawcy.
zaliczki – pracownik może otrzymać od pracodawcy zaliczkę na koszty podróży służbowej. W tym celu musi złożyć wniosek o zaliczkę. Po powrocie z delegacji zatrudniony ma 14 dni na rozliczenie się z pobranej kwoty.
Podatki
Środki jakie pracodawca wypłaca pracownikowi w związku z odbywaniem przez niego podróży służbowej są dla pracodawcy kosztem uzyskania przychodu firmy, nawet wtedy kiedy świadczenia przekraczają limity określone w rozporządzeniu. Wyjątkiem jest sytuacja kiedy wydatek przekroczy limit stawek za 1 km dla danej pojemności pojazdu podczas podróży prywatnym samochodem pracownika. Pracodawca może zaliczyć wydatek do kosztów firmowych (o ile nie zostanie przekroczony limit) jeżeli pracownik będzie prowadził ewidencję przebiegu pojazdu.
Dla pracownika zwrot kosztów z tytułu podróży służbowej stanowi przychód ze stosunku pracy. Nie podlega on opodatkowaniu. Jednak jeżeli diety oraz inne należności wypłacane pracownikowi przekroczą limit, to od takiego przychodu pracownik musi mieć naliczony podatek, ponieważ jest to traktowane jako przysporzenie majątkowe z tytułu niesłusznie otrzymanego świadczenia. Z opodatkowania zwolnione są diety oraz inne należności do wysokości określonej w odrębnych ustawach bądź w przepisach dotyczących wysokości i warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej. Zwrot środków wydatkowanych na posiłki w delegacji w wysokości jaka przekracza kwotę należnej diety wymaga naliczenia podatku dochodowego od osób fizycznych od nadwyżki. Opodatkowaniu nie podlega również przychód jaki wynika z wartości wykupionego przez pracodawcę wyżywienia przeznaczonego dla pracowników w delegacji. Skorzystanie przez pracownika będącego w podróży służbowej z przejazdu taksówką może zostać zwolnione z opodatkowania w pełnej wysokości jeżeli pracodawca udzielił pracownikowi zgody na taki przejazd. Oczywiście wydatek musi być udokumentowany, np.: rachunkiem.
Jeżeli chodzi o osoby prowadzące działalność gospodarczą, to mogą one zaliczyć wydatki związane z odbyciem podróży służbowej do kosztów podatkowych pod warunkiem, że będą one miały wpływ na uzyskanie przychodu. Dodatkowo wydatki nie mogą znajdować się w katalogu wydatków niebędących kosztami. Zgodnie z przepisami podatkowymi, koszty w formie ryczałtu zostaną zaliczone do kosztów uzyskania przychodów jeżeli będą dotyczyły diet za czas podróży w wysokości przewidzianej przez przepisy dotyczące podróży służbowych pracowników sfery budżetowej. Inne należności mające charakter ryczałtowy nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Z tego powodu przedsiębiorca jeżeli chce, aby stanowiły one koszt firmowy, to powinien wszystkie pozostałe wydatki (poza dietą) odpowiednio udokumentować (rachunek lub faktura) oraz udowodnić, że odbyte podróże służbowe mają lub mogą wpływać na uzyskanie przychodu. Prowadzący działalność gospodarczą może również zaliczyć do kosztów podatkowych wszystkie wydatki związane z samochodem osobowym figurującym w ewidencji środków trwałych. Jeżeli samochód nie stanowi majątku firmy, to w takim wypadku przedsiębiorca bierze pod uwagę stawkę kilometrową. Koszty związane z eksploatacją pojazdu mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu do wysokości jaka wynika z ewidencji przebiegu pojazdu założonej przez przedsiębiorcę.
