Zatrudnianie pracowników oznacza dla pracodawcy szereg obowiązków. Do jednych z nich należą te związane z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych. Obecnie przedsiębiorca ma obowiązek zgłaszania kodu zawodu przy rejestracji nowego pracownika do ubezpieczeń. W sytuacji, kiedy pracownik zmienia stanowisko pracy lub następuje korekta jego danych, to również wymagana jest zmiana kodu zawodu.
16 maja 2021 roku zaczęły obowiązywać nowe przepisy dotyczące zgłaszania nowo zatrudnionych osób do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego. Pracodawca ma obowiązek podania kodu zawodu składającego się z 6 cyfr. Dotyczy to osób zatrudnianych od maja 2021 roku w ramach:
stosunku pracy
zleceniobiorców.
Obowiązek zgłaszania kodu zawodu nie dotyczy osób zatrudnionych przed majem 2021 roku.
Kod zawodu podaje się do ZUS-u:
w dokumentach zgłoszeniowych nowo zatrudnionych osób
przy składaniu korekt
przy zmianach.
Kod zawodu - kiedy trzeba go zmienić?
Pracodawca zobowiązany jest do zmiany kodu zawodu w ZUS również u pracownika, który już jest od jakiegoś czasu zatrudniony. Zgodnie z przepisami taki obowiązek występuje:
przy aktualizacji danych pracownika, nawet przy zmianie adresu
przy przejściu pracownika na inne stanowisko pod warunkiem, że taka zmiana wiąże się np. z większymi obowiązkami pracownika lub jego awansem.
W sytuacji, kiedy pracownik przejdzie na inne stanowisko, ale zakres jego obowiązków będzie zbliżony do poprzedniego stanowiska i dodatkowo zmiana będzie obowiązywać tylko przez jakiś czas, to przedsiębiorca nie ma obowiązku aktualizowania kodu zawodu.
Ustalanie prawidłowego kodu zawodu
Kody przesyłane do ZUS muszą być zgodne z Polską Klasyfikacją Zawodów (PKZ). Wszystkie szczegóły odnośnie kodów znajdują się w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie klasyfikacji zawodów i specjalności na potrzeby rynku pracy oraz zakresu jej stosowania oraz w rozporządzeniach zmieniających z dnia 7 sierpnia 2014 roku. Przedsiębiorca, który szuka właściwego kodu zawodu może skorzystać z wyszukiwarki opisów zawodów w Wortalu Publicznych Służb Zatrudnienia oraz na portalu Głównego Urzędu Statystycznego (GUS). W sytuacji, kiedy przedsiębiorca nie znajdzie w wykazie stanowiska pracy zajmowanego przez pracownika, to powinien wybrać zawód najbardziej zbliżony do zakresu obowiązków wykonywanych przez pracownika. Jeżeli zatrudniony będzie wykonywał czynności przypisane do kilku różnych zawodów, to przedsiębiorca musi ocenić, które stanowisko ma największe znaczenie w jego przypadku. Wszelkie wątpliwości w tym zakresie warto wyjaśnić w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych.
Zmiana kodu zawodu – potrzebne dokumenty, jak wypełnić?
Kod w ZUS-ie aktualizuje się za pomocą dokumentów zgłoszeniowych ZUS ZUA lub ZUS ZZA. ZUS ZUA dotyczy zgłoszenia do ubezpieczeń lub zmiany danych osoby ubezpieczonej. Z kolei ZUS ZZA dotyczy zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego lub zmiany danych.
Dokumenty należy uzupełnić w następujący sposób:
ZUS ZUA – Blok I „Dane organizacyjne” należy wpisać 1, czyli zgłoszenie zmiany, a w Bloku X „Inne dane o osobie zgłaszanej do ubezpieczeń” w polu 01 podaje się kod zawodu
ZUS ZZA - Blok I „Dane organizacyjne” należy wpisać 1, czyli zgłoszenie zmiany, a w bloku V „Kod tytułu ubezpieczenia i kod wykonywanego zawodu” w polu 02 podaje się kod zawodu.
Tak wypełnione dokumenty składa się w ZUS-ie:
w formie elektronicznej na platformie eZUS
w formie papierowej składając osobiście w placówce lub za pośrednictwem poczty.
Kod zawodu – aktualizacja w trakcie zatrudnienia
Najprościej i najszybciej można dokonać zmiany kodu zawodu przez Internet za pośrednictwem portalu ZUS. W tym celu przedsiębiorca:
musi zalogować się na swoje konto w e-ZUS/PUE ZUS
otworzyć zakładkę ePłatnik
otworzyć zakładkę „Rejestr ubezpieczonych”, a następnie „Aktualnie ubezpieczeni”
musi wybrać „Podgląd” i ubezpieczonego, którego dotyczy zmiana i „Koryguj dane
musi wybrać dane, które chce skorygować, wypełnić formularz i na końcu wysłać go do ZUS.
Zmiana kodu zawodu – ile czasu potrzeba na aktualizację?
Przedsiębiorca ma 7 dni na zgłoszenie nowego kodu zawodu do ZUS licząc od momentu powstania zmiany. Aktualizacja dokonuje się natychmiast po złożeniu dokumentów. Przedsiębiorca może w każdym momencie sprawdzić aktualność danych, jak i zobaczyć czy kod zawodu został prawidłowo poprawiony. Wszelkie informacje dotyczące ubezpieczeń dostępne są na PUE ZUS w zakładce „Ubezpieczeni”. Status zmiany dokonywanej przez e-ZUS można sprawdzić w menu „Dokumenty i wiadomości” lub przez osobisty kontakt w placówce ZUS bądź kontakt telefoniczny.
