Jednym z ważniejszych elementów, który decyduje o sukcesie firmy jest umiejętność efektywnego zarządzania kosztami. Przedsiębiorca, który potrafi zmniejszyć niektóre wydatki może dzięki temu stworzyć przedsiębiorstwo konkurencyjne względem innych firm działających na rynku. Patrząc z poziomu marketingu obniżanie kosztów ma na celu między innymi doprowadzenie do zwiększenia skuteczności przeprowadzanych akcji promocyjnych i uzyskania na ile się da maksymalnego zwrotu z inwestycji. Redukcja kosztów w firmie jest pewnego rodzaju strategią pozwalającą przedsiębiorcy uzyskać większą rentowność. W jaki sposób można więc obniżyć koszty w firmie, aby uzyskać jak najwięcej korzyści?
Redukcja kosztów w firmie – dlaczego jest zalecana?
Bolączką wielu przedsiębiorców są wysokie koszty. Rozwiązaniem tego problemu jest redukcja kosztów, która ma na celu zmniejszenie ponoszonych wydatków. Jednak cięcie kosztów musi zostać przeprowadzone w sposób przemyślany tak żeby nie ucierpiała na tym sama firma i jednocześnie finanse przedsiębiorstwa zostały zwiększone. Zminimalizowanie wydatków pozwala zmniejszyć ryzyko związane z niewypłacalnością oraz ewentualną upadłością przedsiębiorstwa. Środki, które firma zaoszczędzi mogą zostać wydatkowane na bieżące opłaty zwłaszcza w obecnej sytuacji, kiedy ceny energii są wysokie i cały czas rosną koszty pracy lub mogą zostać przeznaczone na rozwój firmy. Zarządzanie wydatkami w sposób efektywny daje przedsiębiorcy możliwość poprawy wyników finansowych. Dzięki analizie wydatków przeprowadzanej cyklicznie przedsiębiorca ma szansę wychwycić te obszary, w których występuje marnotrawstwo pieniędzy.
Optymalizacja kosztów w firmie – na czym polega?
Optymalizacja to cały proces, którego celem jest zwiększenie korzyści przy jednoczesnym ograniczeniu kosztów i uwzględnieniu dostępnych zasobów oraz ograniczeń. Może być stosowana w różnych dziedzinach, np. w ekonomii, informatyce, logistyce, zarządzaniu, przy obsłudze klienta, przy sprzedaży bądź w marketingu. Zastosowanie optymalizacji kosztów pozwala firmie osiągnąć lepsze wyniki i bardziej efektywnie wykorzystać posiadane zasoby oraz zmniejszyć koszty.
Optymalizację pod kątem kryteriów można podzielić na dwie grupy:
optymalizację jednokryterialną – wyznaczenie jednego kryterium, które powinno być dopasowane do danego zadania
optymalizację wielokryterialną – polega na znalezieniu najlepszego rozwiązania najbardziej odpowiedniego i akceptowanego przez każde z kryteriów.
Optymalizacja kosztów w firmie oznacza proces, na który składa się identyfikacja, analiza i zmniejszanie kosztów w taki sposób, aby wydatki zostały ograniczone przy jednoczesnym zachowaniu efektywności i wysokiej jakości. Przedsiębiorca musi nauczyć się podejmować świadome działania, które mają doprowadzić do zwiększenia efektywności operacyjnej i do lepszego wykorzystania zasobów firmy. Optymalizacja to nie tylko redukcja kosztów, ale również efektywne zarządzanie i alokacja zasobów, czyli gromadzenie dochodów w ten sposób, aby została wytworzona większa wartość przy jednocześnie zmniejszonych nakładach finansowych. Jeżeli przedsiębiorca chce zredukować koszty w przedsiębiorstwie powinien kolejno:
dokonać analizy kosztów – analiza polega na dokładnej identyfikacji kosztów. Przedsiębiorca powinien zbadać struktury kosztów oraz zidentyfikować obszary, w których istnieje możliwość osiągnięcia oszczędności. Przedsiębiorca powinien też określić własne priorytety
wyeliminować marnotrawstwo – firma nie może pozwolić sobie na tworzenie zbyt dużych zapasów towarów, generowania niepotrzebnych kosztów administracyjnych, wykonywania po kilka razy takich samych działań
negocjować lepsze warunki i podjąć współpracę z dostawcami – w negocjacjach chodzi o uzyskanie jak najbardziej korzystnych warunków, bardziej atrakcyjnych cen lub warunków odnoszących się do stosowania rabatów
wykorzystać technologie, automatyzację – nowoczesne technologie i narzędzia informatyczne zastosowane w firmie mogą między innymi usprawnić działania, pomóc w zmniejszeniu kosztów operacyjnych, przyczynić się do zautomatyzowania procesów w firmie, co może przełożyć się na zwiększenie efektywności pracy
monitorować oraz analizować wyniki – przedsiębiorca powinien regularnie monitorować wyniki wykonywanych działań oraz analizować ich efektywność.
Optymalizacja kosztów w firmie – na które obszary warto zwrócić uwagę?
Przy optymalizacji kosztów przedsiębiorca powinien przede wszystkim przeprowadzić dokładny audyt kosztów w niżej wymienionych obszarach dotyczących:
energii i mediów
logistyki
zarządzania personelem
technologii.
W niektórych przedsiębiorstwach, zwłaszcza w firmach produkcyjnych koszty można zmniejszyć przez naprawę procesów wytwórczych i lepsze wykorzystanie posiadanych zasobów. Pod uwagę należy wziąć zarówno koszty bezpośrednie jak i pośrednie. Przykładowo, wydatki można zmniejszyć przez ograniczenie ilości zużywanego papieru, a także po wprowadzeniu oszczędności w mediach. Można też spróbować renegocjować umowy zawarte z dostawcami, np.: firmą ubezpieczeniową czy leasingową. Przy optymalizacji kosztów istotne znaczenie mają też tzw. koszty ukryte, takie jak np. wynikające:
z przestojów w produkcji
z błędów w komunikacji pomiędzy działami.
Na czym polega i co daje redukcja kosztów w marketingu?
Redukcja kosztów w marketingu polega głównie na zarządzaniu zasobami z wykorzystaniem nowych technologii, automatyzacji procesów i wykazaniem się kreatywnością w działaniach promocyjnych. W ten sposób firma może między innymi bardziej skutecznie dotrzeć do klienta docelowego, może stworzyć własną markę dobrze rozpoznawalną na rynku, generować sprzedaż na odpowiednim poziomie osiągając tym samym sukces w długim okresie czasu.
Sposoby na obniżenie kosztów prowadzenia firmy
Redukcja kosztów związanych z prowadzoną działalnością powinna zostać przeprowadzona w sposób umiejętny, aby jednocześnie nie spowodowała obniżenia jakości oferowanych produktów/świadczonych usług i w konsekwencji nie doprowadziła do spadku wydajności. W założeniu firma powinna osiągać jak najwyższe zyski przy możliwie najniższych kosztach. Przedsiębiorca może zmniejszyć koszty i jednocześnie zwiększyć zyski w firmie przez długi okres czasu nie obniżając przy tym jakości wytworzonych produktów czy świadczonych usług, jeżeli wprowadzi oszczędności do niektórych obszarów. W tym celu może:
prowadzić negocjacje umów z dostawcami - działająca firma ponosi stałe opłaty miesięczne za ogrzewanie, energię elektryczną, usługi telekomunikacyjne oraz Internet. Koszty te można zmniejszyć między innymi przez podjęcie negocjacji w zakresie cen i innych warunków z dostawcami wymienionych usług. Przed podjęciem rozmów warto jest zapoznać się z ofertami różnych dostawców i porównać warunki oraz ceny oferowane przez konkurencyjne firmy. Negocjacje mogą być prowadzone nie tylko w zakresie uzyskania atrakcyjnej ceny, ale mogą również dotyczyć innych warunków odnoszących się do: płatności, terminów dostaw, gwarancji wysokiej jakości produktów/usług
finansowanie inwestycji leasingiem - zakup nowoczesnych maszyn i urządzeń można sfinansować za pomocą leasingu. W ten sposób można zmniejszyć koszty produkcji i jednocześnie podnieść wydajność. Wystarczy zawnioskować o leasing na wybrany sprzęt, a następnie z bieżących przychodów opłacać raty w terminie. Po zapłacie ostatniej raty przedsiębiorca ma możliwość wykupu sprzętu za niewielką opłatą. Jest to korzystne rozwiązanie, ponieważ firma może nadal korzystać ze sprzętu bez konieczności zawieszania produkcji
użytkowanie używanego sprzętu - czasami przedsiębiorca może oszczędzić kupując do firmy używane przedmioty. Najczęściej zakup dotyczy sprzętu lub samochodu poleasingowego. W większości są to rzeczy zwrócone do firmy leasingowej po zakończeniu umowy, które nadal są w dobrym stanie technicznym, ale są tańsze
automatyzacja w procesach – jedna z bardziej skutecznych metod pomagających w uzyskaniu redukcji kosztów w długim okresie czasu. Warto np. zainwestować w system CRM, który może usprawnić wykonywanie niektórych powtarzalnych czynności, jak: obieg dokumentów, wykonywanie analiz finansowych, czy zarządzanie obsługą klientów. Na uwagę zasługują też systemy ERP cechujące się dużą wydajnością. Dzięki nim różne obszary działalności w firmie mogą się ze sobą łączyć, co pozwala podejmować decyzje w oparciu o dane w czasie rzeczywistym. Przedsiębiorca, który zainwestuje środki w systemy zarządzania projektami oraz w inne innowacyjne programy, w tym cyfryzację dokumentów może liczyć na szybki zwrot z inwestycji
oszczędzanie na kosztach energii – dotyczy stosowania energooszczędnych urządzeń, zmiany taryfy elektrycznej na bardziej korzystną, czasami montażu paneli fotowoltaicznych
magazyn wirtualny – rozważenie korzystania z magazynu innej firmy udostępniającej miejsce do przechowywania produktów, czyli tzw. dropshipping
księgowość internetowa – korzystanie z usług księgowości internetowej na zasadzie usług biura rachunkowego lub samodzielnego księgowania
eksploatacja tańszych pojazdów – zakup do firmy pojazdów tańszych w eksploatacji
wybór darmowego oprogramowania
korzystanie z usług w chmurze
darmowa reklama w Internecie – skoncentrowanie się na reklamie w mediach społecznościowych, na własnej stronie internetowej, w serwisach ogłoszeniowych.
Lean Management, Outsourcing, Coworking – sposoby na redukcję wydatków w firmie
Lean Management – sposób na obniżenie kosztów produkcji. Polega na tym, że w procesie wytwarzania produktów należy wykluczyć wszystkie oznaki związane z niegospodarnością, czyli należy wyeliminować marnotrawstwo w każdym obszarze działalności, jak np. w nadprodukcji produktów, które później przez długi czas zalegają w magazynie, inwestowaniu w maszyny oraz urządzenia niewykorzystywane w firmie
Outsourcing - czyli korzystanie z usług firm zewnętrznych, którym przedsiębiorca zleca wykonanie konkretnych zadań, które do tej pory były realizowane przez jego pracowników. Takie rozwiązanie przynosi wiele wymiernych korzyści. Między innymi pozwala podnieść wydajność w firmie i zmniejszyć koszty związane z zatrudnieniem, szkoleniami, inwestycjami w sprzęt, serwisowaniem sprzętu itp. Rozwiązanie to najczęściej dotyczy i sprawdza się przy usługach księgowych, w marketingu, w zarządzaniu kadrami, w usługach sprzątania biur
Coworking – model pracy polegający na współdzieleniu tej samej powierzchni biurowej przez osoby pracujące w różnych firmach lub freelancerów bez konieczności pracowania w odrębnych biurach bądź w domu. W praktyce wygląda to tak, że użytkownicy wynajmują pojedyncze biurka lub gabinety i w ramach wynajmu otrzymują dostęp do Internetu, drukarki, kuchni, sali konferencyjnej. Dzięki takiemu rozwiązaniu przedsiębiorca zyskuje możliwość nawiązywania nowych kontaktów zawodowych.
Optymalizacja kosztów w firmie – korzyści
Najważniejsze korzyści wynikające z optymalizacji kosztów to przede wszystkim:
poprawa wydajności i efektywności – polega głównie na usprawnieniu procesów i wykorzystaniu najnowszych narzędzi oraz wyeliminowaniu marnotrawienia. Takie działania pozwalają osiągnąć większą wydajność i efektywność operacyjną, a to z kolei przekłada się na oszczędność czasu, zasobów oraz energii
zwiększenie rentowności – rentowność firmy wzrasta w wyniku poprawy efektywności i redukcji kosztów w firmie. Osiągnięcie wyższych zysków w wyniku oszczędności uzyskanych dzięki optymalizacji kosztów wpływa na stabilność, a to z kolei może przełożyć się na długoletni sukces przedsiębiorstwa
możliwość stworzenia konkurencyjnej firmy – zarządzanie kosztami w pewny sposób daje możliwość oferowania produktów lub usług w atrakcyjnych, konkurencyjnych cenach. Dzięki temu firma otrzymuje szansę na przyciągnięcie większej liczby klientów
uzyskanie stabilności finansowej – dzięki optymalizacji finansowej możliwe jest zbudowanie większego zabezpieczenia finansowego na wypadek wystąpienia nieprzewidzianych sytuacji lub zmian na rynku
inwestowanie w rozwój – uzyskane oszczędności z redukcji kosztów dają firmie możliwość przeznaczenia dodatkowych środków na rozwój firmy, jak np. na badania i rozwój, na wprowadzanie różnych innowacji, na szkolenia pracowników, wyposażenie biura w nowoczesne narzędzia, rozbudowę infrastruktury itp.
Redukcja wydatków w firmie w świetle podatku dochodowego
Dla dużej części przedsiębiorców obniżenie kosztów prowadzenia działalności gospodarczej, również wysokości podatku dochodowego jest jednym z celów, który chcą osiągnąć.
Przedsiębiorca może zmniejszyć swoje wydatki podatkowe między innymi przez:
zastosowanie ulg podatkowych zgodnie z obowiązującymi przepisami podatkowymi
planowanie wydatków, które mogą zostać odliczone jako koszty związane z prowadzoną działalnością gospodarczą jeszcze przed opodatkowaniem dochodu. Przykładem takich wydatków mogą być koszty produkcji, zatrudnienia, zakupu materiałów, koszty związane z promocją firmy
inwestowanie w zakup środków trwałych, takich jak: sprzęt, maszyny i urządzenia, technologie, nieruchomości
korzystanie z usług biura rachunkowego lub doradcy podatkowego
analizowanie kosztów, co pozwala na precyzyjne wprowadzanie oszczędności w obszarach, w których mogą one być najbardziej korzystne dzięki czemu zarządzanie wydatkami jest bardziej efektywne.
Należy jednak pamiętać, że każda firma ma inną sytuację podatkową oraz inne potrzeby, dlatego w celu obniżenia kosztów warto skorzystać z rad profesjonalistów i stosować rozwiązania skonsultowane z nimi i przez nich rekomendowane. Optymalizacja kosztów powinna opierać się na zrównoważonych działaniach strategicznych, co powinno przełożyć się na sukces firmy przez długi okres czasu. Oszczędności w firmie muszą zostać wprowadzone w taki sposób, aby jednocześnie nie została obniżona jakość usług i produkcji.
Podsumowanie - przykłady na zwiększenie efektywności pracy
Zwiększenie efektywności pracy przekłada się na redukcję kosztów produkcji. Przedsiębiorca może zwiększyć efektywność pracy za pomocą niżej wymienionych działań, takich jak np.:
stosowanie systemów monitorowania zużycia energii
optymalizację tras logistycznych
zmniejszenie zapasów
poprawę funkcjonalności stanowisk pracy.
Przedsiębiorca, który dopiero rozpoczyna prowadzenie działalności gospodarczej już na początku może zaplanować w jakich obszarach będzie mógł szukać oszczędności. Jednym z łatwiejszych i dość często stosowanym sposobem na zmniejszenie wydatków w firmie może być redukcja kosztów operacyjnych np. za pomocą wdrożenia pracy zdalnej lub wykorzystanie darmowego oprogramowania. Przykładowo, stałe wydatki można obniżyć poprzez outsourcing lub renegocjowanie umów z dostawcami. Wszelkie oszczędności stosowane w firmie muszą dawać przedsiębiorcy korzyści w dłuższym okresie czasu, dlatego zarządzanie kosztami powinno stanowić element strategiczny w rozwoju firmy.
