Opłata za udostępnienie danych policji w kosztach firmy
Wiele firm korzysta z samochodu służbowego, którego zakup finansowany jest za pomocą leasingu. Czasami zdarza się, że korzystający naruszy przepisy ruchu drogowego. W związku z tym leasingodawca musi udostępnić dane policji dotyczące kierującego pojazdem. W konsekwencji zostaje naliczona opłata. Czy przedsiębiorca po otrzymaniu faktury od leasingodawcy może ująć taką opłatę w kosztach firmowych?
Jak stanowi art. 22 ust. 1 ustawy o PIT za koszty podatkowe uważa się koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, zachowania bądź zabezpieczenia źródła przychodów wyłączając z tego koszty wymienione w art. 23 tejże ustawy.
Podsumowując, wydatek jest kosztem uzyskania przychodów, jeżeli spełnia łącznie niżej wymienione warunki:
pomiędzy wydatkiem, a przychodem lub źródłem przychodu występuje związek przyczynowo – skutkowy
wydatek został poniesiony w celu osiągnięcia przychodu, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów
wydatek nie znajduje się na liście wydatków, które nie zostały uznane za koszt uzyskania przychodów i zostały wymienione w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT
wydatek musi być odpowiednio udokumentowany.
Jeżeli więc wydatki poniesione przez przedsiębiorcę spełniają wszystkie wymienione powyżej warunki, to mogą zostać odliczone przez podatnika od osiągniętego przez niego przychodu. Zadaniem podatnika jest udowodnienie, że pomiędzy poniesionym wydatkiem, a osiągniętym przychodem, zachowaniem bądź zabezpieczeniem źródła przychodów występuje związek przyczynowo – skutkowy. Związek przyczynowy pomiędzy poniesionym wydatkiem, a przychodem powinien być oceniany indywidualnie w stosunku do każdego wydatku. Z oceny musi jednoznacznie wynikać, że poniesiony wydatek przyczynia się do osiągnięcia przychodu oraz musi służyć zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów.
Umowa leasingu jest umową zawieraną na określony czas pomiędzy finansującym, a korzystającym. Finansujący oddaje korzystającemu przedmiot do odpłatnego używania lub używania i pobierania pożytków na warunkach określonych ustawą. Wszelkie opłaty ustalone w umowie leasingu naliczone w podstawowym okresie trwania umowy ponosi korzystający, jeżeli dotyczą one używania środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Dla finansującego stanowią przychód, a u korzystającego są kosztami uzyskania przychodów poza określonymi wyjątkami.
Opłaty leasingowe – wyłączenia z kosztów uzyskania przychodu
Zgodnie z ustawą niektóre opłaty związane z leasingiem nie stanowią dla przedsiębiorcy kosztu podatkowego. Jeżeli:
umowa leasingu została zawarta na czas oznaczony przypadający na co najmniej 40% normatywnego okresu amortyzacji
przedmiotem umowy leasingu są rzeczy ruchome lub wartości niematerialne i prawne podlegające odpisom amortyzacyjnym
umowa została zawarta na okres co najmniej 5 lat
przedmiotem umowy są nieruchomości podlegające odpisom amortyzacyjnym.
Opłaty mogą stanowić koszt podatkowy w przypadku, kiedy suma ustalonych opłat w leasingu, pomniejszona o należny podatek VAT odpowiada przynajmniej wartości początkowej środka trwałego lub wartości niematerialnych i prawnych.
Czy opłata za udostępnienie danych policji może być kosztem podatkowym w działalności?
Zarówno przekroczenie prędkości jak i inne wykroczenia drogowe popełniane przez kierowców są regulowane prawem i zobowiązują każdego kierowcę do ich przestrzegania niezależnie od tego, czy kieruje on pojazdem prywatnym, czy służbowym. Czasami leasingodawca musi udostępnić policji dane osoby kierującej pojazdem. Dzieje się tak w momencie, kiedy zostanie popełnione wykroczenie drogowe. Za udzielenie tych informacji leasingodawca może naliczyć korzystającemu opłatę administracyjną i wystawić do niej fakturę. Zgodnie z obowiązującymi przepisami przedsiębiorca, który otrzyma taką fakturę nie ma prawa zaliczyć opłaty za udostępnienie danych policji do kosztów uzyskania przychodów, ponieważ nie ma ona związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Jest jedynie kosztem wynikającym z naruszenia prawa i dotyczy indywidualnej odpowiedzialności kierowcy. Takie stanowisko potwierdzają organy podatkowe.
PRZYKŁAD Podatnik świadczy usługi transportowe. Jest właścicielem dużej firmy. W ramach prowadzonej działalności zawarł sporo umów leasingu samochodów ciężarowych, które wykorzystuje w firmie. Właścicielem pojazdów jest firma leasingowa. W przypadku, kiedy kierowcy popełnią wykroczenie drogowe, firma leasingowa otrzymuje wezwanie z policji do podania informacji dotyczących użytkownika pojazdu. Po udzieleniu danych firma leasingowa obciąża korzystającego dodatkową opłatą opodatkowaną stawką 23%. Wynika to z umowy leasingu. Czy przedsiębiorca ma prawo taką opłatę zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu?
Odpowiedź: Kosztem podatkowym może być jedynie taki wydatek, który podatnik może wykazać, że jego poniesienie miało lub mogło mieć wpływ na powstanie bądź zwiększenie przychodu z danego źródła przychodów lub miało wpływ na zabezpieczenie bądź zachowanie tego źródła. Każdy kierujący pojazdem zawsze zobowiązany jest do przestrzegania przepisów ruchu drogowego, również wykonując pracę zawodowego kierowcy. W związku z tym naruszenie przepisów ruchu drogowego przez przedsiębiorcę lub jego pracownika nie może być uznane za usprawiedliwione, dlatego wymieniona opłata z podatkowego punktu widzenia nie może zostać uznana za celową i związaną z uzasadnionymi potrzebami przedsiębiorcy, co oznacza, że nie może ona być kosztem, podatkowym. Potwierdzeniem tego może być interpretacja indywidualna wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z dnia 1 lutego 2017 roku o nr 0461-ITPB1.4511.993.2016.1.HD. Z powyższego wynika, że z faktury wystawionej za opłatę za udostępnienie danych policji nie można odliczyć podatku VAT. Taki stan potwierdza także inna interpretacja indywidualna wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z dnia 31 stycznia 2017 roku o nr 0461-ITPP2.4512.927.2016 RS.
Podsumowanie
Opłaty naliczone za udostępnienie danych policji o użytkowniku pojazdu nie stanowią dla przedsiębiorcy kosztu uzyskania przychodu. Zapłata takiej opłaty nie ma związku z przychodami osiąganymi w działalności gospodarczej.
