Jednym z obowiązków przedsiębiorcy jest prawidłowe prowadzenie dokumentacji finansowej przedsiębiorstwa. Może ona przybierać różne formy w zależności od rodzaju podmiotu. Firmy, które zobowiązane są do prowadzenia pełnej księgowości sporządzają sprawozdanie finansowe zawsze na koniec roku obrotowego (zamknięcie ksiąg rachunkowych). Obecnie składane są e-sprawozdania wysyłane elektronicznie.
to dokument wysyłany drogą elektroniczną. Rolą sprawozdania finansowego jest przedstawienie sytuacji finansowej przedsiębiorstwa. Sprawozdanie finansowe musi być sporządzone w sposób prawidłowy zgodnie z zasadami i formą określoną standardami rachunkowości.
Od 2018 roku sporządza się je i wysyła w formie pliku JPK. Obecnie nie ma już możliwości wysyłania sprawozdań finansowych w formie papierowej. Standardy dla e-sprawozdania zostały określone przez Ministerstwo Finansów i są dostępne za pośrednictwem strony internetowej pod adresem: https://www.gov.pl/web/kas/struktury-e-sprawozdan Sprawozdanie finansowe składa się z 3 części:
bilansu – stan aktywów i pasywów na koniec bieżącego i poprzedniego roku obrotowego
rachunku zysków i strat – oddzielne wykazy przychodów, kosztów, zysku i straty za bieżący i poprzedni rok podatkowy
informacji dodatkowej – zawiera między innymi zasady przyjętej polityki rachunkowej w firmie.
E-sprawozdanie – gdzie się składa?
Miejsce, do którego należy złożyć e-sprawozdanie zależy od formy prowadzonej działalności:
Krajowa Administracja Skarbowa (KAS) – pozostałe przedsiębiorstwa i inne jednostki.
E-sprawozdanie finansowe powinno być złożone w sposób prawidłowy. Wymagane jest dołączenie do niego załączników w formie uchwały zatwierdzającej sprawozdanie oraz uchwały o pokryciu zysków i strat. Czasami dodatkowo wymagane jest dołączenie jeszcze innych dokumentów, jak przykładowo opinia biegłego rewidenta. Podmioty wpisane do KRS przygotowują sprawozdanie w formacie XSD (XML Schema Definition) – (JPK_SF). Inne formaty, również popularny PDF, czy wiadomość e-mailowa nie są akceptowane i wysłanie sprawozdania za ich pośrednictwem oznacza, że obowiązek przekazania dokumentów do KRS nie został dopełniony.
E-sprawozdanie – termin złożenia za 2020 rok
Jak zostało wskazane w art. 52 ustawy o rachunkowości, sprawozdanie finansowe należy sporządzić w terminie nie późniejszym niż 3 miesiące od zakończenia roku podatkowego. Zatwierdzenie sprawozdania musi nastąpić najpóźniej na 6 miesięcy od dnia bilansowego. W przypadku podmiotów, dla których rok podatkowy zbiega się z rokiem kalendarzowym będzie to dzień 31 marca i 30 czerwca. Termin na złożenie e-sprawozdania przypada:
dla podmiotów wpisanych do KRS – w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania
podatników podatku dochodowego – w momencie składania zeznania rocznego
podatników podatku dochodowego od osób prawnych, którzy nie zostali wpisani do KRS, ale mają obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych – w ciągu 10 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania.
W marcu 2021 roku podatnicy zostali poinformowani, że w związku z epidemią terminy na złożenie e-sprawozdań zostały przesunięte:
o 1 miesiąc – jednostki sektora finansów publicznych
o 3 miesiące – jednostki sektora prywatnego i organizacje non-profit.
E-sprawozdanie – podmioty zobowiązane do jego złożenia
Do składania sprawozdań finansowych zobowiązane są firmy, które prowadzą pełne księgi rachunkowe. Pod uwagę nie jest brana forma działalności, ani fakt czy pełna księgowość wynika z obowiązku, czy jest dobrowolna.
Osoba odpowiedzialna za sporządzenie e-sprawozdania finansowego
Zgodnie z art. 52 ustawy o rachunkowościobowiązek sporządzenia sprawozdania finansowego spoczywa na kierowniku danej jednostki. Kierownikiem jednostki jest osoba lub zarząd uprawniony do zarządzania daną jednostką zgodnie z obowiązującymi w danym przedsiębiorstwie przepisami prawa, statutem, umową lub na mocy prawa własności. Kierownikiem może być zarówno wspólnik, członek zarządu, likwidator lub syndyk. Odpowiedzialność kierownika jednostki rozciąga się na czynność stworzenia warunków organizacyjnych do sporządzenia sprawozdania finansowego w terminie przewidzianym ustawą. Kierownik nie musi wykonywać sprawozdania osobiście. Musi się jednak pod nim podpisać.
Osoba uprawniona do podpisu sprawozdania finansowego
Osobą, która jest upoważniona do podpisania sprawozdania finansowego jest:
kierownik jednostki
osoba, która prowadzi księgi rachunkowe, jak: główny księgowy lub biuro rachunkowe. Osoba taka powinna być określona w regulaminie organizacyjnym danej jednostki.
W przypadku kiedy w przedsiębiorstwie działa wieloosobowy zarząd, to sprawozdanie muszą podpisać wszyscy jego członkowie. Natomiast jeżeli księgowością zajmuje się biuro rachunkowe, to sprawozdanie powinna podpisać osoba, która je sporządziła, a nie właściciel biura.
Jeżeli kierownik nie dopilnuje swoich obowiązków, to za zaniedbanie grozi mu sankcja karna w formie kary grzywny lub kary pozbawienia wolności do lat 2. Kary mogą być łączone. Podpis złożony na dokumencie sprawozdawczym wiąże się z ponoszeniem odpowiedzialności za wykonanie obowiązków w zakresie księgowości. Z tego powodu jeżeli osoba sporządzająca sprawozdanie nie jest kierownikiem lub głównym księgowym i nie czuje się na siłach żeby podjąć taką odpowiedzialność, to może odmówić złożenia podpisu na sporządzonym dokumencie. Powinna podać przyczynę odmowy wraz z uzasadnieniem na piśmie.
Sposób złożenia podpisu pod e-sprawozdaniem
Ze względu na to, że obecnie sprawozdanie finansowe można złożyć jedynie w formie elektronicznej, to w takiej samej formie musi też zostać podpisane.
Dopuszcza się trzy sposoby złożenia podpisu:
podpis elektroniczny – umożliwia identyfikację tożsamości podmiotu przesyłającego dokumenty w formie elektronicznej. Podpis tożsamy z podpisem złożonym własnoręcznie. Znany jest kwalifikowany podpis elektroniczny, który składa się za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu elektronicznego ze specjalną certyfikacją. Opcja płatna z okresem ważności maksymalnie 2 lat. Możliwość przedłużenia po wniesieniu opłaty
podpis potwierdzony Profilem Zaufanym ePUAP – potwierdza tożsamość. Jest przypisany do konkretnej osoby z konkretnym numerem PESEL. Podpis służy jedynie do korespondencji z urzędami. Jest narzędziem bezpłatnym z terminem ważności 3 lata z możliwością przedłużania
elektroniczny podpis osobisty – nowa forma przeznaczona do podpisywania urzędowych dokumentów elektronicznych. Dostępny od 2019 roku. Cyfrowy podpis elektroniczny składa się przy użyciu e-dowodu osobistego. E-dowód jest dokumentem tożsamości dostępnym fizycznie wyposażonym w chip, do którego został wdrożony unikatowy certyfikat właściciela e-dowodu. Do złożenia podpisu potrzebny jest czytnik e-dowodu.
