Podstawowym dokumentem sporządzanym przy dokonanej transakcji jest faktura VAT. Czasami w niektórych okolicznościach może zostać wystawiona w późniejszym okresie niż przewiduje prawo.
W przepisach ustawy o podatku od towarów i usług między innymi zostały określone terminy i zasady wystawiania faktur. Do podstawowych funkcji faktur w rozliczeniu VAT należą:
w przypadku sprzedawcy faktura służy do określania momentu powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że zostanie wystawiona w obowiązującym terminie
w przypadku nabywcy faktura stanowi podstawę do odliczenia kwoty VAT wykazanej na fakturze.
Faktura powinna być wystawiona w terminie nie późniejszym niż 15 dzień miesiąca następującego po miesiącu, w którym miała miejsce dostawa towaru lub wykonana usługa. Od powyższej zasady obowiązują pewne wyjątki:
w przypadku otrzymania całości lub części zapłaty przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi, to fakturę należy wystawić nie później niż 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy
fakturę należy wystawić nie później niż:
30-ego dnia od dnia wykonania usługi (usługi budowlane lub budowlano-montażowe)
60-ego dnia od wydania towaru (dostawa książek drukowanych, z wyłączeniem map i ulotek oraz gazet, czasopism i magazynów), jeżeli umowa przewiduje rozliczenie zwrotów wydawnictw, to fakturę należy wystawić nie później niż 120-ego dnia od pierwszego dnia wydania towarów
90-ego dnia od wydania towarów (czynności polegające na drukowaniu książek, z wyłączeniem map i ulotek oraz gazet, czasopism i magazynów wyłączając usługi importu)
fakturę należy wystawić w terminie nie późniejszym niż 7 dni od określonego w umowie dnia zwrotu opakowania lub 60-ego dnia licząc od dnia wydania opakowania, o ile w umowie nie został określony termin zwrotu opakowania.
Faktura nie może jednak zostać wystawiona w terminie wcześniejszym niż 30-ego dnia przed dokonaniem dostawy towarów lub wykonaniem usługi oraz w terminie nie wcześniejszym niż 30-ego dnia przed otrzymaniem całości lub części zapłaty jeszcze przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi.
Faktura wystawiona po terminie – skutki
W przypadku faktury wystawionej po terminie obowiązek podatkowy powstaje nie w momencie wystawienia dokumentu, a w chwili zakończenia dostawy towaru lub wykonania usługi. Powyższa zasada nie obowiązuje w każdym przypadku. W niektórych okolicznościach obowiązek podatkowy wystąpi w momencie wystawienia faktury. Zaliczają się do nich czynności takie jak:
dostawa energii elektrycznej, cieplnej, chłodniczej oraz gazu przewodowego
świadczenie usług telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych, najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze, ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia, stałej obsługi prawnej, biurowej, dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego
świadczenie usług budowlanych lub budowlano-montażowych
dostawy książek drukowanych, wyłączając mapy i ulotki oraz gazety, czasopisma i magazyny
czynności polegające na drukowaniu książek z wyłączeniem map i ulotek oraz gazet, czasopism i magazynów.
Jeżeli w wyżej wymienionych przypadkach faktura nie zostanie wystawiona w wyznaczonym terminie, to obowiązek podatkowy powstanie w chwili upływu terminu do wystawienia faktury. W przypadku jeżeli termin nie został określony, to obowiązek podatkowy powstanie w chwili upływu terminu płatności.
Faktura wystawiona po terminie nie rodzi żadnych negatywnych konsekwencji podatkowych dla obu stron transakcji (sprzedawcy i nabywcy). Nabywca może rozliczyć fakturę w miesiącu jej otrzymania lub następnym. Natomiast sprzedawca musi rozliczyć ją w miesiącu powstania obowiązku podatkowego. Nie ma znaczenia fakt, że została ona wystawiona z opóźnieniem. Wystawienie faktury po terminie lub jej niewystawienie nie zwalnia z obowiązku wykazania sprzedaży w obowiązującym terminie rozliczeniowym i ujęcia jej w deklaracji VAT zarówno w przypadku sprzedaży opodatkowanej jak i zwolnionej z zapłaty podatku. Jeżeli sprzedaż nie zostanie ujęta w deklaracji, to podatnik będzie musiał dokonać jej korekty i dołączyć do niej pismo wyjaśniające.
Faktura po terminie, a odpowiedzialność karno-skarbowa
W zasadzie wystawienie faktury po terminie nie wywołuje żadnych kar w stosunku do nabywcy. Natomiast sprzedawca musi liczyć się z konsekwencjami podatkowymi. W Kodeksie karnym skarbowym znajduje się przepis na podstawie, którego na sprzedawcę może zostać nałożona kara za wystawienie faktury po terminie, który brzmi:
Kto wbrew obowiązkowi nie wystawia faktury lub rachunku za wykonanie świadczenia, wystawia je w sposób wadliwy albo odmawia ich wydania, podlega karze grzywny do 180 stawek dziennych.
Na podstawie tego przepisu na przedsiębiorcę może być nałożona kara za:
niewystawienie faktury lub rachunku dokumentującego dokonaną sprzedaż
wystawienie faktury lub rachunku w sposób wadliwy (faktura wystawiona wadliwie to taka, która została wystawiona z naruszeniem przepisów prawa, jak np.: wystawienie po terminie)
odmowa wystawienia faktury lub rachunku.
Odpowiedzialność karno-skarbową za wystawienie faktury po terminie ponoszą tylko Ci przedsiębiorcy, którzy umyślnie zaniechali obowiązku. Organy skarbowe nie mają prawa nałożyć automatycznie kary na każdego przedsiębiorcę, który nie wystawił faktury w terminie. Najpierw wina musi zostać udowodniona. Teoretycznie przedsiębiorca, który zapomni wystawić fakturę w obowiązującym terminie nie musi odpowiadać karnie. Jednak w praktyce organy skarbowe często wystawiają mandaty za wystawienie dokumentu po terminie. Przyjęcie mandatu oznacza zgodę na poniesienie odpowiedzialności i zapłatę kary.
