Zakup paliwa na firmę, jak rozliczyć?

Istnieje kilka sposobów rozliczania kosztów związanych z samochodem osobowym używanym w przedsiębiorstwie. Pierwszą opcją jest rozliczanie samochodu po wcześniejszym wpisaniu go do ewidencji środków trwałych. Drugi sposób polega na korzystaniu z samochodu prywatnego na potrzeby firmy. Następne rozwiązanie przewiduje używanie pojazdu nabytego na podstawie umowy leasingu albo podpisanie umowy najmu. W omawianych przypadkach rozliczanie kosztów paliwa odbywa się na zupełnie innych warunkach. Różnice są uwarunkowane przede wszystkim podatkiem dochodowym, a także VAT. Dowiedźmy się, w jaki sposób należy rozliczać wydatki na paliwo w kosztach firmowych.

Odliczenie VAT od wydatków związanych z samochodem osobowym

Przedsiębiorca, który zdecydował się nabyć samochód osobowy do firmy, musi posiłkować się przepisami w zakresie odliczenia podatku VAT – zasady dotyczą samego zakupu, jak i wydatków eksploatacyjnych.

100% odliczenie VAT od wydatków regulowanych na samochód osobowy
Przedsiębiorca, który jest jednocześnie czynnym podatnikiem VAT może odliczać VAT od zakupu samochodu osobowego i wydatków związanych z korzystaniem z niego. Ta zasada dotyczy pojazdów, które są używane tylko w celach firmowych, a nie łączonych. Wymaga się, aby użytek został udokumentowany we właściwy sposób – taka informacja została podana w przepisach ustawy o VAT.
Obowiązkiem podatnika jest:

• zgłosić użytek samochodu osobowego w urzędzie skarbowym – w tym celu należy wypełnić druk VAT-26,
• prowadzić kilometrówkę, w której musi znaleźć się informacja o:
  • numerze rejestracyjnym samochodu,
  • dniu rozpoczęcia oraz zakończenia prowadzenia ewidencji,
  • stanie licznika przebiegu pojazdu samochodowego w dniu rozpoczęcia ewidencji, a także na zakończenie każdego okresu rozliczeniowego i na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji,
• wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym, a w nim:
  • kolejny numer wpisu,
  • data i cel wyjazdu,
  • opis trasy, czyli odkąd – dokąd,
  • liczba przejechanych kilometrów,
  • imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem,
  • potwierdzony przez podatnika na zakończenie każdego roku okres rozliczeniowy mający na celu potwierdzenie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem – w sytuacji, gdy nie jest on podatnikiem,
  • liczbę przejechanych kilometrów na zakończenie wszystkich okresów rozliczeniowych i na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji,
  • wpis na temat regulaminu korzystania z samochodu w firmie.

50% odliczenie VAT od wydatków poniesionych na samochód osobowy
Jeżeli przedsiębiorca chce ograniczyć formalności związane z wprowadzeniem samochodu osobowego do firmy albo bierze pod uwagę możliwość korzystania z pojazdu w celach prywatnych, zgodnie z obowiązującymi przepisami ma prawo odliczyć 50% VAT. Taki sposób rozliczania nie wymaga dostarczanie do urzędu żadnych dokumentów, nie ma też potrzeby prowadzenia ewidencji, która zajmuje sporo czasu. W tym przypadku przedsiębiorca ma prawo odliczyć 50%, a z kolei do kosztów zalicza się 75% wartości netto z faktury powiększonej o 50% nieodliczonego podatku VAT.

Rozliczenie kosztów paliwa samochodu osobowego, który jest środkiem trwałym dla firmy

Jeżeli samochód osobowy:

• jest własnością albo współwłasnością podatnika,
• jest kompletny i zdatny do użytku,
• podatnik będzie korzystał z niego w celach związanych z prowadzoną firmą albo ewentualnie zostanie oddany do używania po podpisaniu umowy najmu, dzierżawy albo leasingu,
• będzie planowo używany przez więcej niż 1 rok,
• ma wartość początkową większą od 10 000 zł

jest kwalifikowany jako środek trwały dla działalności gospodarczej, czyli przedsiębiorca wprowadza go do kartoteki środków trwałych oraz wykonuje amortyzację.

W omawianej sytuacji rozliczenie kosztów paliwa oraz innych wydatków eksploatacyjnych samochodu osobowego używanego w celach prywatnych i służbowych trzeba wprowadzić w kolumnie 13 KPiR w 75% ich wartości.

Ta wartość została wskazana przez ustawodawcę w art. 23 ust. 1 pkt 46a ustawy o PIT. Czytamy w nim:

nie uważa się za koszty uzyskania przychodów, 25% poniesionych wydatków, z zastrzeżeniem pkt 36, z tytułu kosztów używania samochodu osobowego, innego niż określony w pkt 46, na potrzeby prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej – jeżeli samochód osobowy jest wykorzystywany również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika.

Jeżeli przedsiębiorca jest w stanie potwierdzić, że samochód będzie używany tylko w celach firmowych, a nie prywatnych i jednocześnie podatnik będzie prowadził skrupulatną ewidencję pojazdu – zarówno dla podatku VAT, jak i podatku dochodowego ma prawo zaliczać do kosztów 100% wydatków dotyczących korzystania z samochodu.

Leasing a rozliczenie kosztów paliwa samochodu osobowego w firmie

Przedsiębiorca, który zdecydował się na samochód w leasingu, ma prawo wprowadzić do kosztów uzyskania przychodu 75% wartości wydatków na paliwo, kiedy pojazd służy do celów firmowych, jak i prywatnych.

Kiedy samochód osobowy służy tylko w celach firmowych, koszty mogą być odliczone w 100%. Pamiętajmy, że czynni podatnicy VAT muszą prowadzić kilometrówkę, a do tego wymagane jest doręczenie do urzędu druku VAT-26.

Rozliczenie kosztów paliwa prywatnego samochodu osobowego w działalności gospodarczej

Posiłkując się art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o PIT, dowiadujemy się, że:

nie uważa się za koszty uzyskania przychodów poniesionych wydatków z tytułu kosztów używania, stanowiącego własność podatnika prowadzącego działalność gospodarczą, samochodu osobowego niebędącego składnikiem majątku, o którym mowa w art. 14 ust. 2 pkt 1, oraz składek na ubezpieczenie takiego samochodu; te wydatki i składki w wysokości 20% stanowią jednak koszty uzyskania przychodów pod warunkiem, że samochód ten jest wykorzystywany również do celów związanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika.

Wprowadzona 1.01.2019 roku nowelizacja ustawy o PIT zdecydowanie uprościła obowiązki przedsiębiorców związane z korzystaniem z samochodu prywatnego w celach firmowych. Nie wymaga się już uzupełniania ewidencji przebiegu pojazdów do celów podatku dochodowego. Nowelizacja pozwala na rozliczenie kosztów paliwa prywatnego samochodu osobowego przedsiębiorcy w wysokości 20% wartości wydatku i bez względu na to, ile kilometrów przejechano w ramach działalności, a ile prywatnie.

20% poniesionych wydatków może zostać zakwalifikowane do kosztów uzyskania przychodu. Mowa o wydatkach poniesionych na paliwo, ubezpieczenie albo części samochodowe.

Data publikacji: 2023-03-09, autor: FakturaXL