Przedsiębiorcy czasami mają problem z prawidłowym rozliczeniem wydatków związanych z zakupem paliwa do samochodów firmowych. Największe wątpliwości wzbudza rozliczenie zakupu większych ilości paliwa magazynowanego w jednym zbiorniku, z którego następnie tankowane są pojazdy firmowe. Jak poprawnie należy zaksięgować hurtowy zakup paliwa?
Zgodnie z przepisami (art. 86 ust. 1 ustawy o VAT) czynny podatnik VAT ma prawo odliczyć VAT w takim stopniu w jakim dany towar lub usługa wykorzystywane są do wykonywania czynności opodatkowanych.
Wydatki związane z samochodami firmowymi, a odliczenie podatku VAT
Obecnie podatnik może odliczyć 50% lub 100% podatku VAT od wydatków związanych z pojazdami firmowymi. Odliczenie 100% możliwe jest w przypadku pojazdów wykorzystywanych wyłącznie do celów prowadzonej działalności gospodarczej. Natomiast prawo do odliczenia 50% VAT dotyczy pojazdów wykorzystywanych w działalności i jednocześnie w celach prywatnych z zastrzeżeniem, że użytkowanie samochodu będącego w firmie środkiem trwałym, w celu prywatnym powinno stanowić niewielki ułamek z całościowego użytkowania pojazdu.
W przypadku pojazdów samochodowych o dopuszczalnej masie całkowitej przekraczającej 3,5 tony nie mają zastosowania żadne ograniczenia w odliczaniu VAT od ponoszonych wydatków. Zasada ta dotyczy również tzw. pojazdów specjalnych, takich jak:
agregat elektryczny/spawalniczy
agregat do prac wiertniczych
koparka
koparko-spycharka
ładowarka
podnośnik do prac konserwacyjno-montażowych
żuraw samochodowy.
Z posiadanych dokumentów musi jednoznacznie wynikać, że dany pojazd jest pojazdem specjalnym.
Hurtowy zakup paliwa – odliczenie VAT w równej wysokości
W świetle obowiązujących przepisów, podatnik który kupuje paliwo w ilościach hurtowych w celu zatankowania pojazdów firmowych ma prawo odliczyć podatek VAT od tego paliwa zgodnie z określonymi w ustawie limitami. Jeżeli przysługuje mu prawo odliczenia od wydatków na dany pojazd 50% VAT, to od paliwa, które zatankował do tego samochodu może również odliczyć 50%. W przypadku kiedy podatnikowi przysługuje 100% odliczenia VAT, to wartość tę będzie mógł odliczyć tylko od tej ilości paliwa, która została zatankowana do samochodu, od którego przysługuje 100% odliczenia VAT.
W sytuacji jeżeli w firmie jest kilka pojazdów, od których można odliczyć taki sam procent VAT (50% lub 100%), to od faktury wystawionej na hurtowy zakup paliwa można odliczyć 50% lub 100% VAT. Jeżeli podatnik odlicza 50%, to pozostałą część podatku może ująć w kosztach zwiększając kwotę netto wydatku.
Hurtowy zakup paliwa – pojazdy z mieszanym odliczeniem VAT
Jeżeli podatnik wykorzystuje w działalności pojazdy z różną wysokością odliczenia VAT (ma prawo do odliczania 50% i 100% VAT), to w takiej sytuacji musi dokonać rozliczenia zatankowanego paliwa w stosunku do poszczególnych pojazdów. Zobowiązany jest do prowadzenia ewidencji rozchodu paliwa. Jeżeli ewidencja generuje się na koniec miesiąca, to dopiero wtedy przed złożeniem deklaracji VAT, podatnik powinien zaksięgować fakturę za zakup paliwa do poszczególnych samochodów. Pozwoli to na dokładne ustalenie, do którego pojazdu zostało przekazane paliwo i tym samym będzie można określić kwotę przysługującą do odliczenia za dany okres i wykazania jej w deklaracji VAT.
PRZYKŁAD Przedsiębiorca użytkuje w działalności 2 pojazdy. Od jednego z nich odlicza 50% VAT, a od drugiego 100%. Na początku czerwca sfinalizował hurtowy zakup paliwa z przeznaczeniem do obu pojazdów. Kupił 100 litrów w cenie 5 zł brutto/litr paliwa. Na koniec miesiąca została wygenerowana ewidencja rozchodu paliwa, zgodnie z którą do pojazdu z odliczeniem 100% VAT zostało zatankowane 75 litrów paliwa, a do pojazdu z 50% odliczenia, 25 litrów.
Pojazd z odliczeniem 100% VAT: 75 litrów x 5 zł = 375 zł brutto (304,88 zł netto + 70,12 zł VAT) Podatnik do kosztów powinien zaksięgować kwotę 304,88 zł, a do rejestru VAT zakupów pełną kwotę VAT, 70,12 zł.
Pojazd z odliczeniem 50% VAT: 25 litrów x 5 zł = 125 zł brutto (101,63 zł netto + 23,37 zł VAT) Podatnik może ująć w rejestrze VAT tylko połowę kwoty VAT, czyli 11,69 zł. Drugą częścią podatku VAT może powiększyć kwotę netto i ująć w kosztach kwotę w wysokości 113,31 zł.
Deklaracja VAT złożona przed faktycznym zużyciem paliwa zakupionego w ilości hurtowej
Jeżeli podatnik, który zakupił hurtową ilość paliwa na koniec miesiąca lub z innego powodu do momentu złożenia deklaracji VAT nie zna rozchodu paliwa na poszczególne pojazdy, to w zasadzie powinien dokonać odliczenia VAT na podstawie prognozy zużycia i taką ilość wykazać w deklaracji. Następnie w momencie ustalenia dokładnego rozchodu paliwa na poszczególne samochody powinien dokonać weryfikacji odliczenia VAT. Takie rozwiązanie wiąże się z koniecznością wykonania korekty w złożonym pliku JPK_V7 za okres, w którym podatek VAT został rozliczony z uwzględnieniem prognozy. Podatnik może też skorzystać z innego rozwiązania jakim jest rozliczenie podatku VAT w późniejszym okresie. W tej sytuacji podatnik nie musi opierać się na prognozie zużycia paliwa w miesiącu, w którym otrzymał fakturę, ale może dokonać odliczenia VAT kiedy będzie już znał faktyczny rozchód paliwa na poszczególne samochody. Może to być jeden z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych.
Rozliczenie hurtowego zakupu paliwa, a podatek dochodowy
Zgodnie z art.. 22 ust. 6b ustawy o PIT dniem poniesienia kosztu jest dzień wystawienia faktury lub rachunku bądź innego dowodu będącego podstawą do zaksięgowania kosztu. Na tej podstawie przy ustalaniu momentu powstania kosztu w podatku dochodowym i prawa do ujęcia wydatku w KPiR należy sugerować się datą wystawienia dokumentu. Potwierdzeniem tej zasady jest wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu interpretacja indywidualna z dnia 23 marca 2016 roku o nr ILPB1/4511- 1-1719/15-2/KF o treści:
wśród dowodów, które mogą stanowić podstawę zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów nie wymieniono wskazanego przez Wnioskodawcę w opisie stanu faktycznego wewnętrznego dowodu sporządzonego na podstawie ewidencji zużycia paliwa. Biorąc pod uwagę powyższe nie można zgodzić się z twierdzeniem Wnioskodawcy, w myśl którego prawidłowe jest ujmowanie w koszty uzyskania przychodów paliwa w dacie wystawienia wewnętrznego dowodu sporządzonego na koniec miesiąca według faktycznego miesięcznego rozchodu (zużycia) paliwa zgodnie z prowadzoną szczegółową ewidencją tankowań (przyjmowania paliwa do zbiornika) i zużyć paliwa (rozchodów paliwa ze zbiornika). Dniem poniesienia kosztów uzyskania przychodów jest dzień wystawienia faktury.
Podsumowanie
W przypadku hurtowego zakupu paliwa należy pamiętać, że inaczej dokonuje się rozliczenia w podatku VAT, a inaczej w podatku dochodowym, gdzie istotny jest moment wystawienia faktury. Natomiast w podatku VAT przy użytkowaniu pojazdów z różnym odliczeniem VAT bierze się pod uwagę rzeczywiste zużycie paliwa dla celu określenia prawa do odliczenia 50% lub 100% VAT.
