Opłaty za autostradę, a limit 75% kosztów w KPiR

Przedsiębiorca, który użytkuje samochód osobowy w sposób mieszany, tzn. używa go prywatnie i służbowo ma prawo zaliczyć wydatki na paliwo i koszty eksploatacji pojazdu do kosztów podatkowych do wysokości 75% poniesionego wydatku. Do kosztów podatkowych związanych z użytkowanym w firmie samochodem zaliczają się również opłaty za przejazd autostradą.

Wydatki związane z samochodem użytkowanym w firmie, a koszty uzyskania przychodów

Kosztami uzyskania przychodów są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania bądź zabezpieczenia źródła przychodów z wyłączeniem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o PIT (art. 22 ust. 1 ustawy o PIT). Z ustawy wynika, że kosztem podatkowym są wydatki poniesione w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, które wykazują związek przyczynowo – skutkowy z przychodami firmy, wyłączając wydatki niebędące kosztem uzyskania przychodów. 
Od stycznia 2019 roku zmieniły się przepisy dotyczące wydatków eksploatacyjnych na pojazdy użytkowane w firmie. Wprowadzono ograniczenie wysokości tych wydatków, które można rozliczyć w działalności do:

• 75% poniesionego kosztu – samochody osobowe wprowadzone do ewidencji środków trwałych
• 20% poniesionego kosztu – prywatne samochody osobowe użytkowane w działalności gospodarczej. 

Przedsiębiorca, który posiada samochód osobowy wpisany do ewidencji środków trwałych i dysponuje nim w sposób mieszany, ma prawo do odliczenia 50% VAT od wydatków eksploatacyjnych. 

Art. 23 ust. 1 pkt 46 i 46a ustawy o PIT

definiuje wydatki, które nie są uważane za koszty uzyskania przychodów:

Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów:
46) 
poniesionych wydatków z tytułu kosztów używania, stanowiącego własność podatnika prowadzącego działalność gospodarczą, samochodu osobowego niebędącego składnikiem majątku, o którym mowa w art. 14 przychód z pozarolniczej działalności gospodarczej, przychód z działalności gospodarczej ust. 2 pkt 1, oraz składek na ubezpieczenie takiego samochodu; te wydatki i składki w wysokości 20% stanowią jednak koszty uzyskania przychodów pod warunkiem, że samochód ten jest wykorzystywany również do celów związanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika;
46a) 
25% poniesionych wydatków, z zastrzeżeniem pkt 36, z tytułu kosztów używania samochodu osobowego, innego niż określony w pkt 46, na potrzeby prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej – jeżeli samochód osobowy jest wykorzystywany również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika;.

Opłaty za przejazd autostradą – jaki limit kosztów?

Do wydatków z tytułu kosztów używania samochodu osobowego w firmie zaliczają się koszty związane z zakupem paliwa, opon, części zamiennych i innych materiałów eksploatacyjnych, naprawy, przeglądy techniczne, również opłaty za przejazd autostradą i parking. 
Podobnego zdania jest też Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, który w wydanej interpretacji indywidualnej z 30 czerwca 2017 roku o sygn. 0115-KDIT2-3.4010.56.2017.2.KP wskazał, że: 

wydatki związane z używaniem samochodu osobowego to wydatki na posługiwanie się tym samochodem, wykorzystywanie go. Oznacza to, że do kosztów z tytułu używania wynajętego samochodu osobowego dla potrzeb działalności gospodarczej zaliczane są wszelkiego rodzaju wydatki eksploatacyjne (koszty zakupu paliwa, oleju napędowego, gazu), jak również inne koszty wynikające z używania samochodu do celów podróży służbowej, jak np. opłaty za przejazd autostradami, mostami, opłaty parkingowe, opłaty za przeprawy promowe.

Opłaty za przejazd autostradą są wydatkami związanymi z używaniem samochodu osobowego i podlegają pod limit kosztów w wysokości 75% poniesionego wydatku o ile samochód został wpisany do ewidencji środków trwałych i przedsiębiorca dysponuje nim w sposób mieszany. Natomiast jeżeli używa prywatnego pojazdu, to może odliczyć tylko 20% poniesionych wydatków, w tym również opłaty za przejazd autostradą. 

PRZYKŁAD
Przedsiębiorca będący czynnym podatnikiem VAT wykorzystuje w działalności gospodarczej samochód osobowy, który wprowadził do ewidencji środków trwałych. Będąc w podróży poniósł opłaty za przejazd autostradą w kwocie 19,80 zł netto + 4,55 zł VAT = 24,35 zł brutto. W jaki sposób przedsiębiorca ma rozliczyć poniesione wydatki?
Opłaty za przejazd autostradą ograniczone są zarówno w PIT jak i w VAT (wydatki związane z użytkowaniem pojazdu osobowego). 

Odpowiedź:
Przedsiębiorca może odliczyć 50% VAT od opłat za przejazd autostradą czyli:
50% x 4,55 zł = 2,27 zł
Przedsiębiorca ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów kwoty:
75% x 22,07 zł = 16,55 zł.
Na kwotę 22,07 zł składa się wartość: 19,80 zł netto + 2,27 zł VAT niepodlegający odliczeniu. 

Opłaty za przejazd autostradą – rozliczenie wydatku w całości

Obowiązujące przepisy pozwalają przedsiębiorcy rozliczyć w całości wydatki związane z samochodem osobowym, również opłaty za przejazdy autostradą i zaliczyć je do kosztów podatkowych. Jest to możliwe wtedy kiedy zostaną spełnione łącznie wymienione poniżej warunki:

• podatnik wykorzystuje pojazd tylko i wyłącznie do celów prowadzonej działalności gospodarczej
• samochód został zgłoszony do urzędu skarbowego na formularzu VAT-26
• został sporządzony regulamin użytkowania pojazdu
• przedsiębiorca prowadzi kilometrówkę dla celów podatku VAT.

Jeżeli wymienione warunki zostaną spełnione, to przedsiębiorca ma prawo zaliczyć do kosztów poniesione wydatki związane z użytkowaniem danego pojazdu w pełnej wysokości. Może też dokonać całkowitego odliczenia VAT od wszystkich wydatków na eksploatację pojazdu. Pojazd osobowy użytkowany w firmie jako służbowy nie może być wykorzystywany do celów prywatnych. Kilometrówka musi odzwierciedlać stan faktyczny przebiegu pojazdu. Wszelkie niezgodności w tej kwestii mogą zostać ujawnione podczas ewentualnej kontroli skarbowej, która szczegółowo i dokładnie zweryfikuje prawidłowość dokumentów oraz sprawdzi czy wszystkie formalności zostały spełnione, czy samochód będący firmowym faktycznie służy tylko i wyłącznie do celów związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą. 

Paragon za przejazd autostradą, czy może być podstawą do ujęcia wydatku w KPiR?

Podstawowym dokumentem, który stanowi podstawę do ujęcia wydatku w kosztach jest faktura potwierdzająca zakup. Jednak w przypadku opłaty za przejazd autostradą wystarczającym dokumentem powinien być dowód opłaty za autostradę, który może zostać uznany za fakturę jeżeli będzie zawierał takie dane jak: 

• nazwa i numer identyfikacji podatkowej sprzedawcy
• numer i data wystawienia
• informacje o rodzaju usługi, szczególnie nazwa autostrady, za którą pobierana jest opłata
• kwotę należności razem z podatkiem
• kwotę podatku.

Jeżeli paragon będzie zawierał wszystkie te informacje, to może stanowić podstawą do ujęcia wydatku w KPiR.

Data publikacji: 2021-02-19, autor: FakturaXL