Od 2026 roku większość przedsiębiorców została zobligowana do korzystania z KSeF, czyli Krajowego Systemu e-Faktur. Obowiązkiem zostały objęte również podmioty medyczne. W związku z nałożonym obowiązkiem wśród podatników z branży medycznej zaczęły pojawiać się różne pytania związane z wystawianiem faktur ustrukturyzowanych.
Podmiot medyczny, czyli podmiot leczniczy jest instytucją wykonującą działalność leczniczą. Do podmiotów leczniczych zaliczają się między innymi: szpitale, przychodnie, fundacje i stowarzyszenia, NZOZ-y wpisane do rejestru RPWDL, czyli Rejestru Podmiotów Wykonujących Działalność Leczniczą prowadzonego przez wojewodę. Przykładem podmiotu leczniczego może być przychodnia NZOZ, czyli Niepubliczny Zakład Opieki Zdrowotnej, szpital powiatowy, a także klinika prywatna.
W Polsce podmioty lecznicze dzielą się między innymi na:
przedsiębiorców - medyczne firmy prywatne udzielające świadczenia zdrowotne
samodzielnie publiczne zakłady opieki zdrowotnej (SPZOZ) – szpitale, przychodnie
jednostki budżetowe – zakłady opieki zdrowotnej
podmioty wykonujące działalność leczniczą w formie praktyki indywidualnej lub grupowej – lekarze, stomatolodzy, pielęgniarki, fizjoterapeuci, którzy założyli działalność gospodarczą i zostali wpisani do rejestru.
Podmioty medyczne, a KSeF
Prowadzenie działalności gospodarczej wymaga sporządzania faktur, a te od 2026 roku powinny być wystawiane obowiązkowo w systemie KSeF w formie faktur ustrukturyzowanych. Pomimo, że usługi medyczne zwolnione są z VAT, to jednak podmioty lecznicze muszą wystawiać faktury w systemie KSeF, jeżeli sprzedają usługi na rzecz np.: innej przychodni lub szpitala. W zasadzie w przypadku prywatnych wizyt pacjentów będących osobami fizycznymi nieposiadającymi numeru NIP podmiot leczniczy nie ma obowiązku wystawiania faktury, chyba, że pacjent takiej zażąda. W związku z powyższym dokument sporządzony dla osoby fizycznej nie musi obowiązkowo być wysłany do KSeF. W tej sytuacji wysyłka do systemu jest dobrowolna.
Wystawianie faktur w KSeF przez podmioty medyczne – podstawowe zasady
Faktura ustrukturyzowana powinna być wystawiona w właściwy sposób zgodnie z wymaganiami. Dzięki temu można prawidłowo zidentyfikować przedmiot oraz powiązać daną fakturę z rozliczeniami. Faktura powinna być prawidłowo zaadresowana do właściwej jednostki organizacyjnej. W tym celu w sekcji Podmiot3 należy umieścić jeden z niżej wymienionych identyfikatorów wewnętrznych i wskazać rolę jaką pełni podmiot, wpisując „2” – Odbiorca. Jak wskazuje definicja formatu FA(3) powyższe stosuje się wtedy, kiedy na fakturze znajdują się dane jednostek wewnętrznych, oddziałów, które zostały wydzielone z nabywcy, czyli będą to: oddziały, filie, biura oraz inne jednostki wewnętrzne firmy, które same wg przepisów ustawy o VAT nie są samodzielnym nabywcą, nie posiadają osobowości prawnej, nie posiadają własnego numeru NIP, ale fizycznie są odbiorcą towaru lub usługi.
Jednocześnie należy mieć na uwadze, że dane odbiorcy w sekcji Podmiot3 przekazuje się również wtedy, kiedy faktura skierowana jest do Centrali NFZ.
Narodowy Fundusz Zdrowia NFZ wskazuje, że wszystkie medyczne jednostki organizacyjne NFZ, Centrala oraz OW NFZ posiadają taki sam numer NIP, który powinien zostać umieszczony na fakturze wraz ze wskazaniem nabywcy i odbiorcy. W przypadku faktur dotyczących jednostek organizacyjnych NFZ nabywcą jest NFZ, a odbiorcą jest dana jednostka organizacyjna, czyli Centrala NFZ i 16 oddziałów wojewódzkich Narodowego Funduszu Zdrowia. Dane nabywcy ujmuje się w sekcji Podmiot2. Natomiast dane odbiorcy w sekcji Podmiot3. Oznacza to, że w formacie faktury ustrukturyzowanej w sekcji Podmiot3 należy stosować identyfikator wewnętrzny „IDWew”.
Oddziały NFZ – numery identyfikatorów
Aby dokonać poprawnej identyfikacji w systemie KSeF wystawca powinien skorzystać z listy identyfikatorów, gdzie każdy przypisany jest do danej jednostki organizacyjnej NFZ.
Dodatkowe dane w polach faktur wystawianych dla NFZ
Fundusz Zdrowia zachęca do wypełniania dodatkowych danych w polach faktury FA(3), takich jak: numer umowy, okres realizacji oraz numer zamówienia w celu prawidłowej identyfikacji przedmiotu faktury przy korzystaniu z nieodpłatnej, publicznej opieki zdrowotnej. Przede wszystkim warto wskazać:
numer umowy – sekcja Faktura Fa/WarunkiTransakcji/Umowy
daty z określeniem okresu, którego dotyczy realizacja przedmiotu faktury – OkresFa@P_6_Od oraz OkresFa@P_6_Do
numer zamówienia – Faktura/Fa/Warunki Transakcji/Zamówienia.
Wszystkie dodatkowe informacje powinny być przekazywane w sytuacji kiedy dotyczą przedmiotu faktury.
Do wystawiania faktur przez lekarzy, a nawet księgowości, znakomicie sprawdza się program Faktura XL, który jest w pełni zintegrowany z KSeF spełnia wszystkie wymogi dobrego programu do fakturowania dla lekarzy.
