Od 2026 roku przedsiębiorcy zobowiązani będą do stosowania Krajowego Systemu e-Faktur. W związku z tym muszą zadbać o odpowiedni program do fakturowania, który powinien być zgodny z wymogami Ministerstwa Finansów. Jakimi kryteriami powinien kierować się przedsiębiorca wybierając ten właściwy?
Najlepsze propozycje dla przedsiębiorców dostępne na rynku
Wprowadzenie KSeF będzie wymagać od przedsiębiorców prawidłowego wystawiania i przesyłania faktur do systemu. Aby cały proces odbywał się sprawnie potrzebny jest odpowiedni program do fakturowania, który powinien znacznie ułatwić i usprawnić pracę w księgowości. Jest kilka rozwiązań, które mogą pomóc w poprawnym wykonywaniu czynności związanych z księgowością i fakturowaniem. Poniżej niektóre z propozycji.
Współpraca z księgową lub biurem rachunkowym – zalety i wady
Duża część firm korzysta z usług księgowego lub biura rachunkowego. Wymienione podmioty posiadają już w ofercie programy do fakturowania zgodne z KSeF, dlatego przedsiębiorcy, którzy podejmą współpracę nie muszą martwić się o właściwe oprogramowanie. Takie rozwiązanie sprawdza się przede wszystkim w firmach, które prowadzenie księgowości wolą zlecić podmiotom zajmującym się tym zawodowo.
Zalety:
gwarancja poprawnie wystawionej faktury
możliwość uzyskania profesjonalnej porady w zakresie wystawiania faktur
mniejsze ryzyko popełnienia błędu formalnego w wystawianych e-fakturach oraz korektach
możliwość bezpośredniego wysyłania faktur do KSeF za pomocą udostępnionej aplikacji.
Wady:
wyższy koszt w porównaniu z samodzielnymi programami
przedsiębiorca częściowo zależny jest od biura rachunkowego, posiada mniejszą kontrolę nad procesem wystawiania i wysyłania e-faktur.
Oprogramowanie przeznaczone dla dużych przedsiębiorców oferujące płatne wsparcie techniczne i ERP – zalety i wady
Zalety:
dostosowanie programu do charakteru prowadzonej działalności
możliwość szkolenia pracowników oraz uzyskania pełnego wsparcia technicznego przy obsłudze KSeF
możliwość zintegrowania z innymi systemami biznesowymi, z których korzysta firma, np. z oprogramowaniem magazynowym, CRM, czy ERP.
Wady:
duży koszt
długi proces związany z wdrożeniem, który może trwać nawet kilka tygodni.
Rozwiązanie przeznaczone głównie dla średnich i dużych firm zainteresowanych pełnym wsparciem oraz posiadaniem programu do fakturowania zgodnego z KSeF.
Aplikacje do wystawiania faktur i prowadzenia księgowości z wieloma funkcjonalnościami
Przedsiębiorcy mogą skorzystać również z możliwości wystawiania faktur w KSeF oferowanych przez aplikacje do fakturowania, takie jak np.: Faktura XL. Rozwiązanie dedykowane przede wszystkim małym i średnim firmom, które zainteresowane są bardziej rozwiniętym programem do wystawiania faktur i raportowania.
Zalety:
możliwość skorzystania z programu, który działa zgodnie z KSeF i pozwala na automatyczne przesyłanie i odbieranie faktur do systemu
duża funkcjonalność w zakresie fakturowania i raportowania
możliwość zintegrowania z księgowością online oraz współpracy z własnym księgowym
możliwość obsługiwania różnych form sprzedaży, walut itp.
możliwa integracja ze sklepami, drukarką fiskalną i innymi systemami przez API
wsparcie techniczne
Wady:
czasami na początku jeszcze przed rozpoczęciem korzystania ze wszystkich dostępnych funkcji potrzeba trochę czasu na oswojenie się z nowym programem.
E-mikrofirma – zalety i wady
Rozwiązań, które często wybierają mikroprzedsiębiorcy oraz osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą zajmujące się prostą sprzedażą, którzy wystawiają jedną lub kilka faktur miesięcznie.
Zalety:
bezpłatny dostęp do wszystkich oferowanych funkcji
bezpośrednia integracja z KSeF.
Wady:
ograniczenia związane z funkcjonalnością analityczną i raportami
uboga funkcjonalność
bez wsparcia związanego z wystawianiem faktur i interpretacją przepisów
brak możliwości zintegrowania z innymi systemami biznesowymi.
Wszystkim przedsiębiorcom poszukującym prostych i sprawdzonych rozwiązań polecamy Faktura XL: program do faktur zgodny z KSeF, który pozwala na wysyłanie i pobieranie faktur z Krajowego Systemu e-Faktur. Dodatkowo korzystanie z KSeF nie wiąże się z dodatkowymi opłatami i jest również dostępne w wersji Bezpłatnej!
