Jednym z obowiązków przedsiębiorcy jest wystawianie faktur na rzecz drugiego przedsiębiorcy prowadzącego działalność gospodarczą w związku z wykonaniem usługi lub dostawą towaru. Czasami w okresie 1 miesiąca może mieć miejsce kilka dostaw lub może być świadczonych kilka usług na rzecz jednego przedsiębiorcy. Czy w takiej sytuacji trzeba wystawić osobne faktury dla każdej transakcji? Czy istnieje możliwość wystawienia jednego zbiorczego dokumentu?
Czym jest faktura zbiorcza i jakie elementy powinna zawierać?
Faktura zbiorcza dokumentująca sprzedaż posiada kilka pozycji zawierających informacje o zawartych transakcjach w ciągu jednego miesiąca z tym samym kontrahentem. Może dotyczyć zarówno wykonanych usług jak i zrealizowanych dostaw towarów. Obowiązujące przepisy nie wskazują żadnych szczególnych warunków jakie musiałaby spełnić taka faktura, czyli co musi zawierać i jak powinna być rozliczana. Przy wystawianiu faktury zbiorczej obowiązują ogólne zasady dotyczące wystawiania faktur i rozliczania podatku VAT oraz podatku dochodowego. W związku z powyższym faktura zbiorcza powinna zawierać takie same elementy jak zwykła faktura dotycząca jednej transakcji.
Wszystkie one zostały wymienione w art. 106e ust. 1 ustawy o VAT. Najważniejsze z nich, to:
data wystawienia
kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii jednoznacznie identyfikujący fakturę
imiona i nazwiska lub nazwy sprzedawcy oraz nabywcy towarów lub usług razem z ich adresami
numery NIP sprzedawcy i nabywcy
data dokonania lub zakończenia dostawy towarów bądź wykonania usługi lub data otrzymania zapłaty, o ile jest taka określona i różni się od daty wystawienia dokumentu
nazwa usługi lub towaru
cena jednostkowa bez podatku
wartość netto
stawka i kwota podatku
wartość brutto.
W związku z tym, że na fakturze powinna być umieszczona data wykonania usługi lub zakończenia dostawy, to podatnik musi na fakturze zbiorczej umieścić wszystkie daty dotyczące wykonanych transakcji w ciągu miesiąca na rzecz jednego kontrahenta.
Zasady wystawiania faktur zbiorczych (szczególne przypadki wystawiania faktur)
Ustawa o VAT omawia szczegółowo zasady obowiązujące przy wystawianiu faktur. Art. 106i ustawy o VAT wskazuje, że fakturę należy wystawić do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym miała miejsce dostawa towarów lub świadczenie usług. W przypadku, kiedy sprzedawca otrzymał wcześniej zapłatę części lub całości należności, to fakturę wystawia się do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym podatnik otrzymał zapłatę. Od tej zasady występuje kilka wyjątków.
Sprzedawca powinien wystawić fakturę w terminie:
do 30 dnia od dnia wykonania usług – usługi budowlane i budowlano - montażowe
do 60 dnia od dnia wydania towarów – dostawa książek drukowanych z wyłączeniem map i ulotek oraz gazet, czasopism i magazynów drukowanych
do 90 dnia od dnia wykonania czynności polegających na drukowaniu książek – drukowanie książek z wyłączeniem map i ulotek, gazet, czasopism i magazynów oraz importu usług zgodnie z art. 28b
z upływem terminu płatności – np. dostawy energii elektrycznej, usług telekomunikacyjnych, stałej obsługi księgowej.
Ogólna zasada wystawiania faktur mówi, że sprzedawca świadcząc usługi lub dokonując dostawy towarów powinien wystawić fakturę w terminie do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym doszło do sprzedaży. Jeżeli więc w danym miesiącu na rzecz jednego nabywcy zostało dokonanych kilka dostaw lub zostało wykonanych kilka usług, to istnieje możliwość wystawienia faktury zbiorczej na wszystkie te transakcje w terminie do 15 dnia miesiąca następnego. Na fakturze muszą być zawarte wszystkie daty sprzedaży towarów lub świadczonych usług w ramach tego jednego miesiąca. Faktury wystawiane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej kierują się takimi samymi zasadami jakie obowiązują przy wystawianiu faktur zbiorczych.
PRZYKŁAD 1 Firma A jest wykonawcą trzech oddzielnych usług dla firmy B. Termin wykonania poszczególnych prac przypadł na dzień 3, 15 i 31 października. Czy firma A może wystawić jedną zbiorczą fakturę dla wszystkich wykonanych usług w tym miesiącu?
Odpowiedź: Tak, może wystawić jedną zbiorczą fakturę i ująć na niej wszystkie trzy usługi wykonane w okresie tego jednego miesiąca dla jednego, tego samego kontrahenta. Każda z usług musi zostać wyodrębniona w osobnej pozycji na fakturze, a w opisie powinna zostać zawarta informacja o dacie sprzedaży usług.
PRZYKŁAD 2 Przedsiębiorca zamówił towar, który otrzymał w ciągu miesiąca od tego samego dostawcy w 5 dostawach. 15 dnia miesiąca następnego po dostawach otrzymał jedną fakturę na zrealizowane w poprzednim miesiącu dostawy towarów umieszczone oddzielnie w poszczególnych pozycjach. Czy przedsiębiorca otrzymał prawidłowo wystawioną fakturę?
Odpowiedź: Tak, otrzymaną fakturę należy uznać za prawidłową, ponieważ sprzedawca wyodrębnił na niej wszystkie dostawy towarów wykonane w danym miesiącu na rzecz jednego nabywcy.
Podatek VAT na fakturze zbiorczej
W podatku VAT obowiązek podatkowy powstaje w momencie dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi pod warunkiem, że sprzedawca wcześniej nie otrzymał części lub całości zapłaty (art. 19a ustawy o VAT). Od tej zasady występuje kilka wyjątków wymienionych w art. 19a ust. 5 pkt 3 i 4 ustawy o VAT, który mówi, że moment powstania przychodu ma miejsce w chwili wystawienia faktury. Dotyczy to:
świadczenia usług budowlanych lub budowlano-montażowych
dostaw energii elektrycznej
świadczenia usług telekomunikacyjnych.
W związku z powyższym, jeżeli transakcja nie dotyczy przypadków wyjątkowych, to podatek powinien zostać rozliczony w rzeczywistej dacie dostawy towarów lub świadczonych usług (każda pozycja osobno).
PRZYKŁAD 3 Podatnik w maju zlecił do kontrahenta 4 dostawy towarów. Każda z dostaw była oddzielną transakcją. Na koniec miesiąca wystawił nabywcy jedną fakturę zbiorczą za dostawy, w której wyodrębnił poszczególne dostawy i daty. W jaki sposób powinien rozliczyć podatek VAT w związku z wystawieniem faktury zbiorczej?
Odpowiedź: Jeżeli przedsiębiorca dokonał 4 transakcji dotyczących sprzedaży towarów w ciągu jednego miesiąca do tego samego kontrahenta, to powinien rozliczyć podatek VAT osobno dla każdej z tych transakcji.
Podsumowanie
Podatnik, który dokonuje kilku dostaw towarów lub świadczy usługi na rzecz tego samego nabywcy w ciągu jednego miesiąca może wystawić jedną fakturę zbiorczą, ale musi pamiętać o tym, aby faktura zawierała wszystkie wymagane elementy.
