Kiedy firma ma obowiązek wystawić fakturę

W polskim systemie podatkowym faktura pełni kluczową rolę jako dokument potwierdzający dokonanie transakcji. Obowiązek jej wystawienia nie dotyczy wyłącznie czynnych podatników VAT – również przedsiębiorcy korzystający ze zwolnienia z tego podatku mogą, a czasem muszą, wystawiać faktury. Kiedy zatem powstaje taki obowiązek? Jakie są wyjątki? Co należy wiedzieć, aby uniknąć błędów i sankcji?

Obowiązek wystawienia faktury – ogólna zasada

Zgodnie z art. 106b ustawy o podatku od towarów i usług (ustawa o VAT), przedsiębiorca ma obowiązek wystawienia faktury w przypadku dokonania sprzedaży na rzecz:

• innego podatnika VAT (zarówno krajowego, jak i zagranicznego),
• osoby prawnej niebędącej podatnikiem,
• w ramach wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (WDT), z pewnymi wyjątkami (np. stosowanie procedury OSS),
• w przypadku otrzymania przedpłaty, zaliczki lub całości zapłaty przed wykonaniem świadczenia.

W praktyce oznacza to, że faktura musi być wystawiona przy niemal każdej transakcji B2B, niezależnie od kraju pochodzenia kontrahenta. Co ważne – obowiązek ten nie ogranicza się wyłącznie do chwili fizycznego wydania towaru czy wykonania usługi. Już samo otrzymanie zapłaty przed realizacją świadczenia (np. zaliczka) może skutkować koniecznością wystawienia faktury.

Termin na wystawienie faktury

Zgodnie z przepisami, fakturę należy wystawić nie później niż do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru, wykonano usługę albo otrzymano zaliczkę.

Warto jednak zwrócić uwagę na wyjątki. Jeśli całość zapłaty została uiszczona i jednocześnie świadczenie zostało zrealizowane w tym samym miesiącu, wystarczy jedna faktura – nie trzeba dokumentować przedpłaty osobno.

Doręczenie faktury a jej „wystawienie”

Istotna interpretacja została zaprezentowana przez Wojewódzki Sąd Administracyjny w Opolu (wyrok z 23 maja 2018 r., I SA/Op 71/18), według którego przez „wystawienie” faktury należy rozumieć także jej doręczenie kontrahentowi. Samo wygenerowanie dokumentu, ale bez jego przekazania nabywcy, nie spełnia wymogów ustawowych. Oznacza to, że podatnik powinien zadbać o skuteczne dostarczenie faktury – w formie papierowej lub elektronicznej – do drugiej strony transakcji.

Wystawienie faktury przez podatnika zwolnionego z VAT

Podatnicy korzystający ze zwolnienia podmiotowego (do 200 tys. zł rocznego obrotu) lub przedmiotowego (z tytułu charakteru świadczonych usług) nie są zobligowani do wystawiania faktur przy każdej sprzedaży. Jednak nawet w ich przypadku istnieją sytuacje, gdy faktura musi zostać wystawiona, zwłaszcza na żądanie nabywcy.

W praktyce oznacza to, że podatnik zwolniony z VAT nie musi wystawiać faktury, jeśli sprzedaje towar lub świadczy usługę na rzecz osoby fizycznej i nie pojawi się wyraźne żądanie dokumentu. Ale gdy kontrahent poprosi o fakturę – przedsiębiorca musi ją udostępnić w terminie określonym w ustawie.

Elementy faktury wystawianej przez podatnika zwolnionego z VAT

W przypadku dobrowolnego wystawienia faktury przez podatnika zwolnionego, dokument powinien zawierać określone elementy, w tym:

• datę wystawienia,
• numer faktury,
• dane sprzedawcy i nabywcy,
• nazwę towaru lub usługi,
• jednostkę miary i ilość,
• cenę jednostkową,
• łączną kwotę należności,
• podstawę prawną zwolnienia z VAT (np. art. 113 ust. 1 ustawy o VAT).

Zasady te wynikają z Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur.

Żądanie wystawienia faktury przez nabywcę

Zgodnie z art. 106b ust. 3 ustawy o VAT, każda osoba fizyczna ma prawo żądać wystawienia faktury za towar lub usługę – także w sytuacji, gdy sprzedawcą jest przedsiębiorca korzystający ze zwolnienia z VAT. Warunkiem jest jednak zgłoszenie takiego żądania w ciągu trzech miesięcy od końca miesiąca, w którym zrealizowano transakcję.

Na żądanie nabywcy faktura musi być wystawiona:

• najpóźniej 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu transakcji – jeśli żądanie zgłoszono do końca miesiąca, w którym miała miejsce sprzedaż,
• w terminie 15 dni od daty żądania – jeśli zostało ono zgłoszone później.

Faktura do paragonu – kiedy można ją wystawić?

Wystawienie faktury do paragonu jest możliwe, ale tylko wtedy, gdy na paragonie znajduje się NIP nabywcy. Przepis ten obowiązuje od stycznia 2020 roku i jego celem jest uszczelnienie systemu podatkowego, szczególnie w zakresie rozliczania sprzedaży między przedsiębiorcami.

W praktyce oznacza to, że jeżeli klient nie podał swojego NIP-u w momencie zakupu, sprzedawca nie może wystawić później faktury do takiego paragonu – nawet na żądanie. To ważne ograniczenie, które ma szczególne znaczenie w handlu detalicznym i gastronomii.

Faktura a działalność bez rejestracji

Od 2018 roku osoby fizyczne mogą prowadzić tzw. działalność nierejestrowaną, jeśli ich miesięczne przychody nie przekraczają 50% minimalnego wynagrodzenia. Mimo że nie mają statusu przedsiębiorcy, mogą one wystawiać faktury – zarówno z VAT, jak i bez VAT – zależnie od tego, czy są zarejestrowane jako podatnicy VAT.

W przypadku działalności nierejestrowanej obowiązują te same zasady fakturowania co dla przedsiębiorców zwolnionych z VAT. W sytuacji otrzymania zapłaty lub na żądanie klienta należy wystawić dokument sprzedaży – fakturę lub rachunek, zgodnie z przepisami ustawy o VAT oraz Prawa przedsiębiorców.

Sankcje za brak wystawienia faktury

Nieprzestrzeganie obowiązków fakturowych może skutkować nałożeniem sankcji przez organy podatkowe. Brak wystawienia faktury w terminie, niedoręczenie jej kontrahentowi lub wystawienie dokumentu niezgodnego z przepisami może prowadzić do:

• obowiązku zapłaty dodatkowego zobowiązania podatkowego,
• nałożenia grzywny (w przypadku odpowiedzialności karnej skarbowej),
• negatywnych konsekwencji w postaci odmowy odliczenia VAT przez kontrahenta.

Z tego względu niezwykle istotne jest prowadzenie rzetelnej dokumentacji sprzedażowej i bieżące monitorowanie zmian w przepisach.

Podsumowanie

Obowiązek wystawienia faktury dotyczy każdego przedsiębiorcy, który dokonuje sprzedaży na rzecz innego podatnika – krajowego lub zagranicznego. Fakturę należy wystawić do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu sprzedaży, choć w ustawie przewidziano pewne wyjątki. Zwolnienie z VAT nie wyklucza możliwości, a czasem wręcz nakłada obowiązek wystawienia faktury – szczególnie, gdy nabywca tego zażąda.

Faktura musi być również wystawiona na żądanie osoby fizycznej, nawet jeśli nie prowadzi działalności gospodarczej, pod warunkiem zgłoszenia żądania w odpowiednim terminie. Wystawienie faktury do paragonu możliwe jest wyłącznie wtedy, gdy paragon zawiera NIP nabywcy. Z kolei działalność nierejestrowana nie wyklucza prawa do wystawiania faktur – obowiązują tu podobne zasady, jak dla przedsiębiorców zwolnionych z VAT.

Znajomość przepisów fakturowych to obowiązek każdego przedsiębiorcy. Ich prawidłowe stosowanie pozwala uniknąć sankcji i zapewnia zgodność z prawem. Wsparcie księgowego lub doradcy podatkowego może być w tym zakresie nieocenione.

Data publikacji: 2025-08-27, autor: FakturaXL