Przedsiębiorcy wystawiają lub otrzymują faktury dokumentujące dokonywane operacje gospodarcze. Zgodnie z przepisami istnieje możliwość wystawienia jednej zbiorczej faktury, na której zostaną wykazane dostawy kilku towarów lub usług z jednym kontrahentem w tym samym miesiącu. Czym jest zbiorcza faktura korygująca i kto ma obowiązek jej sporządzenia?
Faktura jest dokumentem księgowym. Jak wskazuje art. 2 w pkt. 31 ustawy o VAT, faktura jako dokument może mieć postać:
papierową
elektroniczną
oraz musi zawierać dane wymagane w ustawie i przepisach wydanych na jej podstawie. Między innymi musi określać strony transakcji, cenę za sprzedany produkt lub wyświadczoną usługę, stawki podatku, wartość, a także sposób i termin płatności. Faktura dokumentuje dokonaną transakcję handlową. Na jej podstawie nabywca powinien zapłacić za otrzymany towar lub wykonaną usługę.
Obowiązkowo do wystawiania faktur VAT zobowiązani są podatnicy podatku od towarów i usług. Pozostali przedsiębiorcy prowadzący działalność nierejestrowaną lub zwolnieni z VAT nie muszą wystawiać faktur. Wystarczy, jeżeli udokumentują sprzedaż za pomocą paragonu lub rachunku. Jeżeli faktura VAT będzie zawierała błąd, to należy go poprawić. Błędy niewynikające z winy przedsiębiorcy poprawia się przez wystawienie faktury korygującej.
Faktura VAT może mieć formę faktury zbiorczej, czyli jeden dokument zawiera kilka, a nawet kilkanaście transakcji, które wystąpiły w tym samym miesiącu i dotyczyły tego samego kontrahenta. Główną zaletą faktury zbiorczej jest oszczędność czasu. Nie trzeba wystawiać oddzielnego dokumentu przy każdej transakcji dokonanej w danym miesiącu na rzecz tego samego kontrahenta.
Korekta faktury VAT
Faktury zawierające błędy wymagają sporządzenia korekty z poprawnymi danymi. Faktury korygujące wystawia się najczęściej wtedy, kiedy nabywca odstępuje od umowy i zwraca zakupiony towar. Korekta może zostać sporządzona do określonej części transakcji lub do całości. Można ją wystawić również w sytuacji, kiedy:
doszło do zmiany podstawy opodatkowania danej czynności, czyli zwiększa się lub zmniejsza podatek
nabywcy został udzielony rabat na zakupiony towar lub świadczoną usługę
trzeba poprawić błędne dane z faktury pierwotnej. Mogą to być zarówno dane księgowe jak i osobowe.
Faktura korygująca musi zostać odpowiednio oznaczona przez podanie nazwy „Faktura korygująca”, a w treści koniecznie musi znaleźć się numer dokumentu oraz przyczyna korekty. Kolejne, ewentualne faktury korygujące mogą być wystawiane już od poprawionych dokumentów, jeżeli nadal będą zawierały błędy.
Dane na fakturze korygującej
Jak wskazuje art. 106j ust. 2 i 3 ustawy o VAT na fakturze korygującej powinny znaleźć się niżej wymienione elementy, takie jak:
kolejny numer
data wystawienia
numer identyfikujący w KSeF fakturę, której dotyczy faktura korygująca pod warunkiem, że ma ona postać faktury ustrukturyzowanej
dane, które zawierała błędnie wystawiona faktura określone w art. 106e ust. 1 pkt 1 do 5 ustawy o VAT, czyli nazwa towaru/usługi, które obejmuje korekta
kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku oraz sprzedaży zwolnionej
prawidłowa treść korygowanych pozycji
oznaczenie „Faktura korygująca” lub „Korekta”
przyczyna korekty.
Jeżeli nabywcy zostanie udzielony rabat lub zostanie obniżona cena, to podatnik może wystawić fakturę korygującą na dostawę towarów lub świadczenie usług dotyczących jednego kontrahenta w danym okresie. Dodatkowo faktura korygująca powinna zawierać wskazanie okresu, za który został udzielony rabat lub nastąpiła obniżka ceny.
Czy faktura korygująca może być wystawiana zbiorczo?
Obowiązujące przepisy pozwalają na wystawianie zbiorczych faktur korygujących. Zbiorcza korekta może dotyczyć wszystkich transakcji, kilku lub jednej, które zostały udokumentowane na takiej fakturze. Faktury korygujące zbiorcze wystawia się z takich samych powodów jak zwykłe, pojedyncze faktury korygujące. Poprawki nanosi się między innymi z powodu zwrotu towaru, reklamacji świadczonej usługi, udzielonego rabatu, poprawy błędów rachunkowych itp.
Bardzo ważne jest, aby na zbiorczej fakturze korygującej umieścić numery wszystkich korygowanych faktur. Jeżeli poprawki dotyczą całości transakcji dokonanych na rzecz jednego kontrahenta w danym miesiącu, to możliwe jest wystawienie faktury korygującej w formie uproszczonej. Oznacza to, że na dokumencie nie muszą koniecznie zostać wymienione nazwy towarów lub usług, które obejmuje korekta.
Faktura zbiorcza na koniec miesiąca
Obecnie obowiązujące przepisy podatkowe pozwalają przedsiębiorcom na wystawienie jednej faktury zbiorczej na koniec miesiąca, która będzie wskazywała wszystkie transakcje w danym okresie zawarte z jednym kontrahentem.
Faktura zbiorcza powinna posiadać określone elementy takie jak:
data wystawienia, czyli w tym przypadku będzie to ostatni dzień miesiąca
daty poszczególnych transakcji, które miały miejsce w danym miesiącu.
Przedsiębiorca może umieścić na dokumencie wybraną ilość towarów lub usług. Jeżeli na jednym dokumencie nie zostaną uwzględnione wszystkie transakcje, to można umieścić je na innej fakturze zbiorczej lub na fakturze dokumentującej pojedynczą transakcję.
Faktura zbiorcza – dla kogo jest korzystna?
Z możliwości wystawiania faktur zbiorczych powinni przede wszystkim skorzystać przedsiębiorcy dokonujący regularnie takich samych transakcji działający między innymi w branży gastronomicznej w cateringu, gdzie podstawę działalności stanowią regularnie dostarczane do klientów gotowe posiłki. Fakturę zbiorczą mogą też wystawiać graficy oraz programiści wykonujący w miesiącu podobne zlecenia dla jednego kontrahenta.
Przykłady
PRZYKŁAD 1 Przedsiębiorca wystawił kontrahentowi fakturę. Dokument wymagał korekty w związku z błędem związanym ze sprzedażą. Po jakimś czasie okazało się, że wystawiona faktura korygująca również zawiera błędy i powinna zostać poprawiona. Czy przepisy dopuszczają możliwość wystawienia kolejnej faktury korygującej do już wcześniej wystawionej korekty?
Odpowiedź: Tak istnieje taka możliwość. Przedsiębiorca może wystawić fakturę korygującą do wcześniej sporządzonej faktury korygującej. Musi jednak pamiętać, że powinien nadać numer kolejnej fakturze korygującej i podać uzasadnienie wystawienia nowej korekty do wcześniej sporządzonej faktury korygującej.
PRZYKŁAD 2 Firma z branży gastronomicznej dostarcza regularnie do firmy budowlanej posiłki regeneracyjne dla pracowników. Dostawa posiłków odbywa się kilka razy w miesiącu. Firmy umówiły się na wystawienie raz w miesiącu jednej faktury zbiorczej na wszystkie posiłki.
PRZYKŁAD 3 Sporządzona faktura VAT zawiera 5 pozycji, z czego tylko 4 wymagają poprawki. Czy w tej sytuacji przedsiębiorca może wystawić uproszczoną fakturę korygującą?
Odpowiedź: Niestety nie ma takiej możliwości. Uproszczoną fakturę korygującą można wystawić tylko wtedy, kiedy wszystkie transakcje wymienione na fakturze pierwotnej wymagają poprawy.
Zbiorcze faktury korygujące – przykłady interpretacji sądu i organu podatkowego
Wojewódzki Sąd Administracyjny z Wrocławia w wyroku z dnia 29 października 2015 roku o sygn. akt I SA/Wr 1269/15 stwierdził między innymi, że:
Wypłata kontrahentowi bonusu warunkowego (premii pieniężnej) z tytułu osiągnięcia określonej wielkości sprzedaży lub terminowości regulowania należności stanowi rabat w rozumieniu art. 29 ust. 4 ustawy o podatku od towarów i usług, zmniejszający podstawę opodatkowania. Typowa premia pieniężna – która nie jest związana z żadnymi świadczeniami po stronie otrzymującego premię (należy się tylko za poziom zakupów bądź terminowość zapłat) – w istocie stanowi zbiorczy rabat. Powinna być więc udokumentowana przez wypłacającego premię zbiorczą fakturą korygującą. W tym przypadku jednak faktura zbiorcza, począwszy od 1 stycznia 2014 r., powinna zawierać wszystkie elementy, o których mowa w art. 106j ust. 3 ustawy o podatku od towarów i usług, tj. m.in. numery faktur korygowanych oraz daty ich wystawienia.
Z kolei Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w wydanej interpretacji indywidualnej z dnia 12 maja 2017 roku o sygn. 0112-KDIL1-3.4012.113.2017.1.KM stwierdził, że:
W przypadku wystawiania zbiorczych faktur korygujących dokumentujących udzielony klientowi rabat od obrotu (na podstawie zawartego porozumienia pomiędzy stronami) Wnioskodawca będzie mógł dla celów rozliczenia podatku VAT zastosować do przeliczenia waluty obcej na złotówki kurs waluty z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury korygującej.
Podsumowanie
Z reguły faktura zbiorcza wystawiana jest raz w miesiącu i dotyczy kilku lub kilkunastu transakcji z jednym kontrahentem dokonanych w danym miesiącu. Z kolei zbiorcza faktura korygująca służy do poprawiania błędów popełnionych na pierwotnych fakturach zbiorczych. Można ją wystawić tylko wtedy, kiedy wszystkie pozycje na fakturze wymagają poprawienia. Jeżeli chociaż jedna transakcja ujęta na dokumencie będzie poprawna, to nie ma możliwości wystawienia zbiorczej faktury korygującej. Dokument może zostać wystawiony w każdym momencie i koniecznie musi zawierać uzasadnienie korekty.
