Obowiązek zawarcia umowy w formie pisemnej
Podstawową zasadą jest konieczność zawarcia z cudzoziemcem umowy w formie pisemnej przed dopuszczeniem go do pracy. Obowiązek ten wynika z art. 5 ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Powierzenie pracy cudzoziemcowi bez uprzedniego podpisania pisemnej umowy jest nielegalne i naraża podmiot zatrudniający na karę grzywny w wysokości od 3000 zł do 50 000 zł.
Wyjątek od tej zasady dotyczy ściśle określonych przypadków, takich jak powierzenie cudzoziemcowi pełnienia funkcji w zarządzie osoby prawnej wpisanej do rejestru przedsiębiorców KRS, w spółce kapitałowej w organizacji, reprezentowania spółki komandytowej lub komandytowo-akcyjnej, prowadzenia spraw takiej spółki albo pełnienia funkcji prokurenta. W tych sytuacjach podpisanie umowy nie jest wymagane.Umowa w języku polskim – kiedy to wystarczy?
Jeżeli cudzoziemiec posługuje się językiem polskim w stopniu umożliwiającym zrozumienie treści umowy, dopuszczalne jest sporządzenie umowy wyłącznie w języku polskim. W takim przypadku nie powstają dodatkowe obowiązki związane z tłumaczeniem dokumentu, o ile nie ma wątpliwości co do znajomości języka przez cudzoziemca.
W praktyce warto jednak zachować ostrożność. W razie kontroli to na podmiocie zatrudniającym spoczywa ciężar wykazania, że cudzoziemiec rozumiał treść podpisywanej umowy. Brak jasności w tym zakresie może rodzić ryzyko zakwestionowania prawidłowości dopełnienia obowiązków.Umowa w języku polskim a cudzoziemiec nieznający języka
Jeżeli umowa została sporządzona w języku polskim, a cudzoziemiec nie posługuje się tym językiem, ustawodawca nałożył na podmiot powierzający pracę dodatkowy obowiązek. Przed podpisaniem umowy należy przedstawić cudzoziemcowi jej treść na piśmie w wersji dla niego zrozumiałej, czyli w języku, którym faktycznie się posługuje.
Taka wersja językowa umowy nie musi być tłumaczeniem przysięgłym, jednak powinna wiernie oddawać treść dokumentu podpisywanego w języku polskim. Dokument ten należy przechowywać przez cały okres wykonywania pracy przez cudzoziemca, a także przez 2 lata licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek prawny uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że inne przepisy przewidują dłuższy okres archiwizacji dokumentacji pracowniczej.
Niedopełnienie obowiązku przedstawienia cudzoziemcowi umowy w zrozumiałej dla niego wersji językowej jest wykroczeniem zagrożonym karą grzywny od 1000 zł do 3000 zł.Umowa sporządzona w języku obcym
Dopuszczalne jest również sporządzenie umowy z cudzoziemcem w języku obcym. Rozwiązanie to bywa często wybierane w przypadku pracowników, którzy nie znają języka polskiego lub znają go w niewystarczającym stopniu. Należy jednak pamiętać, że taki wybór wiąże się z kolejnymi obowiązkami formalnymi.
Jeżeli umowa została sporządzona w języku obcym, musi zostać przetłumaczona na język polski przez tłumacza przysięgłego wpisanego na listę tłumaczy przysięgłych prowadzoną przez Ministra Sprawiedliwości. Tylko takie tłumaczenie jest uznawane za prawnie skuteczne na potrzeby kontroli oraz postępowań prowadzonych przez organy administracji.
Tłumaczenie przysięgłe na język polski należy przechowywać przez cały okres wykonywania pracy przez cudzoziemca oraz przez 2 lata od końca roku kalendarzowego, w którym umowa uległa rozwiązaniu lub wygasła, o ile inne przepisy nie nakładają dłuższego obowiązku archiwizacji.Wybór języka umowy – aspekty praktyczne
Decyzja o tym, w jakim języku sporządzić umowę z cudzoziemcem, powinna być poprzedzona analizą praktyczną. Umowa w języku polskim jest rozwiązaniem prostszym organizacyjnie, ale tylko wtedy, gdy cudzoziemiec rzeczywiście rozumie jej treść lub zostanie mu przedstawiona pisemna wersja w zrozumiałym języku. Umowa w języku obcym zwiększa przejrzystość dla cudzoziemca, lecz generuje koszty i obowiązek sporządzenia tłumaczenia przysięgłego.
Niezależnie od wybranego wariantu, kluczowe znaczenie ma udokumentowanie dopełnienia wszystkich obowiązków. To właśnie dokumentacja jest podstawą oceny legalności zatrudnienia w razie kontroli Państwowej Inspekcji Pracy lub Straży Granicznej.Podsumowanie
Zatrudnienie cudzoziemca zawsze wymaga zachowania formy pisemnej umowy przed rozpoczęciem pracy, z nielicznymi wyjątkami przewidzianymi w ustawie. Umowa może zostać sporządzona w języku polskim lub obcym, jednak wybór języka determinuje dodatkowe obowiązki po stronie podmiotu powierzającego pracę. Brak pisemnej umowy lub niedopełnienie obowiązków związanych z jej zrozumiałością i tłumaczeniem wiąże się z ryzykiem dotkliwych sankcji finansowych. Dlatego prawidłowe określenie języka umowy oraz właściwe przygotowanie dokumentacji stanowią jeden z fundamentów legalnego i bezpiecznego zatrudniania cudzoziemców w Polsce.
Data publikacji: 2026-02-02, autor: FakturaXL
