Wystawienie faktury VAT jest podsumowaniem dokonanej sprzedaży towarów lub świadczenia usług. Faktura powinna być wystawiona w określonym terminie. Większość przedsiębiorców wystawia ją niemal natychmiast po zakończonej dostawie lub usłudze. Chcą w ten sposób uzyskać szybką zapłatę. Data wystawienia faktury ma znaczenie w przypadku rozliczania podatku VAT. Czasami liczy się nawet 1 dzień.
faktura wystawiona 30 września oznacza, że podatek za wrzesień i III kwartał roku trzeba będzie zapłacić w terminie do 20 i 25 października
faktura wystawiona jeden dzień później, 1 października zobowiązuje do zapłaty podatku za październik do 20 i 25 listopada lub za IV kwartał do 20 i 25 stycznia roku następnego.
Zgodnie z przepisami, dokument należy wystawić w terminie do 15 dni licząc od końca miesiąca, w którym została wykonana usługa lub dostarczony towar. Dopuszcza się również wystawienie jej do 30 dni przed tym terminem. Podatek dochodowy wynikający z faktury należy rozliczyć w okresie przypadającym na datę sprzedaży dostarczenia towaru lub wykonania usługi. Pod uwagę nie jest brana data wystawienia dokumentu.
Obowiązkowe i opcjonalne elementy na fakturze
Obowiązujące w Polsce przepisy zawierają informację o elementach jakie powinna zawierać faktura, aby była zgodna z prawem.
Obowiązkowo na fakturze muszą znaleźć się niżej wymienione dane:
pełne dane o obu stronach transakcji (sprzedawcy i nabywcy), jak: imię i nazwisko lub nazwa firmy, adres
numery identyfikacyjne na potrzeby podatku (NIP dla przedsiębiorcy, a gdy klientem jest osoba prywatna, wtedy bez NIP)
data wystawienia i data sprzedaży, o ile jest inna niż data wystawienia
nazwa towaru lub usługi
ilość
cena netto
stawka VAT
kwota VAT
kwota brutto.
Przedsiębiorca wystawiając fakturę dla firmy powinien sprawdzić, czy taki kontrahent istnieje i czy jego dane są poprawne. W tym celu może skorzystać z wyszukiwarki firm połączonej z GUS, lub jeśli program na to pozwala to pobrać dane Nabywcy z bazy GUS (np. w programie Faktura XL).
Opcjonalnie faktura może zawierać takie dane jak:
nazwa dokumentu „Faktura VAT” lub „Faktura” (faktura jest uznana za fakturę nawet jeżeli nie posiada nazwy)
określenia „oryginał” i „kopia” (faktury wystawiane są w 2 egzemplarzach, ale nie muszą zawierać wymienionych określeń)
termin płatności i numer konta
podpisy i pieczątki firmowe nie są potrzebne.
Link do płatności online
to dość przydatna opcja, którą można zastosować w przypadku faktur elektronicznych. Umieszczamy go w e-mailu z plikiem. Takie działanie może przyspieszyć wykonanie przelewu.
Grafika na fakturze
Podatnik może wystawić fakturę wzbogaconą o pewne elementy graficzne. Przepisy pozwalają na ozdabianie faktur grafiką. W tym celu warto skorzystać z programów do fakturowania, które zawierają kilka rodzajów szablonów faktur do wyboru, a także umożliwiają wgranie własnego logo.
Wysyłka faktur drogą elektroniczną
Przepisy pozwalają na wysyłkę faktur drogą elektroniczną, przykładowo e-mailem bez konieczności pytania kontrahenta o zgodę. Akceptacja faktury elektronicznej przez klienta może być wyrażona np.: poprzez dokonanie płatności.
Czy faktury elektroniczne należy drukować?
Nie ma potrzeby drukowania faktur elektronicznych. W rozporządzeniu o fakturach elektronicznych jest zapis, że dokumenty wystawione w ten sposób mogą być przechowywane w dowolny sposób, np.: mogą być plikami elektronicznymi.
Anulowanie, czy korekta faktury
Czasami może dojść do sytuacji, że po wystawieniu faktury nie dochodzi do transakcji. W takim przypadku można: 1. usunąć fakturę z dokumentacji o ile nie została jeszcze wysłana do kontrahenta, a transakcja nie doszła do skutku 2. wystawić korektę z kwotą obniżoną do zera o ile nie doszło do transakcji, a faktura została już wysłana do klienta.
Rodzaje faktur
W obrocie gospodarczym oprócz standardowej faktury dostępne są inne rodzaje dokumentów:
Faktura zaliczkowa wystawiana jest po otrzymaniu przedpłaty (zaliczka, zadatek). Na jej podstawie rozlicza się jedynie VAT, bez podatku dochodowego. Dotyczy zarówno sprzedawcy jak i nabywcy
Faktura marża wystawiana jest między innymi w celu dokumentowania sprzedaży towarów używanych. Na jej podstawie nabywca nie może odliczyć podatku VAT, ale może ją wrzucić w koszty (kwota brutto)
Faktura korygująca (korekta) wystawiana jest w celu dokonania zmiany błędnie wystawionego elementu na fakturze pierwotnej. Po wysłaniu do nabywcy powinien on potwierdzić jej odbiór
Faktura proforma ma wygląd faktury chociaż nią nie jest. Dokumentu nie należy księgować, ani odliczać z niej VAT-u. Stanowi pewnego rodzaju zachętę do płatności i pokazuje jak będzie wyglądała wystawiona faktura standardowa. Traktowana jest jak forma reklamy.
