Często osoby zakładające jednoosobową działalność gospodarczą zadają sobie pytanie, czy koniecznie muszą posiadać firmowe konto bankowe. Formalnie nie ma takiego obowiązku, ale w niektórych przypadkach jest to konieczne.
Zgodnie z polskimi przepisami nie ma obowiązku zakładania rachunku firmowego przez osobę fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą.
Założenie konta bankowego było wymagane jedynie wtedy kiedy przedsiębiorca:
dokonywał lub przyjmował płatności związane z wykonywaną działalnością gospodarczą gdzie drugą stroną transakcji był inny przedsiębiorca
jeżeli jednorazowa wartość transakcji była równa lub przekraczała kwotę 15 000 euro.
W przepisach brak było zapisów, które nakładałyby na przedsiębiorcę obowiązek posiadania oddzielnego konta firmowego. Przedsiębiorca mógł wybrać, czy w prowadzonej działalności gospodarczej chce korzystać z konta firmowego, czy z prywatnego.
Rachunek firmowy dla przedsiębiorców
1 listopada 2019 roku w życie weszły nowe przepisy, które nałożyły na dużą część przedsiębiorców będących płatnikami VAT obowiązek posiadania oddzielnego konta firmowego. Powyższe dotyczy przedsiębiorców, którzy:
wartość transakcji jest równa lub przekracza 15 000 zł brutto.
Przedsiębiorcy, którzy spełniają wyżej wymienione warunki nie mają prawa rozliczać się za pomocą prywatnych rachunków bankowych. Zostali zobowiązani do założenia firmowego rachunku bankowego lub imiennego rachunku w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej. Zmianą zostali objęci również mikroprzedsiębiorcy, którzy do tej pory nie musieli być posiadaczami kont firmowych i przysługiwało im prawo do opłacania składek ZUS oraz podatków za pośrednictwem przekazów pocztowych. Do grupy tej zaliczają się też osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą objęte obowiązkowym mechanizmem podzielonej płatności. Dodatkowym obowiązkiem podatników jest konieczność zawiadomienia urzędu skarbowego o założeniu bankowego rachunku rozliczeniowego oraz imiennego rachunku w SKOK.
Split payment, a konto firmowe
Wymieniony obowiązek otwarcia i prowadzenia rachunku firmowego wiąże się z mechanizmem podzielonej płatności, który został wprowadzony 1 listopada 2019 roku. Obowiązek do jego stosowania mają przedsiębiorcy prowadzący działalność w określonych branżach. W związku z tym banki zostały zobowiązane do prowadzenia subkont dla podatku VAT na rachunkach firmowych. Przy mechanizmie podzielonej płatności kwota przelewu dzielona jest na kwotę netto, która trafia do bezpośredniego wykorzystania przez sprzedawcę oraz na wartość podatku VAT na założony przez bank rachunek VAT. Podatnik, który korzysta z rachunku prywatnego nie ma prawa do wykonywania przelewów w mechanizmie podzielonej płatności. Jeżeli nabywca towaru/usługi wykona przelew z zastosowaniem split payment na prywatny rachunek podatnika, to automatycznie otrzyma zwrot wpłaconych środków.
Jeżeli przedsiębiorcy nie zastosują się do nowych przepisów, a będą mieli obowiązek stosowania split payment, to może zostać na nich nałożona kara, w postaci sankcji podatkowych. Dodatkowe zobowiązanie może wynieść nawet 30% kwoty podatku należnego wskazanego na fakturze. Sankcja w takiej wysokości może być nałożona na nabywcę, który nie opłaci faktury w sposób właściwy, czyli za pomocą split payment. Dodatkowo jeżeli nabywca nie wywiąże się z obowiązku podzielonej płatności, pomimo, że faktura została prawidłowo oznaczona, to nie będzie mu przysługiwało prawo do zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów.
Rachunek firmowy – biała lista podatników VAT
Z dniem 1 września 2019 roku została udostępniona tzw. biała lista podatników VAT. Jest to wykaz podmiotów wpisanych, wykreślonych oraz przywróconych do rejestru VAT. Dzięki niej możliwa jest weryfikacja kontrahenta jako czynnego podatnika VAT. Jednocześnie za jej pomocą podatnik może potwierdzić właściwy numer firmowego rachunku bankowego. W wykazie nie figurują prywatne konta bankowe podatników pomimo, że są one wykorzystywane przez niektórych przedsiębiorców w działalności gospodarczej.
Obowiązek posiadania rachunku firmowego przez zagranicznych przedsiębiorców
Zagraniczni przedsiębiorcy są również zobligowani do posiadania rachunku firmowego. Zgodnie z ustawą o VAT rachunek VAT może też być prowadzony wyłącznie w walucie rodzimej. Transakcje sprzedaży towarów lub świadczenie usług na terytorium Polski możliwe jest jedynie za pośrednictwem kont firmowych w PLN.
Korzyści dla przedsiębiorcy z posiadania firmowego konta bankowego
Większość przedsiębiorców przy zakładaniu działalności gospodarczej otwiera firmowy rachunek bankowy. Posiadanie rachunku firmowego daje przedsiębiorcy szereg korzyści, takich jak między innymi:
możliwość podziału na transakcje firmowe i prywatne
kontrola przychodów i kosztów firmowych
przejrzystość finansów firmy
możliwość zaliczenia wydatków związanych z prowadzeniem konta do kosztów uzyskania przychodów
ochrona transakcji prywatnych jeżeli dojdzie do kontroli skarbowej.
