Data wystawienia faktury w KSeF, termin płatności, a tryb offline
W przepisach dotyczących obowiązkowego KSeF brak jest jednoznacznych postanowień odnoszących się do daty wystawienia faktury ustrukturyzowanej, np. jaka data obowiązuje w przypadku dokumentów wystawianych w trybie offline. Zasadniczo, jeżeli chodzi o terminy płatności za faktury, to najczęściej liczy się je od daty wystawienia dokumentu.
Dlaczego określenie daty wystawienia faktury jest tak ważne?
Jak stanowi art. 106na ust. 1 i 3 ustawy o podatku od towarów i usług faktura ustrukturyzowana zostaje uznana za wystawioną w tym samym dniu, w którym została przesłana do KSeF. Dzień, w którym fakturze zostanie przydzielony numer identyfikujący ją w systemie KSeF jest dniem, w którym została ona przesłana do systemu. Za datę otrzymania faktury przez nabywcę uważa się dzień przydzielenia jej numeru identyfikującego. Prawidłowe określenie daty sporządzenia faktury ma istotne znaczenie między innymi podczas weryfikacji terminu wystawienia. W przypadku faktur sporządzanych w KSeF, to termin wystawienia dokumentu w systemie nie powinien wywoływać żadnych sporów. Tak więc można założyć, że data wystawienia faktury, którą podatnik wskazał w polu P1 jej struktury logicznej jest taka sama co data przesłania faktury do systemu. W sytuacji gdyby data przesłania do KSeF była późniejsza od daty wskazanej na fakturze przez podatnika w polu P1, to wtedy należy uznać, że faktura została wystawiona w trybie offline24. W tej sytuacji za datę wystawienia dokumentu należy przyjąć datę podaną przez podatnika na fakturze w polu P1, a nie datę, w której dokument został przesłany do KSeF. Tryb offline24 umożliwia wystawianie faktur z późniejszą datą w sytuacji, kiedy np. system uległ awarii. W takiej sytuacji podatnik nie poniesie kary za opóźnioną wysyłkę do KSeF. Podatnik wystawiając fakturę online posiada możliwość wskazania w treści w polu P1 dowolnej, wcześniejszej daty wystawienia, a to może oznaczać, że taka data nie będzie w pełni wiarygodna.
PRZYKŁAD Przedsiębiorca sprzedał towar do firmy budowlanej. Transakcja została potwierdzona umową i udokumentowana fakturą, która została wysłana do KSeF 10 czerwca 2026 roku. Natomiast w polu P1 podatnik wskazał datę 5 maj 2026 roku. Zgodnie z zasadami obowiązującymi w trybie offline24 faktura została uznana za wystawioną w dniu 5 maja 2026 roku, chociaż została ona wysłana do KSeF dopiero 10 czerwca 2026 roku. Nabywca otrzymał fakturę w dniu 10 czerwca 2026 roku, czyli w późniejszym terminie. Na dokumencie został określony termin płatności 7 dni licząc od daty wystawienia faktury, czyli od 5 maja 2026 r. Zgodnie z zapisami umowy sprzedawca może naliczać odsetki za każdy dzień opóźnienia w zapłacie. Obecnie, jeżeli taka sytuacja ma miejsce, to nabywca może wystąpić o wydanie duplikatu faktury z powodu nieotrzymania dokumentu. Jednak w KSeF nie została przewidziana taka możliwość.
Krajowy System e-Faktur miał w założeniu eliminować powyższe sytuacje, ale wprowadzenie systemu offline24 zakłóciło te zasady. Tak więc aby zmniejszyć ryzyko, bezpieczniej będzie określać dłuższy termin zapłaty np.: 14-dniowy licząc od daty wystawienia faktury ustrukturyzowanej, czyli od dnia wysyłki faktury do KSeF. W ten sposób można rozwiązać problem wystawiania faktur w trybie offline, kiedy system jest niedostępny. W przypadku faktur w trybie awaryjnym podatnicy nie muszą otrzymywać ich przez KSeF, co dla wystawców faktur może okazać się niekorzystnym rozwiązaniem z uwagi na konieczność wyliczania terminu zapłaty licząc od wysyłki do KSeF.
