Obowiązek korzystania z KSeF – harmonogram wdrożenia
Rządowy projekt nowelizacji ustawy o VAT przewiduje wprowadzenie obowiązku wystawiania faktur wyłącznie za pośrednictwem KSeF; przepisy mają wejść w życie etapami:- od 1 lutego 2026 r. – dla dużych podatników,
- od 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych przedsiębiorców.
- do końca 2026 r. mikroprzedsiębiorcy, których miesięczna sprzedaż fakturowana nie przekracza 10 000 zł, będą mogli nadal wystawiać faktury elektroniczne poza KSeF oraz faktury papierowe,
- do końca 2026 r. nie będą stosowane kary za nieprzestrzeganie obowiązku fakturowania w KSeF.
Prawo do odliczenia VAT mimo wystawienia faktury poza KSeF
Jednym z podstawowych filarów systemu VAT w Unii Europejskiej – i tym samym w Polsce – jest zasada neutralności podatku VAT. Oznacza ona, że przedsiębiorcy prowadzący działalność opodatkowaną mają prawo do odliczenia podatku naliczonego od zakupów związanych z tą działalnością, o ile spełnione są określone warunki ustawowe.
Podstawą prawną prawa do odliczenia VAT są art. 86 ust. 1 oraz art. 88 ustawy o VAT; kluczowe warunki to:- nabycie towarów lub usług przez podatnika VAT czynnego,
- przeznaczenie ich do czynności opodatkowanych,
- brak zaistnienia przesłanek wyłączających odliczenie, wskazanych w art. 88.
Stanowisko organów podatkowych
Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 4 marca 2025 r. (0114-KDIP1-3.4012.838.2024.1.MPA) jednoznacznie potwierdza, że wystawienie faktury poza KSeF – nawet wbrew obowiązkowi – nie pozbawia nabywcy prawa do odliczenia podatku, jeśli spełnione są pozostałe ustawowe warunki. Zgodnie z tą interpretacją:
Wystawienie faktury bez użycia KSeF nie powoduje, że dokument ten nie stanowi dowodu istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego.
Również w innych interpretacjach organ potwierdza tę linię orzeczniczą, jak chociażby w sytuacji zastosowania błędnego kursu waluty (interpretacja z 1 kwietnia 2025 r., 0114-KDIP1-3.4012.225.2025.1.LM) oraz w przypadku błędnej stawki VAT (interpretacja z 8 lutego 2024 r., 0112-KDIL1-3.4012.556.2023.2.KK).
W obu przypadkach podkreślono, że błędy techniczne czy formalne – o ile nie mieszczą się w negatywnym katalogu art. 88 ustawy o VAT – nie mogą skutkować utratą prawa do odliczenia podatku.Praktyczne konsekwencje dla przedsiębiorców
Z perspektywy nabywcy towarów lub usług najważniejsze pozostaje potwierdzenie spełnienia podstawowych warunków odliczenia. Otrzymanie faktury wystawionej poza KSeF – nawet jeśli narusza ona obowiązek po stronie wystawcy – nie wyklucza prawa do odliczenia VAT, o ile transakcja jest rzeczywista, a zakupy są wykorzystywane do działalności opodatkowanej.
Jednocześnie warto mieć na uwadze, że organy podatkowe mogą bardziej szczegółowo analizować faktury wystawione poza KSeF oraz przedsiębiorcy powinni weryfikować, czy ich dostawcy są objęci obowiązkiem korzystania z KSeF i czy wystawiają faktury zgodnie z nowymi przepisami.Jak przygotować się do KSeF?
Zanim obowiązek korzystania z KSeF stanie się powszechny, warto:- zadbać o aktualizację systemów księgowych,
- wdrożyć integrację z KSeF (można korzystać np. z platform takich jak firmly, która umożliwia wystawianie faktur i generowanie plików JPK bezpośrednio z przeglądarki),
- przeszkolić personel w zakresie nowych procedur fakturowania.
Podsumowanie
Choć Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowy od 2026 roku, wystawienie faktury poza systemem – nawet niezgodnie z przepisami – nie pozbawia nabywcy prawa do odliczenia VAT, jeśli spełnione są wszystkie ustawowe warunki. Kluczowe znaczenie ma rzeczywistość gospodarcza transakcji oraz przeznaczenie zakupów do działalności opodatkowanej. Niemniej jednak, już dziś warto rozpocząć przygotowania do KSeF, by uniknąć problemów i ewentualnych sporów z administracją skarbową.
Data publikacji: 2025-07-25, autor: FakturaXL
