KSeF: Awaryjne wystawienie faktury w trybie offline
Od 2026 roku faktury VAT będą wystawiane online w systemie KSeF. Od 1 lutego 2026 roku obowiązkiem zostaną objęci przedsiębiorcy osiągający obrót powyżej 200 mln zł. Natomiast od 1 kwietnia 2026 roku pozostałe podmioty. Dokumenty będą przesyłane do Krajowego Systemu e-Faktur w czasie rzeczywistym. Dodatkowo w sytuacji wystąpienia określonych okoliczności w postaci problemów technicznych lub awarii systemu będzie można korzystać z trybu offline24.
Wprowadzenie obowiązkowego KSeF – czy jest się czego obawiać?
Większość przedsiębiorców niepotrzebnie obawia się wprowadzenia KSeF. Boją się między innymi sytuacji, w których wystąpią problemy techniczne zarówno te wynikające z systemu lub z winy samych użytkowników w związku z którymi z powodu niewywiązania się z obowiązku mogłaby zostać nałożona na nich kara. Aby tak się nie stało ustawodawca przewidział pewne rozwiązania, które mają za zadanie zapobiec takim niemiłym sytuacjom. Rozwiązania, które będzie można zastosować zostały udostępnione w ustawie o VAT w zakresie stosowania KSeF. Przewidzianych jest kilka trybów, które będą mogły być stosowane, jeżeli wystąpią jakiekolwiek problemy w działaniu systemu uniemożliwiające wystawianie i przesyłanie e-faktur. Jeżeli wystąpi:
awaria zwykła – zastosowanie ma art. 106nh ustawy o VAT
awaria ogłoszona w mediach – zastosowanie ma art. 106ne ustawy o VAT
system będzie niedostępny – zastosowanie ma art. 106nh ustawy o VAT.
Dodatkowo podatnicy uzyskają możliwość wystawiania i przesyłania faktur do KSeF w trybie offline24. Rozwiązanie stosowane będzie w sytuacji, kiedy np.: wystąpią trudności w wystawianiu i przesyłaniu faktur do systemu w czasie rzeczywistym, np. w związku z awarią systemu lub wystąpieniem braku Internetu bądź specyfika działalności przedsiębiorcy będzie zasadna, aby móc stosować taki tryb. Dzięki temu w zasadzie każdy podatnik otrzyma możliwość korzystania z trybu offline24 na co dzień.
Tryb offline24 – co oznacza? Faktury udostępniane w KSeF
Tryb offline24 pozwala wystawiać faktury zgodnie ze wzorem faktury ustrukturyzowanej, który udostępniło Ministerstwo Finansów. Faktura wystawiona w systemie powinna zostać niezwłocznie przesłana do KSeF w terminie nie późniejszym niż następnego dnia roboczego po jej wystawieniu. Tryb offline został opracowany i wprowadzony w związku z występującymi obawami podatników, że dokumenty, które będą przesyłane do KSeF z powodu wystąpienia nieprzewidzianych zdarzeń nie zostaną odebrane w czasie rzeczywistym. Gdyby taka sytuacja zaistniała, to nabywca mógłby nie otrzymać faktury w czasie, w którym doszło do transakcji, co znacznie utrudniłoby i spowolniło prowadzenie działalności wielu firmom. Stosowanie trybu offline24 nie będzie obowiązkowe co oznacza, że będzie można z niego korzystać na zasadzie dobrowolności, ale z uwagi na korzyści wynikające z tego rozwiązania warto rozważyć taką możliwość.
Tryb offline24 przydatny będzie zwłaszcza w wtedy, kiedy:
nie będzie możliwe wystawianie faktur online np. z powodu braku dostępu do Internetu
dokumenty będą sporządzane dla podmiotów niezarejestrowanych do VAT, nieposiadających numeru VAT, kontrahentów i konsumentów zagranicznych oraz podmiotów zwolnionych w procedurze SME.
Faktury wystawiane w trybie offline24:
posiadają strukturę logiczną XML
nie są przesyłane do KSeF w czasie rzeczywistym
podatnik ma obowiązek przesłać dokumenty do KSeF w terminie 1 dnia roboczego licząc od daty wystawienia.
Polski nabywca będący podatnikiem VAT może otrzymać fakturę VAT wystawioną w trybie offline24 tylko w systemie KSeF. W związku z tym moment powstania prawa do odliczenia u nabywcy ustala się na dzień, w którym został przydzielony numer identyfikujący fakturę w KSeF.
Tryby offline –rodzaje i terminy
W niektórych sytuacjach będą uruchamiane różne rodzaje trybów offline. Dostępny będzie:
tryb offline24 – dostępny bez ograniczeń dla wszystkich podatników VAT. Uruchamiany w przypadku wystąpienia problemów technicznych. Faktury nadal wystawiane będą w formie elektronicznej i będą zgodne ze strukturą FA(3)
tryb offline – uruchamiany, kiedy system jest niedostępny w związku z zaplanowanymi pracami serwisowymi, które ogłaszane są przez Ministra Finansów. Dostępny dla wszystkich podatników. Można z niego korzystać do momentu przywrócenia wszystkich funkcji
tryb awaryjny – uruchamiany w przypadku wystąpienia niezaplanowanych awarii ogłaszanych w biuletynie przez Ministerstwo Finansów i w oprogramowaniu interfejsowym. Dzięki niemu firma może działać bez przerwy
awaria całkowita – występuje w sytuacjach nadzwyczajnych, np.: zagrożenie bezpieczeństwa kraju, zagrożenie dla infrastruktury krytycznej. Komunikaty o zagrożeniach będą pojawiały się w środkach społecznego przekazu. Umożliwia wystawianie faktur papierowych.
Terminy przesłania faktur do KSeF są różne i zależą od rodzaju trybu offline. Obowiązują następujące terminy:
tryb offline24 –faktury przesyła się najpóźniej następnego dnia roboczego licząc od daty wystawienia dokumentu
tryb offline – przy niedostępności systemu faktury powinny zostać przesłane następnego dnia roboczego po zakończonym okresie niedostępności systemu
tryb awaryjny – podatnicy mają 7 dni roboczych licząc od dnia zakończenia awarii na przesłanie faktur
awaria całkowita – podatnicy zwolnieni są z obowiązku przesłania faktur do systemu.
We wszystkich trybach offline istnieje możliwość wystawiania faktur korygujących, ale najpierw wymaga się, aby podatnik przesłał do KSeF fakturę pierwotną w celu uzyskania numeru identyfikującego. W przypadku trybu awaryjnego stosowane są specjalne zasady, np. wystawca faktury może udostępnić dokument nabywcy poza systemem KSeF w sposób z nim uzgodniony.
Tryb offline24 – przykłady sytuacji, w których można z niego korzystać
Z zasady tryb offline24 dostępny jest bez ograniczeń i mogą z niego korzystać wszyscy podatnicy VAT, kiedy wystąpią konkretne sytuacje:
brak połączenia internetowego
system KSeF działa z opóźnieniem lub wolno
specyfika działalności uzasadnia do zastosowania takiego trybu.
Tryb offline24 uruchamia się automatycznie wtedy, kiedy planowane są prace serwisowe w KSeF ogłaszane przez Ministra Finansów. Wszyscy podatnicy mogą wtedy korzystać z niego aż do momentu przywrócenia wszystkich funkcji w systemie.
Tryb offline24 – faktury udostępniane poza KSeF
Zgodnie z art. 106nda ust. 6 ustawy o VAT:
faktura wystawiona w trybie offline24 i udostępniona poza systemem KSeF musi zostać oznaczona dwoma kodami QR
faktura ustrukturyzowana przesłana do KSeF w czasie rzeczywistym udostępniona poza systemem musi zawierać jeden kod weryfikujący.
Kody, którymi będą oznaczane faktury wystawiane w trybie offline poza KSeF oznaczają:
kod QR weryfikujący – pozwala uzyskać dostęp do faktury w KSeF oraz umożliwia weryfikację danych, które zostały umieszczone na fakturze. Kod musi zawierać elementy określone w rozporządzeniu w sprawie korzystania z KSeF. Pod kodem musi znaleźć się oznaczenie „OFFLINE”
kod QR zapewniający autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury – kod musi zawierać elementy wskazane w rozporządzeniu i powinien zawierać oznaczenie „CERTYFIKAT”.
Umieszczenie kodów QR na fakturze oznacza, że jest ona prawidłowym dokumentem księgowym.
Autentyczność faktury – czym jest certyfikat KSeF?
Podatnik, który będzie wystawiał fakturę w nowym trybie offline24 musi pobrać certyfikat KSeF. Certyfikat służy do potwierdzania tożsamości wystawcy faktury i jest wymagany podczas wystawiania faktur poza systemem KSeF. Dokumenty, które będą wystawiane w trybie offline24 i tylko w systemie KSeF nie będą musiały być oznaczane kodami QR. Certyfikat będzie mógł być pobrany po uwierzytelnieniu użytkownika w systemie na podstawie nadanych mu uprawnień.
Certyfikat KSeF:
umożliwia generowanie kodów QR
jest gwarancją autentyczności pochodzenia faktury i nienaruszalności jej treści dla faktur udostępnianych poza systemem KSeF.
Kod QR umieszczony na fakturze daje nabywcy gwarancję na wiarygodny i prawidłowo wystawiony dokument.
Data wystawienia i otrzymania faktury sporządzonej w trybie offline24
Art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT i art. 106nda ust. 10 ustawy o VAT wskazują, że w przypadku faktur wystawianych w trybie offline24 za datę wystawienia dokumentu uznawana jest data wskazana na fakturze przez jej wystawcę. Za fakturę wystawioną w trybie offline24 uważa się też fakturę ustrukturyzowaną wystawioną online, jeżeli data jej przesłania do KSeF będzie późniejsza od daty wskazanej przez podatnika na tej fakturze. Za datę wystawienia takiej faktury uważa się datę wskazaną na fakturze. W projekcie ustawy zmieniającej znalazł się zapis mówiący, że do zmiany statusu faktury na offline24 może dojść tylko w systemie. Jeżeli nabywcą faktury jest:
przedsiębiorca krajowy posługujący się NIP – za datę otrzymania faktury uważa się datę przydzielenia numeru w KSeF
podmiot nieposługujący się numerem NIP na potrzeby wystawienia faktury będący innym podmiotem niż zarejestrowany na potrzeby podatku, również podmiot zagraniczny lub podmiot korzystający ze zwolnienia w procedurze SME – za datę otrzymania faktury uważa się datę faktycznego otrzymania faktury.
