Począwszy od 2026 roku wszyscy przedsiębiorcy zostaną zobligowani do wystawiania faktur w systemie KSeF. W związku z tym potrzebny będzie dostęp do systemu. Jednak nie trzeba będzie koniecznie zakładać oddzielnego konta. Najważniejsza jest autoryzacja przedsiębiorcy i nadane mu uprawnienia. Przede wszystkim chodzi o zachowanie wysokiego poziomu bezpieczeństwa.
Osoba, która chce uzyskać dostęp do KSeF może to zrobić na kilka sposobów przez:
złożenie formularza ZAW-FA w formie papierowej – spółki nieposiadające kwalifikowanej pieczęci z nr NIP. We wniosku należy wskazać osobę, która otrzyma wstępne uprawnienia do zarządzania uprawnieniami i będzie mogła nadawać online kolejne uprawnienia. Po otrzymaniu uprawnień będzie mogła logować się za pomocą Profilu Zaufanego lub z wykorzystaniem numeru NIP firmy
wykorzystanie kwalifikowanej pieczęci elektronicznej z numerem NIP – spółka otrzymuje bezpośredni dostęp do KSeF bez konieczności składania wniosku ZAW-FA
logowanie osoby fizycznej – możliwość dostępna przy użyciu Profilu Zaufanego, podpisu kwalifikowanego opatrzonego numerem PESEL/NIP lub podpisu osobistego za pomocą e-dowodu
jednoosobowe działalności gospodarcze lub osoby fizyczne – nie trzeba składać formularza ZAW-FA. Wyjątkiem jest zgłoszenie odcisku podpisu kwalifikowanego bez numeru PESEL/NIP
autoryzację w obecnie obowiązującej aplikacji KSeF – możliwość wygenerowania tokenu w celu integracji systemu handlowego lub księgowego. Po połączeniu z KSeF będzie można wystawiać i pobierać faktury w portalu bez uwierzytelniania za każdy raz, kiedy będzie potrzeba wejścia do KSeF.
Od 1 listopada dostępna jest nowa metoda uwierzytelniania za pomocą certyfikatu KSeF.
W jaki sposób będzie można korzystać z systemu KSeF?
Dla przedsiębiorców zostały przewidziane dwa sposoby, które umożliwią im korzystanie z KSeF:
przez oprogramowanie księgowe zintegrowane z KSeF
przez bezpłatną Aplikację Podatnika KSeF udostępnioną przez Ministerstwo Finansów.
Każdy z powyższych sposobów będzie umożliwiał wystawienie faktury ustrukturyzowanej i wysłanie jej do KSeF.
Co oznacza uwierzytelnienie przedsiębiorcy?
Wejście do systemu KSeF i wystawianie faktur musi zostać poprzedzone uwierzytelnieniem przedsiębiorcy. Czynność ta pozwala zachować wysoki poziom bezpieczeństwa. Uwierzytelnienie ma na celu oprócz zapewnienia bezpieczeństwa danych zapewnić kontrolę dostępu oraz ma chronić przed nieuprawnionym wykorzystaniem platformy księgowej. Potwierdzenie tożsamości, to sygnał dla systemu, że faktury wystawiane są przez uprawniony podmiot. Osoby mające uprawnienia do KSeF mogą bez problemu wystawiać i odbierać e-faktury oraz zarządzać uprawnieniami, które zostały przypisane do konta lub firmy.
Uwierzytelnianie w KSeF za pomocą certyfikatów
Nową metodą stosowaną do uwierzytelniania przedsiębiorcy w KSeF będą certyfikaty. Certyfikaty KSeF mają służyć do elektronicznego poświadczania tożsamości posiadacza. Będą pełniły podobną rolę co certyfikaty kwalifikowane. Certyfikaty KSeF mają w przyszłości zastąpić tokeny. Za pomocą nowej metody uwierzytelniania będą mogły weryfikować swoją tożsamość zarówno osoby fizyczne jak i przedsiębiorcy pod warunkiem, że certyfikat zostanie wydany na daną osobę fizyczną na podstawie nr NIP lub PESEL lub na dany podmiot niebędący osobą fizyczną, np. na spółkę.
Od 1 listopada certyfikaty KSeF będą zwiększały bezpieczeństwo systemu poprzez możliwość:
uwierzytelniania w systemie KSeF
potwierdzania tożsamości wystawcy faktury
realizowania operacji w trybie offline, awaryjnym bądź przy braku dostępności systemu
umożliwienia wygenerowania w aplikacji do faktur użytkownika, kodu QR.
Jak uzyskać certyfikat KSeF?
Certyfikat KSeF można uzyskać przez:
potwierdzenie tożsamości w KSeF – uwierzytelnienie podatnika lub osoby uprawnionej, np. za pomocą Profilu Zaufanego, podpisu kwalifikowanego lub pieczęci kwalifikowanej
złożenie wniosku o certyfikat KSeF w module MCU (Moduł Certyfikatów i Uprawnień).
Certyfikat KSeF będzie wydawany na 2 lata i będzie mógł być przypisany do osoby fizycznej lub podmiotu.
Terminy dotyczące certyfikatów KSeF:
od listopada 2025 roku – składanie wniosków
od 1 lutego 2026 roku – możliwość używania certyfikatu do uwierzytelniania oraz w trybach szczególnych
od 1 stycznia 2027 roku – certyfikat będzie obowiązkowy, brak możliwości korzystania z tokenów, które zostaną wycofane.
KSeF, a obowiązki przedsiębiorcy związane z nadaniem uprawnień
Jeżeli przedsiębiorca chce, aby w firmie nie było problemu z odbieraniem i wystawianiem faktur powinien przydzielić uprawnienia innym osobom w firmie. Uprawnienia może nadać właściciel lub reprezentant po uwierzytelnieniu i wybraniu zakładki „Zarządzanie uprawnieniami”. W tym miejscu można przydzielić dostęp:
pracownikom działu księgowości
pełnomocnikom VAT
biuru rachunkowemu.
Nadane uprawnienia mogą obejmować następujące czynności:
administracyjne – polegają na możliwości zarządzania innymi uprawnieniami
wystawiania i odbierania faktur
samofakturowania.
Przedsiębiorca musi być rozważny w nadawaniu uprawnień, dlatego powinien:
przydzielać uprawnienia tylko do wykonywania niezbędnych czynności
regularnie weryfikować listę uprawnionych osób. Byli pracownicy firmy muszą być z niej usuwani
przygotować procedury awaryjne polegające na tym, że w trybie offline faktury mogą wystawiać tylko wybrani pracownicy posiadający odpowiednie uprawnienia i certyfikaty KSeF
upewnić się czy system spełnia wymagania KSeF oraz zaplanować jego aktualizację lub wymianę.
Jak połączyć program FakturaXL z KSeF?
Program Faktura XL pozwala na integrację z KSeF w celu pobierania i wysyłania faktur do Krajowego Systemu e-Faktur. Połączenie pozwala na przesyłania faktur do KSeF bezpośrednio z programu w sposób ręczny (przycisk Wyślij do KSeF) lub automatyczny (o wybranych godzinach). Dla firm wystawiających większe ilości faktur jest również opcja zbiorczego przesyłania faktur do KSeF z poziomu listy faktur lub za pomocą interfejsu API.
