Od 1 września 2023 roku zmieniły się przepisy ustawy o VAT zgodnie, z którymi w niektórych przypadkach nie ma wymogu wystawiania faktur zaliczkowych. Dotyczy to sytuacji, kiedy obowiązek podatkowy dla dostawy lub usługi powstał w miesiącu otrzymania zapłaty. W pozostałych przypadkach faktura zaliczkowa nadal jest wymagana.
Faktura jest podstawowym dokumentem potwierdzającym transakcję gospodarczą, która faktycznie miała miejsce i od której należy odprowadzić podatek od towarów i usług. Wystawia się ją przede wszystkim w celu księgowym. Zgodnie z przepisami musi zawierać wszystkie dane wymagane ustawą. Faktura wystawiona przez sprzedawcę powinna zostać przekazana nabywcy. W ten sposób zostaje wprowadzona do obrotu prawnego. Istnieje kilka rodzajów faktur. Jednym z nich jest faktura zaliczkowa dokumentująca otrzymaną zaliczkę.
Czym jest zaliczka?
Zaliczka to część należności, czyli określona suma pieniędzy stanowiąca część ceny towaru/usługi, która wpłacana jest lub wypłacana z góry na poczet należności związanej z przyszłą dostawą towarów lub przyszłym wykonaniem usługi, czyli jest należnością wpłacaną jeszcze przed rzeczywistą dostawą towaru lub przed rzeczywistym wykonaniem usługi. Wynika z umowy zawartej pomiędzy stronami transakcji gospodarczej. Jeżeli transakcja nie dojdzie do skutku, to zaliczka powinna zostać zwrócona. W przypadku wywiązania się z umowy nabywca musi dopłacić jedynie pozostałą część umówionej kwoty. Otrzymanie zaliczki generuje obowiązek podatkowy po stronie sprzedawcy, który ją otrzymał.
Wystawianie faktur zaliczkowych – nowe przepisy
Obowiązek podatkowy w VAT powstaje najczęściej w momencie otrzymania całości lub części zapłaty jeszcze przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi. Jest to zgodne z treścią art. 19a ust. 8 ustawy o VAT. W tej sytuacji jak wskazuje art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT podatnik ma obowiązek sporządzenia faktury zaliczkowej. Od 1 września 2023 roku nastąpiły zmiany w przepisach dotyczące wystawiania faktur zaliczkowych. Ze znowelizowanych przepisów wynika dokładnie, że w niektórych przypadkach podatnik został zwolniony z obowiązku wystawienia faktury zaliczkowej. Dotyczy to sytuacji, kiedy w tym samym okresie rozliczeniowym powstał obowiązek podatkowy i otrzymano całość lub część zapłaty za dokonaną czynność na poczet, której otrzymano zapłatę. Jeżeli w takim przypadku podatnik ma chęć wystawienia dokumentu to nic nie stoi na przeszkodzie, aby wystawił fakturę zaliczkową, ale nie musi tego robić.
Nowy przepis dodany do ustawy o VAT (art. 106e ust. 1a ustawy o VAT) wskazuje, że jeżeli podatnik nie wystawi faktury zaliczkowej z powodów, które zostały określone w art. 106b ust. 1a ustawy o VAT, to w tej sytuacji faktura sporządzona po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi powinna zawierać następujące informacje:
datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów bądź wykonania usługi
datę otrzymania zaliczki
o ile taka data została określona i różni się od daty wystawienia faktury.
Kiedy koniecznie trzeba wystawić fakturę do otrzymanej zaliczki?
Pomimo, że przepisy nie wymagają wystawiania faktur zaliczkowych w przypadku, kiedy podatnik otrzymał zaliczkę w tym samym okresie rozliczeniowym, w którym dokonał dostawy towarów lub wykonał usługę, to w niektórych przypadkach dokumenty i tak muszą zostać koniecznie wystawione. Dotyczy to:
usług budowlanych
usług budowlano-montażowych
dostawy książek drukowanych (CN ex 4901 10 00, 4901 91 00, ex 4901 99 00 i 4903 00 00) z wyłączeniem map i ulotek oraz drukowanych gazet, czasopism i magazynów (CN 4902)
czynności polegających na drukowaniu książek (CN ex 4901 10 00, 4901 91 00, ex 4901 99 00 i 4903 00 00) z wyłączeniem map i ulotek oraz gazet, czasopism i magazynów (CN 4902)
faktur wystawianych na żądanie nabywcy.
Otrzymana zaliczka, a opodatkowanie VAT
Zgodnie z art. 19a ust. 1 ustawy o VAT obowiązek podatkowy powstaje w momencie dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi. Jednak od tej reguły występuje kilka wyjątków. Między innymi ten wskazany w art. 19a ust. 8 ustawy o VAT.
Jeżeli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty, w szczególności przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę, wkład budowlany lub mieszkaniowy przed ustanowieniem spółdzielczego prawa do lokalu mieszkalnego lub lokalu o innym przeznaczeniu, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w odniesieniu do otrzymanej kwoty, z wyjątkiem: 1) dostaw towarów, w stosunku do których obowiązek podatkowy powstaje w sposób, o którym mowa w ust. 1b; 2) dostaw towarów i świadczenia usług, w stosunku do których obowiązek podatkowy powstaje w sposób, o którym mowa w ust. 5 pkt 4.
Chodzi o przypadki, kiedy otrzymana zaliczka na poczet przyszłej sprzedaży towarów i usług nie będzie rodzić obowiązku podatkowego. Należy do nich:
dostawa towarów, w stosunku do której obowiązek podatkowy powstał w sposób, na który wskazuje art. 19a ust. 1b ustawy o VAT, czyli chodzi dostawy towarów dokonywane przez interfejs elektroniczny w ramach sprzedaży e-commerce
dostawa towarów i świadczenie usług, w stosunku, do których obowiązek podatkowy powstaje w momencie wystawienia faktury za dostawę energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego oraz świadczenia usług:
telekomunikacyjnych
wymienionych w poz. 24-37, 50 i 51 załącznika nr 3 do ustawy
najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze
ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia
stałej obsługi prawnej i biurowej
dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego.
Nie są to jedyne przypadki, które nie wywołują konieczności odprowadzania podatku od otrzymanej zaliczki. Takim przypadkiem, na który warto wskazać jest wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów. Od 1 stycznia 2023 roku przestał obowiązywać art. 20 ust. 3 ustawy o VAT, który mówił, że obowiązek podatkowy w przypadku WDT powstaje w stosunku do całości lub części zapłaty, którą sprzedający otrzymał jeszcze przed dostawą towarów o ile wcześniej została wystawiona faktura. W związku z powyższym w świetle obowiązujących przepisów nie ma nakazu opodatkowania otrzymanych zaliczek jeszcze przed dokonaniem WDT, co oznacza, że taka zaliczka nie ma wpływu na powstanie obowiązku podatkowego, czyli jest neutralna podatkowo.
Faktura zaliczkowa – kiedy nie trzeba jej wystawić?
Jak mówią przepisy w przypadku, kiedy sprzedawca otrzymał całość lub część zapłaty przed dokonaniem dostawy lub przed wykonaniem usługi, to powinien on wystawić fakturę zaliczkową w terminie nie późniejszym niż 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymał od nabywcy całość lub część zapłaty. Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT podatnik ma obowiązek wystawienia faktury, jeżeli otrzyma całość lub część zapłaty jeszcze przed dokonaniem czynności:
1) sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a stosowanie przepisów dotyczących faktur pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem; 2) wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a; 3) wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1; 4) otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy: a) wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, b) czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a powstanie obowiązku podatkowego ust. 5 pkt 4, c) dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a powstanie obowiązku podatkowego ust. 1b.
Zgodnie z przytoczonym przepisem, ustawa o VAT nie zawiera wskazań dotyczących powstania obowiązku podatkowego z tytułu otrzymania zaliczki. Co zatem idzie w przedstawionych przypadkach podatnicy nie mają obowiązku dokumentowania faktu otrzymania zapłaty zaliczki za pomocą faktury. W tym zakresie w przypadku otrzymania zaliczki podatnicy otrzymali możliwość wyboru potwierdzania jej za pomocą dowodów wewnętrznych, jak np. fakturą wewnętrzną.
PRZYKŁAD 1 Firma zajmuje się produkcją komputerów, które sprzedaje przedsiębiorcom nie tylko w kraju, ale również poza jego granicami. Jednym z kontrahentów jest przedsiębiorca z Francji. Firma przed dokonaniem dostawy otrzymała zaliczkę na poczet dostawy. Zaliczka wyniosła 100% kwoty należności. W którym momencie powinna zostać wystawiona faktura?
W tym przypadku dochodzi do wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów. Fakt otrzymania zaliczki nawet w całej wysokości jak mówią przepisy jest neutralne podatkowo. W tej sytuacji dla WDT obowiązek podatkowy powstaje w dacie wystawienia faktury, ale nie może to być później niż 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym miała miejsce dostawa. Fakturą VAT powinna zostać udokumentowana dokonana dostawa towaru w ramach WDT.
Podsumowanie
Z reguły otrzymanie zaliczki na poczet przyszłej dostawy towarów lub wykonanej usługi rodzi obowiązek podatkowy. Od tej zasady istnieje kilka wyjątków, jak np. to, że czynność jest neutralna podatkowo co oznacza, że nie wymaga udokumentowania fakturą VAT.
