Niektórzy przedsiębiorcy jeszcze przed zawarciem transakcji pobierają zaliczki od swoich kontrahentów, między innymi na pokrycie kosztów transakcji i w związku z tym wystawiają faktury zaliczkowe.
Faktura zaliczkowa jest dokumentem rejestrującym otrzymanie zaliczki (zaliczek) od kontrahenta, jeszcze przed realizacją transakcji celem pokrycia kosztów z nią związanych. Każda część płatności dokonana przez kontrahenta musi być osobno rejestrowana.
Wystawiona faktura zaliczkowa:
nie generuje przychodu, otrzymana nie jest kosztem (nie ma obowiązku zapłaty podatku dochodowego)
występuje obowiązek podatkowy w podatku VAT (kwotę zaliczki należy ująć między innymi w deklaracji VAT)
otrzymanie pełnej należności zobowiązuje do wystawienia faktury końcowej.
Faktura zaliczkowa – co musi zawierać?
W oparciu o obowiązujące przepisy na fakturze zaliczkowej koniecznie musi znaleźć się kwota otrzymanej zaliczki i kwota pozostała do zapłaty. Pozostałe elementy to:
informacje o wcześniej pobranych zaliczkach (jeżeli wystawiana faktura jest kolejną, która dotyczy zaliczki płatnej w ramach jednego zamówienia).
Dodatkowo na fakturze zaliczkowej można umieścić jej nazwę, ale nie jest to obowiązkowe.
Termin na wystawienie
Przedsiębiorca ma obowiązek wystawić fakturę zaliczkową w terminie do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymał zaliczkę, jednak nie wcześniej niż 30 dni przed otrzymaniem płatności.
Obowiązek po stronie podatku VAT powstaje w momencie otrzymania zaliczki, a nie wystawienia faktury zaliczkowej. Nabywca ma prawo do odliczenia VAT-u jeżeli łącznie zostaną spełnione 2 warunki:
u sprzedawcy pojawi się obowiązek podatkowy
kupujący otrzyma fakturę.
Oznacza to, że VAT można odliczyć dopiero w momencie kiedy zaliczka zostanie zapłacona.
