Generowanie tokenów i certyfikatów dla KSeF

Wraz z rozwojem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) oraz zapowiadaną wersją KSeF 2.0 coraz większego znaczenia nabierają kwestie prawidłowego uwierzytelniania i zarządzania uprawnieniami. Jednym z kluczowych elementów tego procesu są tokeny oraz certyfikaty, które umożliwiają bezpieczny dostęp do systemu i jego integrację z narzędziami księgowymi. Poniżej przedstawiono kompleksowe omówienie zagadnienia generowania tokenów i certyfikatów dla KSeF, z uwzględnieniem aktualnych i planowanych zmian.

Czym są tokeny w KSeF?

Token jest narzędziem służącym do uwierzytelnienia i autoryzacji użytkownika w systemie KSeF. Generowany jest przez podatnika po skutecznym uwierzytelnieniu w systemie, przy użyciu Profilu Zaufanego, podpisu kwalifikowanego lub pieczęci kwalifikowanej. W trakcie generowania tokena deklarowany jest zakres uprawnień, jakie mają zostać do niego przypisane.

Token zawiera więc informację o tym, jakie czynności mogą być wykonywane w imieniu podatnika, np. wystawianie faktur, ich odbieranie czy przeglądanie dokumentów. Dzięki temu możliwe jest precyzyjne zarządzanie dostępem – zarówno wewnątrz organizacji, jak i w relacjach z biurami rachunkowymi czy dostawcami oprogramowania.

Dlaczego tokeny są istotne?

Zastosowanie tokenów znacząco upraszcza codzienną pracę z KSeF. Zamiast każdorazowego logowania się do systemu z użyciem podpisu kwalifikowanego lub Profilu Zaufanego, możliwe jest wykorzystanie wygenerowanego wcześniej tokena. Ma to szczególne znaczenie w przypadku aplikacji komercyjnych zintegrowanych z KSeF, które komunikują się z systemem automatycznie, bez udziału użytkownika.

Tokeny zwiększają również elastyczność w zarządzaniu uprawnieniami. Można je w każdej chwili unieważnić, wygenerować nowe lub zmienić zakres przypisanych uprawnień, co pozwala zachować wysoki poziom bezpieczeństwa.

Generowanie tokenów w Module Certyfikatów i Uprawnień (MCU)

Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom przedsiębiorców, Ministerstwo Finansów zapowiedziało udostępnienie nowej funkcjonalności umożliwiającej generowanie tokenów dla KSeF w Module Certyfikatów i Uprawnień (MCU). Dzięki temu już w 2025 roku jest możliwe wygenerowanie tokenów niezbędnych do uwierzytelniania w systemie KSeF 2.0.

Funkcjonalność generowania tokenów w MCU została udostępniona 10 grudnia 2025 r. Od tego momentu MCU stało się centralnym miejscem do zarządzania certyfikatami, tokenami oraz uprawnieniami użytkowników w nowej architekturze systemu.

Tokeny KSeF 1.0 – ograniczenia i terminy

Należy zwrócić szczególną uwagę na różnice pomiędzy tokenami generowanymi w KSeF 1.0 a tymi, które będą wykorzystywane w KSeF 2.0. Od 1 listopada 2025 r. nadawanie nowych uprawnień jest możliwe wyłącznie poprzez MCU. Oznacza to, że dotychczasowa Aplikacja Podatnika KSeF 1.0 nie umożliwia już nadawania nowych uprawnień.

Tokeny wygenerowane w KSeF 1.0:

• nie będą mogły być używane w KSeF 2.0,
• nie zostaną udostępnione w MCU,
• nie będą migrowane do docelowej wersji systemu.

Z tego względu planując długoterminową integrację z KSeF, warto uwzględnić konieczność generowania nowych tokenów w MCU, przeznaczonych już dla KSeF 2.0.

Certyfikaty a tokeny – uzupełniające narzędzia

Certyfikaty, w szczególności kwalifikowane podpisy i pieczęcie elektroniczne, pełnią rolę podstawowego mechanizmu uwierzytelnienia podatnika w systemie. To właśnie one umożliwiają pierwsze logowanie do KSeF oraz generowanie tokenów. Token nie zastępuje certyfikatu, lecz stanowi jego praktyczne rozszerzenie, pozwalające na automatyzację procesów i wygodne korzystanie z systemu na co dzień.

Bezpieczeństwo tokenów – kluczowe zasady

Tokeny KSeF należy traktować jak dane szczególnie wrażliwe. Ich nieuprawnione użycie może prowadzić do poważnych konsekwencji finansowych i prawnych. Ministerstwo Finansów apeluje, aby tokeny oraz dane do logowania do MCU chronić z taką samą starannością jak dane do bankowości elektronicznej czy kart płatniczych.

W szczególności należy:

• nie udostępniać tokenów osobom nieupoważnionym,
• przechowywać je w bezpiecznym środowisku,
• zachować szczególną ostrożność wobec prób wyłudzenia danych,
• reagować natychmiast w przypadku podejrzenia naruszenia bezpieczeństwa, np. poprzez unieważnienie tokena.

Uwaga powinna być zachowana zwłaszcza w kontekście rosnącej liczby prób oszustw, których celem jest wyłudzenie poufnych danych dostępowych.

Podsumowanie

Generowanie tokenów i certyfikatów dla KSeF to jeden z kluczowych obszarów przygotowań do obowiązkowego korzystania z systemu e-Faktur oraz do wdrożenia KSeF 2.0. Tokeny upraszczają dostęp do systemu, umożliwiają integrację z oprogramowaniem księgowym i pozwalają na precyzyjne zarządzanie uprawnieniami. Jednocześnie wymagają odpowiedzialnego podejścia do bezpieczeństwa.

Świadomość różnic pomiędzy KSeF 1.0 a KSeF 2.0, znajomość terminów oraz zasad korzystania z MCU pozwoli uniknąć problemów technicznych i prawnych w przyszłości oraz zapewni płynne przejście do nowej wersji systemu.

Data publikacji: 2025-12-31, autor: FakturaXL