Niebawem podatników czeka wiele zmian w systemie podatkowym. Od 2026 roku obowiązkowo będą musieli wystawiać e-faktury poprzez Krajowy System e-Faktur (KSeF). Data wprowadzenia systemu była przesuwana już kilka razy. System będzie wprowadzany etapami. Dla poszczególnych grup podatników będą obowiązywały różne terminy zależnie od wysokości obrotów wypracowanych w danym roku.
O wdrożeniu elektronicznego systemu e faktur mówi się już od kilku lat. Obecnie po przeprowadzonym audycie systemu, terminy wprowadzenia obowiązkowego KSeF w 2026 roku zależeć będą od wysokości obrotów wypracowanych przez firmę za poprzedni rok podatkowy. Jeżeli obrót firmy przekroczy wartość 200 mln zł, to przedsiębiorca będzie musiał obowiązkowo stosować KSeF począwszy od 1 lutego 2026 roku. W przypadku podatników osiągających niższe obroty, poniżej kwoty 200 mln zł, to e-fakturowanie będzie obowiązkowe od 1 kwietnia 2026 roku. Terminami objęci są zarówno podatnicy VAT czynni jak i zwolnieni.
KSeF – zmiany w systemie
Podczas przeprowadzanego audytu systemu KSeF, przedsiębiorcy mogli zgłaszać swoje uwagi co do jego funkcjonalności. Z uwagi na ilość i powtarzalność zgłaszanych błędów oraz uwag zaistniała konieczność wprowadzenia zmian w działaniu systemu. W konsekwencji termin wprowadzenia obowiązkowego KSeF został odroczony kolejny raz. Do KSeF zostały wprowadzone zmiany, które wymagały przebudowy całego systemu i wdrożenia dodatkowych regulacji związanych między innymi z funkcjonalnością.
Poniżej przykłady niektórych nowych rozwiązań, które zostały wprowadzone do KSeF:
możliwość wystawiania faktur w trybie offline24 – użytkownicy będą mogli bezterminowo wystawiać faktury w trybie offline24, jeżeli:
faktura zostanie wystawiona dla podmiotów zagranicznych lub odbiorców nieposiadających numeru NIP
wystąpi problem z dostępnością do Internetu, problem związany ze sprzętem, problem z systemem informatycznym lub w sytuacji, kiedy system KSeF nie będzie działał.
Faktura wystawiona w trybie offline24 będzie mogła zostać przekazana do KSeF w następnym dniu bez żadnych konsekwencji, w tym opóźnień w dokumentowaniu transakcji sprzedażowych. Z rozwiązania będzie można skorzystać po wygenerowaniu certyfikatu wystawcy faktury, który będzie służył do identyfikacji podatnika oraz programu fakturującego
obowiązkowy KSeF z pominięciem faktur VAT RR – faktury dokumentujące zakupy produktów rolnych przez rolników ryczałtowych będą mogły być dobrowolnie wystawiane w systemie od 1 kwietnia 2026 roku. Wcześniej miał to być 1 luty 2026 rok
dodatkowe ułatwienia dla przedsiębiorców – do końca 2026 roku będzie można:
wystawiać faktury z kas rejestrujących
wystawiać faktury bez obowiązku podawania numeru KSeF przy płatnościach, również przy MPP
certyfikaty dla wystawców faktur
faktury dla konsumentów wystawiane w KSeF na zasadzie dobrowolności
możliwość dodawania załączników do faktur ustrukturyzowanych przesyłanych za pośrednictwem KSeF.
Szkolenia dla podatników
W trakcie przeprowadzania audytu pracownicy Ministerstwa Finansów w tym samym okresie spotkali się 9 razy z podatnikami, przedsiębiorcami, podmiotami wprowadzającymi KSeF, producentami oprogramowania. Podczas spotkań prowadzone były konsultacje z wymienionymi podmiotami. Dzięki prowadzonym rozmowom ustawodawca mógł dokonać oceny funkcjonalności systemu na tym etapie, a także mógł podjąć decyzję co do kontynuowania dalszych prac nad systemem. Na spotkaniach uczestnicy mieli możliwość prowadzenia dyskusji w przedstawionym temacie. Dodatkowo zanim zmiany legislacyjne oraz strukturalne zostaną wprowadzone, to najpierw będą przeprowadzone szkolenia w zakresie KSeF obejmujące liczbę 1000 pracowników Krajowej Administracji Skarbowej. Jednocześnie będą odbywały się szkolenia przedsiębiorców. Od stycznia 2025 roku działa infolinia KIS, na której dzwoniący może otrzymać odpowiedzi na pytania z zakresu działania KSeF. Dodatkowo przedsiębiorcy mogą korzystać z indywidualnych konsultacji.
KSeF – kary za błędy przy korzystaniu z systemu
Kary za błędy popełniane przy korzystaniu z KSeF mają być wprowadzane na samym końcu już po przejściu etapu dialogu z przedsiębiorcami oraz po legislacji przeprowadzonej w dwóch etapach, czyli po zmianie terminów i wprowadzeniu zmian w treści systemu. Na początkowym etapie korzystania z KSeF wszelkie błędy popełniane przez przedsiębiorców będą z reguły kończyły się pouczeniem. Jednak brak wdrożenia KSeF w ustawowym czasie może skutkować nałożeniem na przedsiębiorcę kary w wysokości 100% wartości VAT.
Podsumowanie – KseF, harmonogram w skrócie
12 kwietnia 2025 r. – przedstawienie przez Ministerstwo Finansów najnowszego planu wdrożenia KSeF
1 luty 2026 r. – obowiązek wprowadzenia KSeF przez największe podmioty, u których wartość sprzedaży razem z podatkiem przekracza 200 mln zł.
1 kwietnia 2026 r. – pozostali podatnicy
po 1 stycznia 2027 r. – podatnicy „wykluczeni cyfrowo”, czyli najmniejsi podatnicy dokonujący transakcji na małe kwoty, maksymalnie do 10 000 zł wartości sprzedaży w miesiącu
do końca 2026 r. – brak kar za błędy popełniane w e-fakturowaniu. Możliwość wystawiania faktur w trybie „offline24”
konieczność jak najszybszego przygotowania się przedsiębiorców na nadchodzące zmiany.
