Certyfikat KSeF, jak uzyskać i do czego służy?

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur w pełnej, obowiązkowej wersji oznacza konieczność stworzenia spójnego i bezpiecznego mechanizmu potwierdzania tożsamości użytkowników. Odpowiedzią na tę potrzebę jest certyfikat KSeF – cyfrowe narzędzie, które w 2026 roku stanie się podstawowym sposobem uwierzytelniania przedsiębiorców w systemie. Jego wykorzystanie jest nie tylko wymogiem technicznym, ale również fundamentem bezpieczeństwa obiegu dokumentów w nowym modelu fakturowania.

Do czego służy certyfikat KSeF?

Certyfikat KSeF to elektroniczne poświadczenie tożsamości przedsiębiorcy, osoby uprawnionej lub podmiotu gospodarczego. Pełni rolę „klucza dostępu”, który umożliwia potwierdzenie, kto faktycznie wystawia fakturę oraz gwarantuje autentyczność dokumentów przesyłanych do systemu. Element ten będzie jedną z metod logowania do KSeF, a także obowiązkowym narzędziem w przypadku wystawiania faktur w trybach szczególnych, gdzie system nie przetwarza dokumentu w czasie rzeczywistym.

Szczególne znaczenie certyfikatu uwidacznia się przy fakturach offline. W tych sytuacjach certyfikat pozwala wygenerować kod, który potwierdza tożsamość wystawcy i umożliwia późniejszą weryfikację dokumentu po jego dostarczeniu do KSeF. Dzięki temu zachowana zostaje spójność ewidencyjna także w przypadku braku połączenia z infrastrukturą ministerialną.

Certyfikat będzie odgrywać centralną rolę w procesach:

• potwierdzania tożsamości osoby lub podmiotu wystawiającego fakturę,
• zapewnienia autentyczności i integralności wystawionych dokumentów,
• logowania do programów księgowych wykorzystujących API KSeF.

Od 1 lutego 2026 roku certyfikat stanie się narzędziem równorzędnym z tokenami, a od 2027 roku wyłącznie on będzie umożliwiać dostęp do KSeF.

Typy certyfikatów KSeF i ich zastosowanie

System przewiduje dwa rodzaje certyfikatów, każdy o odrębnym przeznaczeniu. Takie rozróżnienie ma uprościć procesy techniczne oraz zabezpieczyć ciągłość działania systemu.

Pierwszy rodzaj to certyfikat typu 1, przeznaczony wyłącznie do procesu uwierzytelnienia. Umożliwia logowanie zarówno w sesjach interaktywnych, jak i wsadowych. Po jego użyciu system przypisuje użytkownikowi uprawnienia wynikające z identyfikatorów podatkowych NIP lub PESEL powiązanych z certyfikatem, dzięki czemu możliwe jest działanie w różnych kontekstach organizacyjnych bez konieczności generowania wielu oddzielnych plików uwierzytelniających.

Drugi rodzaj to certyfikat typu 2, który jest niezbędny do wystawiania faktur w trybie offline. W tym przypadku jego podstawową funkcją jest potwierdzenie tożsamości wystawcy oraz możliwość późniejszego zweryfikowania autentyczności dokumentu. Certyfikaty obu typów generowane są niezależnie od siebie i różnią się określeniem w atrybucie CN, dzięki czemu użytkownik może łatwo je rozróżnić.

Kto może uzyskać certyfikat?

Prawo do wnioskowania o certyfikat przysługuje zarówno osobom fizycznym, jak i podmiotom niebędącym osobami fizycznymi. Zasady są jasne: certyfikat zawierający dane osoby fizycznej może odebrać wyłącznie ta osoba, natomiast certyfikat wydany na podmiot gospodarczy – np. spółkę – może być następnie dystrybuowany wewnętrznie zgodnie z przyjętymi procedurami.

O certyfikat mogą występować:

• osoby fizyczne zgłoszone w ZAW-FA lub mające uprawnienia właścicielskie,
• podmioty niebędące osobami fizycznymi, które uwierzytelniają się pieczęcią kwalifikowaną.

W przypadku niektórych podmiotów konieczne będzie ponowne nadanie uprawnień w Module Certyfikatów i Uprawnień (MCU), zwłaszcza jeśli wcześniejsze uprawnienia nadano w KSeF 1.0 przed 31 października 2025 roku.

Jak uzyskać certyfikat KSeF?

Proces uzyskania certyfikatu jest w pełni cyfrowy i realizowany przez Moduł Certyfikatów i Uprawnień. Od 1 listopada 2025 roku można składać wnioski o wydanie certyfikatu, natomiast od 2026 roku jego generowanie będzie zautomatyzowane także w API KSeF 2.0 i w nowej Aplikacji Podatnika.

Aby uzyskać certyfikat, konieczne jest wcześniejsze uwierzytelnienie w systemie – np. podpisem zaufanym, podpisem kwalifikowanym lub pieczęcią elektroniczną. Dane zawarte we wniosku muszą być zgodne z danymi identyfikacyjnymi z momentu logowania. Po poprawnej weryfikacji certyfikat zostaje wygenerowany i udostępniony do pobrania w formie pliku.

Certyfikat jest ważny maksymalnie przez dwa lata. Co ważne, podatnik może określić również późniejszą datę rozpoczęcia jego obowiązywania, co pozwala przygotować się do pracy w KSeF z wyprzedzeniem.

Certyfikat dla firmy i dla pracowników – modele wykorzystania

Organizacje mają dużą swobodę w zarządzaniu certyfikatami. Spółka może na przykład wygenerować wiele certyfikatów firmowych przypisanych do jej numeru NIP i następnie udostępnić je pracownikom. W tym modelu faktury wystawiane w systemie będą oznaczone wyłącznie danymi podmiotu, a nie konkretnej osoby fizycznej.

Możliwe jest także nadawanie certyfikatów indywidualnym pracownikom. W takim przypadku system odnotowuje dane osoby wystawiającej fakturę, która działa w imieniu organizacji. Model ten zapewnia pełną identyfikację operacji oraz ułatwia audyt wewnętrzny, lecz wymaga sprawnego zarządzania certyfikatami i unieważnianiem ich w przypadku zmian kadrowych.

Certyfikaty KSeF a tokeny – różnice i okres przejściowy

Tokeny, wykorzystywane dziś do logowania, będą funkcjonować jeszcze do końca 2026 roku. Różnica między tokenem a certyfikatem jest fundamentalna: token zawiera w sobie uprawnienia przypisane w momencie jego generowania, natomiast certyfikat pełni jedynie funkcję nośnika tożsamości, a uprawnienia wynikają z danych podatnika w systemie.

W praktyce certyfikat jest rozwiązaniem bardziej elastycznym, stabilnym i lepiej dopasowanym do architektury zautomatyzowanego systemu fakturowania. Umożliwia pracę w wielu kontekstach jednocześnie oraz nie wymaga odrębnego definiowania zakresu uprawnień dla każdego pliku autoryzacyjnego.

Bezpieczeństwo, wygoda i automatyzacja procesów

Certyfikaty KSeF są narzędziem zaprojektowanym z myślą o bezpieczeństwie operacji oraz ciągłości procesów fakturowania niezależnie od warunków technicznych. Umożliwiają wystawianie faktur offline, zapewniają autentyczność dokumentów i minimalizują ryzyko podszywania się pod przedsiębiorcę.

Systemy do fakturowania zintegrowane z API KSeF będą wykorzystywać certyfikat w tle, umożliwiając przedsiębiorcy wygodne i szybkie przesyłanie dokumentów. Jedyne wymaganie techniczne po stronie oprogramowania to implementacja mechanizmu podpisu XAdES-BES oraz funkcji generowania odpowiednich kodów potrzebnych przy fakturach offline.

Podsumowanie

Certyfikat KSeF stanie się niezbędnym narzędziem dla każdego przedsiębiorcy pracującego w Krajowym Systemie e-Faktur. Zapewnia bezpieczeństwo, umożliwia logowanie i obsługę faktur w trybach specjalnych, a także pozwala elastycznie zarządzać uprawnieniami w przedsiębiorstwie. Proces jego uzyskania jest prosty i w pełni cyfrowy, a sama forma certyfikatu sprawia, że może być wykorzystywany zarówno przez pojedynczych użytkowników, jak i w złożonych strukturach organizacyjnych.

Data publikacji: 2025-11-26, autor: FakturaXL