Własna działalność gospodarcza wiąże się z różnego rodzaju opłatami. Do jednych z najważniejszych należą opłaty związane z podatkami oraz ze składkami ZUS. W niektórych okolicznościach konieczne jest ustalenie wymiaru podatku w postępowaniu podatkowym.
Postępowanie podatkowe jest rodzajem postępowania administracyjnego. Przeprowadza je organ podatkowy pierwszej instancji, którym może być naczelnik urzędu skarbowego, naczelnik urzędu celno-skarbowego, wójt, burmistrz, prezydent miasta, starosta, marszałek województwa. Postępowanie przeprowadzane jest z urzędu lub na wniosek podatnika. Rozpoczynane z urzędu wymaga wydania postanowienia przez właściwy organ. Doręczone postanowienie rozpoczyna całą procedurę. Najczęściej do postępowania podatkowego dochodzi po stwierdzeniu nieprawidłowości w rozliczeniach podatkowych wykrytych podczas przeprowadzonej kontroli podatkowej. Art. 165b par. 1 Ordynacji podatkowejmówi, że:
W przypadku ujawnienia przez kontrolę podatkową nieprawidłowości co do wywiązywania się przez kontrolowanego z obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego oraz niezłożenia przez podatnika deklaracji lub niedokonania przez niego korekty deklaracji w całości uwzględniającej ujawnione nieprawidłowości, organ podatkowy wszczyna postępowanie podatkowe w sprawie, która była przedmiotem kontroli podatkowej, nie później niż w terminie 6 miesięcy od zakończenia kontroli.
Tryb i zakres postępowania zostały określone w Ordynacji podatkowej. Postępowanie podatkowe ma na celu określenie wymiaru podatku. Jeżeli postępowanie dotyczy wielu stron, to o jego wszczęciu na wniosek jednej ze stron muszą być powiadomione pozostałe osoby będące stroną w danej sprawie. Przy wszczęciu postępowania na wniosek strony, złożonego drogą elektroniczną za datę rozpoczęcia przyjmuje się dzień wystawienia dowodu otrzymania (ustawa o doręczeniach elektronicznych).
Jeżeli postępowanie rozpoczyna się z urzędu, to za dzień jego rozpoczęcia uważa się dzień doręczenia postanowienia o jego wszczęciu. Od tej zasady istnieją pewne wyjątki.
Sprawy podatkowe – obowiązujące terminy
Podstawowa zasada dotycząca terminu przeprowadzenia postępowania dowodowego mówi, że jeżeli przepisy Ordynacji podatkowej nie stanowią inaczej, to postępowanie dowodowe powinno być przeprowadzone jak najszybciej, bez zbędnej zwłoki, ale nie później niż w ciągu 1 miesiąca. W przypadku sprawy bardziej skomplikowanej mogą to być 2 miesiące liczone od dnia wszczęcia postępowania. Jeżeli sprawa ma szansę zostać rozstrzygnięta tylko na podstawie dowodów przedstawionych przez stronę razem z żądaniem wszczęcia postępowania bądź na podstawie faktów, które są powszechnie znane oraz w oparciu o dowody znane z urzędu, to wtedy organ prowadzący postępowanie powinien sprawę rozpatrzyć niezwłocznie. Jeżeli dojdzie do postępowania odwoławczego, to powinno ono zostać rozpatrzone w terminie nie późniejszym niż 2 miesiące liczone od dnia otrzymania odwołania przez organ odwoławczy. W sytuacji, gdyby w danej sprawie została przeprowadzona rozprawa lub strona złożyła wniosek o jej przeprowadzenie, to termin postępowania odwoławczego może zostać określony na czas nie późniejszy niż 3 miesiące. Podane terminy nie mają charakteru bezwzględnie obowiązującego. Nie zostały w nich zawarte:
terminy jakie zostały przewidziane w przepisach prawa podatkowego odnoszące się do określonych czynności
okresy zawieszenia postępowania
okresy opóźnień spowodowanych winą strony lub z przyczyn niezależnych od organu.
Niedotrzymanie terminu z winy organu
Czasami może zdarzyć się, że organ nie zdąży załatwić sprawy w wymaganym terminie. W takiej sytuacji ma obowiązek powiadomić stronę o tym fakcie i podać przyczyny niedotrzymania terminu ze wskazaniem nowej daty załatwienia sprawy. Organ powiadamia i ustala nowy termin również wtedy, kiedy niedotrzymanie terminu nie było od niego zależne. Jeżeli organ nie dotrzyma terminu, to strona postępowania ma prawo złożyć ponaglenie do:
organu podatkowego wyższego stopnia
dyrektora izby administracji skarbowej
Szefa Krajowej Administracji Skarbowej.
Jeżeli organ, do którego zostało wysłane ponaglenie uzna, że było ono zasadne, to wyznaczy dodatkowy termin załatwienia sprawy i wyda zarządzenie zobowiązujące do wyjaśnienia przyczyn oraz ustalenia osób, które zawiniły w załatwieniu sprawy w terminie. W razie, gdyby zaszła taka konieczność, to organ może podjąć środki, które w przyszłości będą zapobiegały naruszaniu terminów w załatwianiu spraw. Organ powinien również sprawdzić, czy czasami niedotrzymanie terminów w załatwieniu sprawy nie odbyło się z rażącym naruszeniem prawa. Pracownik, który z nieuzasadnionych przyczyn nie załatwi sprawy w terminie podlega odpowiedzialności, w tym w formie dyscyplinarnej.
Udzielenie pełnomocnictwa
Przedsiębiorca jako strona postępowania podatkowego może występować w roli podatnika, płatnika, inkasenta, następcy prawnego, osoby trzeciej lub innego podmiotu wymienionego w Ordynacji podatkowej. Jednak nie jest powiedziane, że w każdym przypadku musi brać udział w postępowaniu osobiście. W sprawach tych może go zastąpić pełnomocnik, chyba, że charakter czynności wymaga jego osobistego działania. Pełnomocnikiem może zostać osoba fizyczna o pełnej zdolności do czynności prawnych. Występują trzy rodzaje pełnomocnictw mające różny zakres:
pełnomocnictwo ogólne – umożliwia prowadzenie działań we wszystkich sprawach podatkowych, a także w innych sprawach, które należą do właściwości organów podatkowych. Wszelkie informacje o udzielonych pełnomocnictwach, o ich zmianach, odwołaniu bądź wypowiedzeniu znajdują się w Centralnym Rejestrze Pełnomocnictw Ogólnych, które to informacje zamieszcza Szef Krajowej Administracji Skarbowej
pełnomocnictwo szczególne – umożliwia prowadzenie działań we wskazanej sprawie podatkowej lub innej wskazanej, która należy do właściwości organu podatkowego. Pełnomocnictwo może być udzielone w formie pisemnej lub w formie dokumentu elektronicznego bądź zgłoszone ustnie do protokołu
pełnomocnictwo do doręczeń – obowiązkiem strony jest ustanowienie w kraju pełnomocnika do doręczeń w przypadku, kiedy nie ustanawia pełnomocnika ogólnego lub szczególnego. W tej sytuacji pełnomocnictwo ustanawia wtedy, kiedy:
zmienia adres zamieszkania lub zmienia adres zwykłego pobytu na adres w państwie niebędącym krajem członkowskim UE
nie posiada miejsca zamieszkania lub zwykłego pobytu w Polsce lub w innym państwie członkowskim UE oraz składa w kraju wniosek o wszczęcie postępowania lub w kraju zostało jej doręczone postanowienie o wszczęciu postępowania.
Niedopełnienie obowiązku ustanowienia pełnomocnika do doręczeń wiąże się z pewnymi konsekwencjami. Każde pismo wysłane do strony postępowania uważane jest za doręczone pod dotychczasowym adresem w kraju i organ podatkowy dopina pismo do akt sprawy. Pełnomocnictwo do doręczeń nie jest obowiązkowe, jeżeli pisma doręczane są w formie elektronicznej.
Postępowanie podatkowe – dowody
W postępowaniu podatkowym dowodami są w szczególności:
księgi podatkowe
deklaracje składane przez stronę
zeznania świadków
opinie biegłych
materiały i informacje z oględzin
informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone podczas prowadzonej działalności analitycznej KAS, podczas czynności sprawdzających, podczas kontroli podatkowej lub kontroli celno-skarbowej
materiały zgromadzone podczas postępowania karnego lub postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe bądź wykroczenia skarbowe.
Użyty wyraz „w szczególności” oznacza, że katalog nie jest zamknięty. W tej sytuacji dowodem może być wszystko, co pomoże ustalić stan faktyczny i przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a jest w zgodzie z prawem. Dowody zdobyte w sposób nielegalny w żaden sposób nie mogą stanowić podstawy obciążenia podatkiem. Dowodem o szczególnym znaczeniu są księgi podatkowe, które powinny być prowadzone rzetelnie i w sposób niewadliwy. Jedynie takie mogą być dowodem. Rzetelność księgi polega na tym, że zapisy w niej ujęte są odzwierciedleniem stanu faktycznego. Prowadzenie w sposób niewadliwy oznacza, że księgi prowadzone są zgodnie z obowiązującymi przepisami. Organy podatkowe mogą sięgać też do innych dowodów. Poza tym strona postępowania również ma prawo do przedstawiania dowodów.
Postępowanie podatkowe – główna zasada rozstrzygania wątpliwości na korzyść podatnika
Podczas postępowania podatkowego organ podatkowy musi kierować się głównymi zasadami jakie obowiązują na tym polu. W przypadku, gdyby doszło do naruszenia zasad, to strona ma prawo odwołać się do organu wyższej instancji lub złożyć wniosek do sądu.
Jedną z głównych zasad w postępowaniu podatkowym jest zasada rozstrzygania wątpliwości na korzyść podatnika. Można ją znaleźć w przepisach ogólnych Ordynacji podatkowej. Jeżeli podczas postępowania podatkowego pojawią się wątpliwości, które trudne są do usunięcia w stosunku do treści przepisów prawa podatkowego, to są one rozsądzane na korzyść podatnika. Wątpliwości muszą dotyczyć przepisów prawa podatkowego, a nie stanu faktycznego. Jeżeli wątpliwości mogą zostać usunięte z pomocą odpowiedniej wykładni przepisów prawa, to nie zawsze muszą okazać się korzystne dla podatnika.
Prowadzenie postępowania podatkowego – pozostałe zasady
1. Zasada legalizmu Organy podatkowe działają zgodnie z przepisami prawa. Ich działanie nie może polegać na zasadzie dowolności. Wszelkie działania muszą być podejmowane w oparciu o przepisy prawa, a nie mogą zależeć od woli urzędnika. Postępowanie musi być prowadzone w taki sposób, aby wzbudzało zaufanie do urzędu. Na każdym jego etapie, podatnik ma prawo do uzyskania informacji oraz uzyskania wyjaśnień związanych z przepisami podatkowymi mającymi związek z prowadzonym postępowaniem. Obowiązkiem organu podatkowego jest dążenie do jak najbardziej dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego. Podatnik ma pełne prawo do czynnego uczestniczenia w postępowaniu podatkowym. Po jego zakończeniu wydawana jest decyzja. Strony mają prawo wypowiedzenia się co do zebranych dowodów i materiałów, a także zgłoszonych żądań. Wyjątek stanowią sprawy dotyczące zabezpieczenia i zastawu skarbowego oraz decyzje wydawane w związku z uwzględnieniem w całości wniosku strony w postępowaniach jakie zostały rozpoczęte na jej wniosek.
2. Zasada przekonywania strony do racji organu podatkowego Organy podatkowe mają obowiązek wyjaśnić stronie jakimi przesłankami kierowały się przy wyjaśnianiu sprawy, aby można było doprowadzić do wykonania przez strony decyzji z pominięciem środków przymusu.
3. Zasada prostoty i szybkości postępowania Organy podatkowe powinny podejmować działania w danej sprawie dość wnikliwie i w miarę szybko wykorzystując w tym celu możliwie najprostsze środki prowadzące do załatwienia sprawy. Sprawa, w której nie trzeba zbierać dowodów, informacji lub wyjaśnień powinna być rozstrzygnięta jak najszybciej.
Postępowanie podatkowe – wymagania formalne
Oprócz wymienionych powyżej zasad obowiązują jeszcze inne, które również są ważne i co najważniejsze nie mogą zostać naruszone. Dotyczą one bardziej formy w jakiej mają być prowadzone sprawy.
Przepisy Ordynacji podatkowej wskazują, że sprawy podatkowe powinny mieć formę pisemną lub formę dokumentu elektronicznego, pod warunkiem, że przepisy szczególne nie stanowią inaczej. Oznacza to, że dana sprawa podatkowa nie może być załatwiona ustnie. Do tego postępowanie podatkowe jest dwuinstancyjne, co oznacza, że ta sama sprawa rozpoznawana jest przez dwa niezależne od siebie organy. Jeżeli podatnik otrzyma negatywne dla niego rozstrzygnięcie, to ma prawo odwołać się od takiej decyzji. Organ odwoławczy musi obowiązkowo ponownie przeanalizować sprawę i dokonać własnych ustaleń oraz przeprowadzić własne postępowanie dowodowe. Dodatkowo obowiązuje także zasada dotycząca trwałości ostatecznych decyzji wydawanych w postępowaniu podatkowym. Do ostatecznych zaliczają się te decyzje, od których nie można się już odwołać. W niektórych okolicznościach istnieje możliwość uchylenia lub zmiany decyzji, bądź stwierdzenie jej nieważności i wznowienie postępowania podatkowego, ale tylko w przypadkach przewidzianych w Ordynacji podatkowej i w ustawach podatkowych. Ostatnia zasada jest zasadą jawności postępowania i oznacza, że postępowanie podatkowe jest jawne tylko dla stron, których dotyczy.
Postępowanie podatkowe – wydanie postanowień i decyzji
Po zakończonym postępowaniu podatkowym, organ je prowadzący wydaje postanowienia, które powinny dotyczyć kwestii poruszanych w postępowaniu. Postanowienia nie rozstrzygają sprawy. Od wydanych postanowień, podatnik ma prawo odwołać się, jeżeli przepisy tak stanowią. Dokumentem kończącym postępowanie i rozstrzygającym sprawę jest wydana decyzja, chyba że przepisy Ordynacji podatkowej stanowią inaczej.
Decyzja powinna być doręczona stronie w formie pisemnej lub elektronicznej. Muszą na niej znaleźć się niżej wymienione dane:
oznaczenie organu podatkowego
data wydania decyzji
oznaczenie strony
podanie podstawy prawnej
rozstrzygnięcie
uzasadnienie faktyczne i prawne (nie każdy przypadek wymaga uzasadnienia)
pouczenie o trybie odwoławczym, pod warunkiem, że od decyzji można się odwołać
podpis osoby upoważnionej (należy podać imię i nazwisko, stanowisko służbowe. Decyzja wydana w formie dokumentu elektronicznego wymaga kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu zaufanego lub podpisu osobistego).
Dodatkowo w decyzji mogą znaleźć się również inne elementy jakie przewidują przepisy. W przypadku, kiedy żądanie strony zostało uwzględnione w całości, to organ może odstąpić od uzasadnienia decyzji. Powyższe nie dotyczy decyzji, która została wydana do złożonego odwołania lub na podstawie, której została przyznana ulga w zapłacie podatku. Decyzja jest wiążąca dla organu podatkowego od momentu jej doręczenia, a w przypadku decyzji umarzających już od chwili jej wydania.
Odwołanie od decyzji
Podatnik ma prawo odwołać się od decyzji wydanej w I instancji. Może to zrobić tylko w jednej instancji. Rozpatrzenia dokonuje organ wyższego stopnia.
W odwołaniu od decyzji muszą znaleźć się:
zarzuty do wydanej decyzji
wskazania dotyczące dowodów uzasadniających to żądanie
zakres żądania będącego przedmiotem odwołania.
Decyzja wydana przez organ odwoławczy powinna być korzystna dla strony. Warunkiem jest, aby zaskarżana decyzja nie naruszała w rażący sposób prawa lub interesu publicznego. Tylko w niektórych przypadkach organ odwoławczy może wydać decyzję:
utrzymującą w mocy decyzję organu pierwszej instancji
uchylającą decyzję organu pierwszej instancji:
w całości lub w części – w tym zakresie orzeka co do istoty sprawy lub uchyla tę decyzję i umarza postępowanie w sprawie
w całości i sprawę przekazuje do ponownego rozpatrzenia do właściwego organu pierwszej instancji, pod warunkiem, że decyzja została wydana z naruszeniem przepisów o właściwości
umarza postępowanie odwoławcze.
Wykonanie decyzji
Jeżeli decyzja będzie nieostateczna i będzie nakładała na stronę obowiązek podlegający wykonaniu w trybie przepisów o postępowaniu egzekucyjnym w administracji, to nie podlega ona wykonaniu. Dopiero nadanie rygoru natychmiastowej wykonalności zobowiązuje do jej wykonania. Natomiast decyzja ostateczna musi być wykonana, pod warunkiem, że jej wykonanie nie zostało wstrzymane. Każda decyzja ma prawo być wykonana dobrowolnie.
W niektórych sytuacjach po wydaniu decyzji ostatecznej możliwe jest:
wznowienie postępowania, które było już zakończone decyzją ostateczną
stwierdzenie nieważności decyzji ostatecznej
zmiana decyzji ostatecznej
uchylenie decyzji ostatecznej
stwierdzenie, że decyzja wygasła.
Podsumowanie
Postępowanie podatkowe nie jest prostym postępowaniem. Trzeba dobrze znać przepisy lub zdać się na pomoc specjalistów podatkowych. Jednak zawsze warto posiadać dowody, głownie w postaci ksiąg podatkowych, które powinny być prowadzone w sposób rzetelny i niewadliwy.
