Jawność wynagrodzeń, nowy obowiązek już od 24 grudnia 2025

Z dniem 24 grudnia 2026 roku w życie wchodzi przepis dotyczący jawności wynagrodzeń. Od tego dnia obowiązkiem pracodawcy będzie zamieszczanie w ogłoszeniach o pracę widełek płac. Osoba zatrudniająca podczas rekrutacji nie będzie miała prawa pytać kandydata o zarobki z poprzedniej pracy. Prawem pracownika będzie możliwość sprawdzenia ile zarabiają inne osoby zatrudnione na takim samym stanowisku i czy ich wynagrodzenie nie jest zawyżone bez powodu. Nowe uregulowania są konsekwencją wdrożenia dyrektywy unijnej dotyczącej przejrzystości płac i równości wynagrodzeń kobiet oraz mężczyzn. Zmiany obejmują wszystkich pracodawców zarówno małe firmy jak i duże przedsiębiorstwa oraz administrację.

Zmiany w prawie pracy związane z jawnością wynagrodzeń

Zgodnie z nowymi przepisami pracodawca począwszy od 24 grudnia 2025 roku zostanie zobowiązany do ujawniania wynagrodzenia lub podania jego przedziału jeszcze podczas przeprowadzanej rekrutacji. Taki obowiązek wynika z ustawy zmieniającej Kodeks pracy, która została opublikowana w Dz. U. 23 czerwca 2025 roku (poz. 807). Osoba ubiegająca się o pracę już podczas rekrutacji będzie mogła poznać kwotę wynagrodzenia jakie będzie mogła otrzymać na danym stanowisku. Dyrektywa 2023/970 będzie wdrażana etapami. I etap zacznie obowiązywać 24 grudnia 2025 roku. Kolejny etap musi zostać wdrożony w terminie do 7 czerwca 2026 roku. 

• wszyscy pracodawcy - będą musieli zaakceptować prawo pracownika do uzyskania informacji o średnim wynagrodzeniu na podobnych stanowiskach
• firmy zatrudniające od 100 do 249 pracowników – zobowiązane będą do raportowania luki płacowej raz na 3 lata
• firmy zatrudniające powyżej 250 pracowników – zobowiązane będą do raportowania luki płacowej każdego roku oraz do przeprowadzania wspólnej oceny wynagrodzeń razem z przedstawicielami pracowników, wtedy kiedy raport wykaże różnicę w wynagrodzeniach pomiędzy kobietami, a mężczyznami w wysokości przekraczającej 5%. 

Jawność wynagrodzeń - nowe przepisy 

Po wprowadzeniu nowych przepisów, chociaż będzie obowiązywała jawność wynagrodzeń, to pracownik i tak nie będzie mógł poznać kwoty wynagrodzenia konkretnego pracownika. Możliwe będzie jedynie pozyskanie informacji o wynagrodzeniach innych osób wykonujących taką samą pracę na konkretnym stanowisku lub pracę o takiej samej wartości, ale tylko w formie tzw. widełek wynagrodzenia obowiązujących w danej kategorii stanowisk, bądź w formie średniej. 

Pracownik będzie mógł uzyskać od pracodawcy informacje dotyczące:

• średnich zarobków innych osób zatrudnionych na stanowisku podobnym do stanowiska pracy pytającego pracownika
• tego jak kształtują się zarobki na tym samym stanowisku w podziale na kobiety i mężczyzn
• kryteriów wynagradzania, czyli jakie czynniki decydują, że dany pracownik otrzymał wyższą pensję z widełek, np. na podstawie: doświadczenia czy wyników w pracy.

Jednocześnie pracodawca nie będzie udostępniał pracownikowi informacji w zakresie:

• tabeli, imienia i nazwiska oraz dokładnej kwoty wynagrodzenia danego pracownika
• wyciągu z listy płac danej osoby
• innych szczegółów, które pozwoliłyby poznać zarobki konkretnego pracownika.

W dalszym ciągu pracodawca nie będzie miał prawa ujawniania wynagrodzeń poszczególnych pracowników osobom trzecim bez zgody danego pracownika. 

Jawność wynagrodzeń po 24 grudnia 2025 roku – co się zmieni?

Po 24 grudnia 2025 roku pracodawca nadal nie będzie miał prawa podać wysokości pensji danego pracownika do ogólnej wiadomości pozostałych zatrudnionych. Zmiany w przepisie dotyczą obowiązku udostępniania informacji w zakresie:

• podania obowiązujących widełek wynagrodzenia na danym stanowisku w związku z przeprowadzaniem nowych rekrutacji – osoba ubiegająca się o pracę na danym stanowisku w określonym dziale otrzyma informacje o zakresie wynagrodzeń, który to zakres może dotyczyć pracownika
• kwalifikacji pensji pracownika do średniej dla danej kategorii pracowników – przykładowo, jakie wynagrodzenia obowiązują w kategorii obsługi klientów, kobiety/mężczyźni bez podawania konkretnych nazwisk
• klauzuli o poufności – pracownicy, jeżeli mają ochotę mogą otwarcie rozmawiać o swoich wynagrodzeniach z innymi pracownikami. 

Obecny przepis mówiący, że pracodawca nie ma prawa ujawnić wynagrodzenia pracownika z imienia i nazwiska bez zgody pracownika nadal będzie obowiązywał. W przepisach nie ma też mowy o tym, aby można było przeprowadzać publiczne rankingi wynagrodzeń w przedsiębiorstwie. 

Nowe obowiązki pracodawcy

Od momentu obowiązywania nowych przepisów pracodawca będzie miał obowiązek: 

• podawania kwot lub widełek wynagrodzenia w ogłoszeniu lub najpóźniej przed terminem rozmowy kwalifikacyjnej
• uwzględniania wszystkich składników pensji, takich jak: podstawa, premie, inne dodatki, benefity o ile będą na stałe wchodziły do wynagrodzenia
• zapewnić neutralne płciowo nazwy stanowisk, np.: „specjalista ds. sprzedaży. Przykładowo niedozwolona będzie nazwa „handlowiec – mężczyzna”
• przeprowadzania rekrutacji bez dyskryminowania osób zarówno w treści ogłoszenia jak i podczas samej rozmowy kwalifikacyjnej
• pracodawca nie będzie mógł pytać kandydata o jego dotychczasowe zarobki zarówno w obecnej pracy jak i w poprzednich pracach.

Jawność wynagrodzeń od 24 grudnia 2025 – o co może pytać pracownik? 

Po wejściu w życie nowych przepisów pracownicy będą mogli uzyskać od pracodawcy dane w zakresie: 

• własnego wynagrodzenia w strukturze firmy – pracownik będzie miał prawo wiedzieć w jakich widełkach płacowych znajduje się i z jakiego powodu
• informacji o średnich wynagrodzeniach osób wykonujących taką samą pracę co pracownik z rozróżnieniem na płcie.

Nowe przepisy chronią pracownika również przed represjami ze strony pracodawcy. Oznacza to, że pracodawca nie będzie mógł ukarać pracownika za:

• zadawanie pytań o wynagrodzenia
• ujawnianie informacji o wysokości własnego wynagrodzenia
• składanie skarg.

Pracownik będzie mógł również powoływać się na domniemanie dyskryminacji. W przypadku, kiedy okaże się, że wykonując taką samą pracę zarabia znacznie mniej bez żadnego ważnego powodu w porównaniu z innymi zatrudnionymi na takim samym stanowisku, to pracodawca ma obowiązek udowodnienia zasadności różnicy w pensjach. Jeżeli pracownik zada pracodawcy pytanie w formie pisemnej o podanie wynagrodzeń osób zatrudnionych na podobnych stanowiskach, to powinien otrzymać odpowiedź w terminie 14 dni.

Obowiązki pracodawcy po 24 grudnia 2025? 

Począwszy od 24 grudnia 2025 pracodawcy będą musieli wprowadzić do firm nowe zasady postępowania związane z wynagrodzeniami pracowników. Przedsiębiorca będzie miał obowiązek:

• aktualizowania wszystkich ogłoszeń o pracę w taki sposób aby zawierały:
  • kwotę wynagrodzenia lub widełki płacowe
  • informacje o głównych składnikach wynagrodzenia takich jak: stała premia, dodatki za stanowisko, różne bonusy
• wpisywania nowych zasad do procedur obowiązujących przy rekrutacji, takich jak: informacje o osobach i etapach przekazywania informacji o wynagrodzeniu oraz w jakiej formie informacje te mają zostać przekazane (e-mail, ogłoszenie, system ATS)
• usunięcia z formularzy rekrutacyjnych pytania związanego z wcześniejszymi zarobkami i szkolenia osób rekrutujących, aby nie zadawali tego typu pytań
• uaktualnienia regulaminów wynagradzania oraz umów o pracę pod kątem umieszczania zapisów zakazujących rozmów o płacach i ujawniania wysokości własnego wynagrodzenia w rozmowach z innymi pracownikami. Obecnie takie klauzule nie mają prawa być zamieszczane
• przygotowywania na wniosek pracownika informacji o płacach.

Pracodawca, który nie zastosuje się do nowych przepisów i nie zamieści informacji na temat wynagrodzeń lub poda je w sposób nierzetelny bądź odmówi udzielenia danych, jeżeli pracownik ma do nich prawo musi liczyć się z tym, że zostanie na niego nałożona kara grzywny w wysokości od 1 000 zł do 30 000 zł. 

Jawność wynagrodzeń w firmie – jaki był cel wprowadzenia?

Celem jaki przyświecał ustawodawcy żeby wprowadzić do Kodeksu pracy zapisy mówiące o jawności wynagrodzeń było między innymi ograniczenie sytuacji, w których pracownicy wykonujący takie same czynności, zatrudnieni na podobnych stanowiskach i otrzymujący pensje w różnych wysokościach dowiadywali się o wynagrodzeniach zupełnie przypadkowo. Możliwości jakie dają jawne widełki płac i ewentualność sprawdzenia średniej płacy na danym stanowisku mają właśnie na celu zmniejszenie występowania takich okoliczności. 

Jawność wynagrodzeń – dlaczego jej wprowadzenie jest tak ważne?

Dane Eurostatu pokazują, że na obszarze Unii Europejskiej średnia wysokość luki płacowej wynosi ok. 13%. Kobiety zarabiają średnio właśnie o ok. 13% mniej niż mężczyźni wykonujący pracę tej samej wartości. W Polsce luka płacowa kształtuje się mniej więcej na poziomie od ok. 4,5% do 8,5%. Brak jawności płac utrudnia pracownikom między innymi możliwość egzekwowania praw do równego wynagrodzenia. 

Wprowadzenie jawności wynagrodzeń ma na celu:

• eliminowanie dyskryminacji płacowej, głównie ze względu na płeć
• zwiększenie przejrzystości rekrutacji
• budowanie zaufania między pracownikami, a pracodawcą
• motywowanie do ustalania jasnych kryteriów płacowych
• ułatwianie negocjacji kandydatom, zwłaszcza tym, którzy wcześniej byli niedoszacowani pod względem płac. 

Jawność wynagrodzeń – przygotowanie firm

Pracodawcy, zwłaszcza ci najwięksi powinni odpowiednio przygotować się na wprowadzane zmiany. W tym celu najlepiej, jeżeli wykonają następujące czynności: 

• audyt wynagrodzeń – ma na celu sprawdzenie, czy w firmie nie występują nieuzasadnione różnice w płacach, zwłaszcza te dotyczące kobiet i mężczyzn zatrudnionych na podobnych stanowiskach
• aktualizację polityki rekrutacji – ogłoszenia rekrutacyjne muszą zawierać widełki płacowe i być neutralne pod względem płci
• szkolenia dla menadżerów i działu HR – osoby rekrutujące muszą posiadać odpowiednią wiedzę, muszą mieć świadomość o co mogą pytać kandydata, a o co nie mogą, jak np. o zarobki w poprzednich firmach
• zakup systemów cyfrowych – firmy powinny uruchomić narzędzia wspierające ewidencję czasu pracy oraz analizę wynagrodzeń
• obowiązek raportowania luki płacowej
• rozwinięcie komunikacji wewnątrz firmy – pracownicy muszą zostać odpowiednio przygotowani na zmiany, muszą wiedzieć jakie są ich nowe prawa i w jaki sposób mają być realizowane w firmie. 

Podsumowanie 

Wprowadzenie jawności wynagrodzeń zwłaszcza na początku może w niektórych przedsiębiorstwach przez pierwsze miesiące po wprowadzeniu skutkować tym, że:

• niektórzy pracownicy dowiedzą się, że ich zarobki są dużo mniejsze niż wynosi średnia krajowa dla danego stanowiska
• pracownicy zaczną dopytywać się dlaczego zarabiają mniej
• w niektórych przypadkach płace będą musiały zostać podwyższone lub pracodawca będzie musiał wytłumaczyć z jakiego powodu wynikają różnice. 

Dla pracowników wprowadzenie jawności wynagrodzeń ma ogromne znaczenie. Jeżeli pracownik otrzyma propozycję niższego wynagrodzenia może podjąć z pracodawcą negocjacje oraz wskazać, że na danym stanowisku średnia pensja jest wyższa i prosić o uzasadnienie różnicy.

Data publikacji: 2025-12-20, autor: FakturaXL