Kiedy składa się zgłoszenie NIP-2?

Zgłoszenie NIP-2 jest dedykowane osobom prawnym oraz jednostkom organizacyjnym niemającym osobowości prawnej. Co ciekawe, wiele osób zmierzających do zarejestrowania własnej działalności gospodarczej nie ma numeru NIP i postępuje w niewłaściwy sposób, czyli dostarcza do urzędu skarbowego dokument NIP-2. Przyszli przedsiębiorcy w pierwszej kolejności chcą uzyskać Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP), a dopiero później wykonać rejestrację w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEiDG).

NIP-2 – kto wypełnia formularz?

NIP-2 jest dedykowany dla osób prawnych oraz jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej będących podatnikiem albo płatnikiem podatków bądź płatnikiem składek na ubezpieczenie społeczne, albo zdrowotne. Jedynym wyjątkiem są podmioty wyszczególnione w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS).

Dokument służy do uzyskania numeru NIP oraz wykonania aktualizacji danych.

Kolejnym zagadnieniem, które należy omówić, jest klasyfikacja firmy jako osoba prawna bądź jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej. Trzeba się dowiedzieć, na jakich zasadach odbywa się niniejsza klasyfikacja. Pominiemy jednostki, ugrupowania i organy państwowe, europejskie i kościelne i skupimy się tylko na dwóch wymienionych powyżej grupach.

Deklaracja NIP-2 jest dedykowana:

• spółkom cywilnym prowadzącym działalność na podstawie umowy, która jest przygotowana zgodnie z Kodeksem cywilnym,
• spółkom wymienionym w przepisach innych ustaw niż Kodeks spółek handlowych oraz Kodeks cywilny bądź formy prawne, które są zgodne z przepisami o spółkach,
• stowarzyszeniom, które nie zostały wpisane do KRS,
• organizacjom społecznym, które są oddzielnie niewymienione oraz niewpisane do KRS,
• partiom politycznym,
• wspólnotom mieszkaniowym,
• uczelniom,
• funduszom,
• niepublicznym przedszkolom, szkołom podstawowym, gimnazjom, szkołom ponadgimnazjalnym, szkołom artystycznym, placówkom systemu oświaty, zespołom szkół i placówek oświaty, a także pozostałym organizacjom zaliczanym do jednostek organizacyjnych systemu oświaty.

Jeżeli firma zalicza się do jednej z wymienionych powyżej grup, składając formularz, należy uzupełnić poszczególne części NIP-2. To dobry moment, żeby podkreślić, iż formularz NIP-2 nie jest używany do rejestracji jednoosobowej działalności gospodarczej. W niniejszym przypadku trzeba wykonać rejestrację w CEiDG albo KRS.

Jak wypełnić formularz NIP-2?

Formularz NIP-2 może zostać złożony w kilku formach:

• osobiście, w trakcie wizyty w urzędzie,
• listownie,
• elektronicznie – w dokumencie muszą znaleźć aktualne dane, a następnie formularz podpisuje się podpisem kwalifikowanym. Służy do tego strona ministerialna https://www.biznes.gov.pl/pl/opisy-procedur/-/proc/1640

Od 1 stycznia 2023 roku wchodzi w życie nowy formularz, stąd skupimy się na tym, jak go uzupełnić.

Kiedy zgłoszenie ma charakter aktualizacyjny, niezbędne jest wypełnienie pola

A. Cel i miejsce złożenia zgłoszenia
Pole 4 zawiera informacje o właściwym celu zgłoszenia:

• Pkt 1 zgłoszenie identyfikacyjne – pole jest wypełniane przez osoby wnioskujące o nadanie numeru NIP,
• Pkt 2 zgłoszenie aktualizacyjne – informacje podane w formularzu są kierowane do Naczelnika Urzędu Skarbowego w celu wprowadzenia istotnych zmian. Mowa chociażby o zmianie numeru rachunku bankowego. W tym przypadku nie trzeba ponownie podawać wszystkich danych, wystarczą dane identyfikacyjne, czyli numer NIP, adres siedziby i nowe (aktualne) dane.

W Polu 5 należy wpisać Naczelnik Urzędu Skarbowego, do którego adresowane jest zgłoszenie. Trzeba pamiętać, aby nie zamieszczać dokładnych danych. Wystarczy: Naczelnik Pierwszego Urzędu Skarbowego w…. (miejscowość).

B. Dane składającego
Jeżeli dokument NIP-2 służy do przekazania informacji o zmianie danych, czyli nazwie firmy, numerze REGON albo danych do rejestracji (nazwa organu uzupełniającego rejestr, nazwa rejestru, data rejestracji albo zmiany, numer rejestru) konieczne jest zaznaczenie kwadratu w polu 7,10 oraz 18. Jeżeli wymienione powyżej elementy nie są zmieniane, a wniosek ma charakter identyfikacyjny, te pola powinny pozostać puste.

W części B.1. Dane identyfikacyjne w polach 6,8 oraz 9 należy wpisać odpowiednio pełną nazwę, nazwę skróconą oraz numer REGON składającego wniosek.

Część B.2. Informacje o numerach identyfikacyjnych uzyskanych w innych krajach - jest wypełniane tylko, gdy firma ma numery identyfikacyjne używane w celu identyfikacji podatkowej albo ubezpieczeniowej w innym kraju.

Z kolei część B.3. Dane o rejestracji - wymaga wpisania podmiotów, które rejestrują się zgodnie z przepisami prawa. Należy tutaj wprowadzić dane uzyskane po wpisie do rejestru stowarzyszeń albo innych organizacji społecznych czy zawodowych.

Z kolei B.4. Daty dotyczące działalności – miejsce, w którym należy wybrać jedną z opcji adekwatnych do prowadzonej firmy:

1 – gdy dokonujemy rejestracji działalności,
2 – gdy zamykamy naszą działalność – ustanie bytu prawnego,
3 – gdy zawieszamy działalność
4 – gdy wznawiamy działalność,
5 – gdy chcemy uzyskać status płatnika,
6 – gdy utracimy status płatnika.

Kiedy ta sekcja zostanie już wypełniona, trzeba wpisać odpowiednią datę w polu 20, która potwierdza datę wystąpienia podanej powyżej sytuacji.

B.5. Adres siedziby – to sekcja przeznaczona na dokładny adres siedziby prowadzonej firmy. Jeżeli firma składa się z kilku oddziałów, podaje się miejsce, w którym podejmowane są ważne decyzje mające wpływ na kierowanie firmy i jej sposób działania. W praktyce oznacza to miejsce, gdzie pracuje zarząd przedsiębiorstwa.

B.6. Dane kontaktowe oraz B.6.1. Adres skrytki pocztowej – to pola dobrowolne.

B.7. Adresy miejsca prowadzenia działalności – w tym polu należy wprowadzić wszystkie adresy, gdzie prowadzona jest działalność (dotyczy również sklepów, składów, magazynów, hurtowni i innych). Jeżeli przedsiębiorca składa zgłoszenie aktualizujące dane, muszą być one uwarunkowane okolicznościami oraz zmianami. Jeżeli pozycji jest tak wiele, że nie ma na nie miejsca, w tej sekcji to należy przygotować listę adresów, tak aby podane informacje odpowiadały zakresowi części B.7. (poz. 49-59). Kiedy formularz jest generowany elektronicznie, lista jest już przygotowana w systemie. Jeżeli adres odbiega od stosowanych norm, czyli znajduje się w przejściu podziemnym albo działalność mieści się poza terenem Polski, dane adresowe powinny zostać podane, jak najdokładniej.

B.8. Informacja o dokumentacji rachunkowej – wpisuje się sposób prowadzenia dokumentacji rachunkowej.

B.8.1 Biuro rachunkowe bądź inny podmiot prowadzący dokumentację rachunkową – to pole uzupełnia się tylko, gdy w części B.8. w polu 55 wypełniono 1 kwadrat. Przedsiębiorca wpisuje numer NIP oraz nazwę podmiotu zajmującego się dokumentacją rachunkową firmy.

B.8.2. Adresy miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej – wpisuje się adres, gdzie rzeczywiście znajdują się dokumenty. W formularzu może pojawić się adres siedziby firmy albo biura rachunkowego bądź innego miejsca.

C. Informacje dotyczące rachunków
W tej sekcji wprowadza się albo usuwa rachunek bankowy. Kiedy konto jest prowadzone przez zagraniczny bank, należy wypełnić poz. 72-73, 76-77 oraz 81-82.

C.1. Rachunek do zwrotu podatku lub nadpłaty

C.2. Pozostałe rachunki związane z prowadzoną działalnością – jeżeli w dokumencie zabraknie miejsca na wszystkie rachunki, trzeba przygotować listę rachunków (podane informacje mają odpowiadać zakresowi danych wyznaczonych w części C.2. (poz. 76-80). W formularzu elektronicznym lista jest już przygotowana.

C.3. Rachunek jednostki samorządu terytorialnego – sekcja dla jednostek samorządu terytorialnego.

D. Forma organizacyjno-prawna, powiązania, dodatkowe informacje
To miejsce przeznaczone do wpisania formy organizacyjnej i formy prawnej firmy.

Pozycja 86 zawiera 5 podpunktów, ale przedsiębiorca może wskazać tylko jeden kwadrat:

• podmiot mający wyodrębnione jednostki wewnętrzne – jednostka macierzysta
• wyodrębniona jednostka wewnętrzna podlegająca obowiązkowi ewidencyjnemu,
• podmiot niebędący wyodrębnioną jednostką wewnętrzną i niemający jakich jednostek,
• podatkowa grupa kapitałowa,
• grupa VAT.

W pozycji 87 i 88 również wybiera się tylko jedną z dostępnych opcji.  

D.1. Dane jednostki macierzystej – te punkty są dedykowane dla jednostki wewnętrznej, jeżeli w pozycji 86 zaznaczono punkt 2 – wyodrębniona jednostka wewnętrzna ma obowiązek ewidencyjny.

D.2. Dane wyodrębnionej jednostki wewnętrznej – wypełniają jednostki, które w pozycji 86 wskazały punkt 1 – podmiot mający wyodrębnione jednostki wewnętrzne podlegające obowiązkowi ewidencyjnemu – jednostka macierzysta, wpisując swoje dane i wskazując przyczynę zgłoszenia, a wśród nich: utworzenie, zmiana danych, likwidacja.

D.3 Dane jednostki organizacyjnej jednostki samorządu terytorialnego – to sekcja przeznaczona dla jednostek samorządu terytorialnego ze względu na scentralizowane rozliczenie VAT. Jeżeli w formularzu jest za mało miejsca, trzeba przygotować listę informacji zgodnie z zakresem danych wyznaczonych w części D.3. (pozycje od 107 do 110). Formularz elektroniczny ma listę gotową do wypełnienia.

D.4. Dane wspólnika/spółki tworzącej grupę kapitałową/członka grupy VAT
Pozycje 111-117 należy uzupełnić tylko w przypadku, gdy we wcześniejszej części zaznaczono poz. 86 kwadratu nr 4 albo nr 5 bądź w sytuacji składania informacji o wspólniku spółki. Jeżeli brakuje miejsca na wprowadzenie kolejnych danych, trzeba przygotować listę zgodnie z zakresem danych występujących w części D.4. (pozycje od 111 do 117). Formularz elektroniczny zawiera listę.

D.5. Dodatkowe informacje – należy podać przeważający kod PKD działalności zgodny z Polską Klasyfikacją Działalności. Podaje się także status szczególny, a w odpowiednich kwadracikach trzeba wpisać znak +, a jeżeli status został utracony, to podaje się –.

E. Informacja o załącznikach
W tym miejscu wpisuje się załączniki przesyłane razem z formularzem NIP-2. W pozycji 121 należy wprowadzić uzupełnione wcześniej listy. W formularzu elektronicznym nie wypełnia się pozycji 121. Z kolei w pozycji 122 trzeba zaznaczyć dołączone dokumenty bądź ich uwierzytelnione albo poświadczone urzędowo kopie (art. 5 ust. 4a i art. 9 ust. 6 pkt 1 ustawy).

• część B.2 wniosku dotyczy – Informacji o numerach identyfikacyjnych uzyskanych w innych krajach,
• część B.7 wniosku dotyczy – Adresów miejsc prowadzenia działalności,
• część C.2 wniosku dotyczy – Pozostałych rachunków związanych z prowadzoną działalnością,
• część D.2 wniosku dotyczy – Danych wyodrębnionej jednostki wewnętrznej,
• część D.3 wniosku dotyczy – Danych jednostki organizacyjnej/ jednostki samorządu terytorialnego,
• część D.4 wniosku dotyczy – Danych wspólnika/spółki tworzącej grupę kapitałową/członka grupy VAT

F. Dane i podpisy osób reprezentujących składającego
Na formularzu muszą pojawić się podpisy wspólników spółki albo osoby reprezentującej składającego, czyli członka zarządu, dyrektora, syndyka bądź pełnomocnika. Jeżeli formularz zostanie podpisany przez pełnomocnika, wymaga się dołączenia do wniosku oryginalnego pełnomocnictwa dla pełnomocników odpowiadających wyłącznie za wykonanie zgłoszenia, a dla pełnomocnictwa o szerszym zakresie wystarczy uwierzytelniona kopia albo poświadczona urzędowo kopia z potwierdzeniem odpłaty 17 zł od pełnomocnictwa.

G. Adnotacje urzędu skarbowego
Ta część jest dedykowana dla pracowników urzędu skarbowego.

Przygotowując i dostarczając formularz NIP-2, trzeba pamiętać o dokumentach wyznaczonych przez Naczelnika Urzędu Skarbowego. Są one niezbędne do nadania numeru NIP i sfinalizowania rejestracji firmy albo stowarzyszenia.

Wśród wymaganych dokumentów występuje:

• zaświadczenie o nadanym numerze REGON,
• umowa spółki na piśmie,
• dokument potwierdzający uprawnienie do korzystania z lokalu lub nieruchomości, w której znajduje się siedziba,
• pełnomocnictwo, w przypadku dokonywania zgłoszenia identyfikacyjnego przez pełnomocnika.

Formularz NIP-2 jest dedykowany dla osób prawnych oraz jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej i służy do nadania nr NIP. Decyzję podejmuje się bez żadnej zwłoki, jak tylko formularz zostanie doręczony do urzędu razem ze wszystkimi potrzebnymi dokumentami.

Data publikacji: 2022-12-08, autor: FakturaXL