KSeF - od systemu fakultatywnego do powszechnego obowiązku
W czerwcu 2024 roku prezydent podpisał nowelizację ustawy o VAT, która jednoznacznie przesądza o obowiązkowym charakterze KSeF od początku 2026 roku. Co istotne, nowe przepisy przewidują stopniowe wdrażanie obowiązku: duże podmioty (z obrotami powyżej 200 mln zł rocznie) zostaną objęte systemem od 1 lutego 2026 roku, natomiast pozostali podatnicy – od 1 kwietnia tego samego roku. W odpowiedzi na potrzebę ułatwienia wdrożenia, Ministerstwo Finansów zaprezentowało nową wersję schemy e-faktury – FA(3), która zastąpi aktualnie funkcjonującą strukturę FA(2).Skąd zmiany w strukturze FA(3)?
Nowa struktura FA(3) to wynik szeroko zakrojonych konsultacji podatkowych, które objęły m.in. księgowych, rewidentów, przedstawicieli organizacji branżowych oraz sektor IT. Głównym celem było dostosowanie schemy do realnych potrzeb użytkowników oraz zminimalizowanie ryzyka błędów i niejasności interpretacyjnych. Struktura FA(3) zawiera nie tylko modyfikacje techniczne, ale także poprawki uwzględniające uwagi zgłoszone przez praktyków.FA(3) – co się zmienia?
Najważniejsze zmiany w strukturze FA(3) w porównaniu do poprzedniej wersji FA(2) obejmują zarówno aspekty formalne, jak i praktyczne; należą do nich m.in.:- zmiana kodu i wariantu schemy – pozwala jednoznacznie zidentyfikować nową wersję struktury,
- nowe typy danych i formaty pól – umożliwiają wpisywanie nazw towarów i usług do 512 znaków, uwzględniają znaki specjalne w numerach rachunków bankowych oraz identyfikatorach podatkowych,
- nowe pola i znaczniki – dodano m.in. możliwość wskazania, czy nabywcą jest jednostka JST lub członek grupy VAT; uproszczono również mechanizm wskazywania wydatków pracowniczych,
- zmiany dotyczące danych płatniczych – umożliwiono określenie formy płatności dla każdej z częściowych płatności, dodano opcję podania linku do płatności oraz identyfikatora płatności KSeF,
- ograniczenia liczby faktur korygowanych – wprowadzono limit do 50 000 wpisów (wcześniej liczba ta była nieograniczona),
- likwidacja obowiązkowości wskazywania adresu – uproszczenie zgodne z cyfrową praktyką.
FA(3) a przesyłanie faktur do KSeF
Faktury w strukturze FA(3) mogą być wystawiane:- za pomocą rządowej Aplikacji Podatnika KSeF (dostęp po uwierzytelnieniu Profilem Zaufanym lub podpisem kwalifikowanym),
- poprzez zintegrowane systemy księgowo-fakturowe, które komunikują się z KSeF za pomocą API takie jak FakturaXL.
Data wystawienia faktury – kluczowa zmiana interpretacyjna
W nowym systemie szczególnie istotna staje się różnica między datą wskazaną w polu P_1 (data wystawienia) a rzeczywistą datą przesłania faktury do KSeF. Zgodnie z ustawą, fakturę uznaje się za wystawioną dopiero w momencie jej skutecznego przesłania do KSeF. Oznacza to, że nawet jeśli pole P_1 zawiera wcześniejszą datę, decydujące znaczenie ma data potwierdzona przez system KSeF i widoczna na UPO (Urzędowym Poświadczeniu Odbioru).
W praktyce może to prowadzić do rozbieżności między datą, którą podatnik uważa za moment wystawienia faktury, a datą przyjęcia jej przez system. Mimo to, taka sytuacja nie powoduje automatycznego odrzucenia faktury – jednak wymaga spójnego raportowania w dokumentacji księgowej.KSeF w przypadku awarii i problemów technicznych
System uwzględnia również sytuacje awaryjne. Jeśli wystąpi awaria KSeF – ogłoszona oficjalnie przez Ministerstwo Finansów – podatnik może wystawiać faktury zgodnie z udostępnionym wzorem w formacie elektronicznym i przekazywać je kontrahentom. Po zakończeniu awarii podatnik ma 7 dni roboczych na przesłanie tych faktur do systemu KSeF w celu nadania im numeru identyfikacyjnego.
Jeżeli brak możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej nie wynika z awarii KSeF, ale np. z problemów po stronie użytkownika (np. awaria internetu, brak dostępu do oprogramowania), podatnik również może skorzystać z zastępczego sposobu wystawiania dokumentów, ale jest zobowiązany przesłać je do KSeF najpóźniej w następnym dniu roboczym.API KSeF 2.0 – techniczne zaplecze dla automatyzacji
Ministerstwo Finansów opublikowało dokumentację API KSeF 2.0, która umożliwia integrację z systemem dla szerokiego grona użytkowników – od firm jednoosobowych po korporacje. Dokumentacja zawiera m.in. opis metod, struktur danych, przykłady kodu oraz zestawy narzędzi programistycznych (SDK) w językach Java i .NET. Dzięki temu możliwe jest zautomatyzowane wystawianie, przesyłanie i odbieranie faktur bez potrzeby każdorazowej ingerencji użytkownika.
Od września 2025 roku dostępne będzie środowisko testowe API, natomiast w listopadzie ruszy testowa wersja Aplikacji Podatnika. To ostatni moment na rozpoczęcie integracji systemów finansowo-księgowych z KSeF.Korzyści z wprowadzenia FA(3) i obowiązkowego KSeF
Pomimo obaw związanych z wdrożeniem nowego systemu, Ministerstwo Finansów zapewnia, że przyniesie on istotne korzyści:- brak obowiązku przechowywania faktur – będą one archiwizowane przez KSeF przez 10 lat,
- przyspieszenie zwrotów VAT – skrócenie terminu z 60 do 40 dni,
- jednolita struktura faktury – uproszczenie komunikacji i wymiany dokumentów,
- możliwość bieżącej weryfikacji faktur – zmniejszenie ryzyka nadużyć i oszustw,
- pełna automatyzacja – oszczędność czasu i redukcja błędów ludzkich.
Wyzwania i zagrożenia
Wyzwania i zagrożenia związane z wdrożeniem nowej struktury faktury elektronicznej FA(3) oraz obowiązkowego korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) budzą uzasadnione obawy wśród przedsiębiorców i księgowych. Jednym z najczęściej zgłaszanych problemów jest niejasność w interpretacji pojęcia „daty wystawienia” faktury – rozróżnienie pomiędzy datą wskazaną w strukturze logicznej (pole P_1), a datą przesłania faktury do KSeF rodzi ryzyko nieprawidłowego ujęcia dokumentu w ewidencji księgowej. Wątpliwości budzi także możliwość opóźnień wynikających z problemów technicznych po stronie samego systemu lub zewnętrznego oprogramowania, co może utrudniać bieżące wystawianie i przesyłanie dokumentów. Dodatkowo, presja czasowa związana z koniecznością dostosowania systemów informatycznych do nowych wymagań w relatywnie krótkim czasie może stanowić istotne wyzwanie, zwłaszcza dla mniejszych firm dysponujących ograniczonymi zasobami technologicznymi.
Nie bez znaczenia pozostaje również kwestia odpowiedzialności za poprawność danych wprowadzanych do e-faktur. Dokument, który nie spełni wymagań nowej struktury FA(3), zostanie automatycznie odrzucony przez system, co w konsekwencji może prowadzić do sankcji podatkowych, jeśli faktura nie zostanie zaksięgowana prawidłowo i w odpowiednim terminie. Warto również zwrócić uwagę na potencjalne problemy związane z interpretacją przepisów przez urzędy skarbowe – różnice w podejściu do oceny poprawności e-faktur mogą generować dodatkowe ryzyka dla podatników. Istotnym zagadnieniem pozostaje także bezpieczeństwo danych i ciągłość działania systemu – każda awaria KSeF może sparaliżować codzienną pracę wielu firm.Podsumowanie
Wprowadzenie struktury FA(3) i obowiązkowego KSeF oznacza duży krok w stronę cyfryzacji rozliczeń podatkowych w Polsce. Zmiany te wymagają od przedsiębiorców starannego przygotowania – zarówno od strony technicznej, jak i organizacyjnej. Zrozumienie nowej struktury logicznej faktury, wdrożenie odpowiednich rozwiązań informatycznych oraz właściwe interpretowanie przepisów dotyczących momentu wystawienia i przesłania faktury to kluczowe elementy bezproblemowego funkcjonowania w nowym systemie.
Przedsiębiorstwa, które już teraz rozpoczną korzystanie z KSeF, analizę dokumentacji API i konsultacje z dostawcami oprogramowania, będą w znacznie lepszej pozycji startowej w 2026 roku. Digitalizacja nie jest już opcją – staje się koniecznością.
Data publikacji: 2025-08-21, autor: FakturaXL
