Infolinia wsparcia dla Krajowego Systemu e-faktur KSeF

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w formie obowiązkowej w 2026 roku to istotna zmiana dla polskich przedsiębiorców. W związku z tym rośnie zapotrzebowanie na dostęp do rzetelnych i aktualnych informacji dotyczących wdrożenia, funkcjonowania oraz obsługi systemu. Jednym z najważniejszych źródeł wsparcia dla firm w tym zakresie jest infolinia Krajowej Administracji Skarbowej, która od 1 października 2024 roku udziela kompleksowej pomocy w sprawach związanych z KSeF.

Zakres wsparcia merytorycznego i technicznego na infolinii KSeF

Infolinia KSeF została zaprojektowana jako punkt kontaktowy dla wszystkich podatników – od mikroprzedsiębiorców po duże spółki kapitałowe – którzy potrzebują rzetelnych informacji na temat e-fakturowania. Konsultanci obsługujący linię są przeszkoleni zarówno w zakresie aspektów technicznych, jak i merytorycznych, dzięki czemu przedsiębiorcy mogą uzyskać pomoc w wielu obszarach kluczowych dla prawidłowego wdrożenia systemu.

Wystawianie i odbieranie faktur elektronicznych

Wsparcie obejmuje wyjaśnienie procedur związanych z tworzeniem i przesyłaniem faktur ustrukturyzowanych, takich jak:

• format i schemat struktury XML faktury,
• sposoby autoryzacji użytkownika w systemie (np. profil zaufany, certyfikat),
• kwestie związane z numeracją faktur w KSeF,
• odbiór i potwierdzanie faktur przez nabywcę,
• weryfikacja poprawności przesłanych dokumentów.

Dostępność i sposób kontaktu z infolinią

Infolinia jest dostępna od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00–18:00; a przedsiębiorcy mogą skorzystać z dwóch numerów w zależności od rodzaju połączenia:

• 22 330 03 30 – numer dostępny z telefonów komórkowych oraz z zagranicy,
• 801 055 055 – numer przeznaczony dla telefonów stacjonarnych.

Po odsłuchaniu komunikatu powitalnego, należy wybrać opcję nr 6, która kieruje rozmowę bezpośrednio do konsultantów zajmujących się systemem KSeF.

Jak przygotować się do rozmowy z konsultantem?

Aby uzyskać pomoc w sposób szybki i efektywny, warto przed rozmową z konsultantem zebrać niezbędne informacje oraz, w razie potrzeby, przygotować się do weryfikacji tożsamości.

Jeśli przedsiębiorca chce uzyskać indywidualne informacje podatkowe, np. dotyczące zwrotów podatku VAT lub statusu deklaracji, konieczne jest wcześniejsze ustawienie kodu telePIN, który potwierdza tożsamość rozmówcy.

Aby ustawić kod telePIN, należy najpierw zalogować się do e-Urzędu Skarbowego na stronie podatki.gov.pl. Następnie należy przejść do zakładki „Ustawienia”, gdzie znajduje się opcja „Infolinia Krajowej Administracji Skarbowej”. Po jej wybraniu możliwe jest ustawienie unikalnego kodu telePIN, który służy do potwierdzania tożsamości podczas rozmowy z konsultantem infolinii.

To rozwiązanie gwarantuje, że rozmowa telefoniczna pozostaje bezpieczna i umożliwia przekazywanie poufnych danych.

Jakie informacje warto przygotować przed rozmową?

Przed wykonaniem połączenia warto mieć pod ręką:

• NIP firmy,
• identyfikator podatnika w KSeF (jeśli został już nadany),
• opis problemu technicznego lub pytania merytorycznego,
• nazwę i wersję oprogramowania finansowo-księgowego (jeśli sprawa dotyczy integracji),
• dane autoryzacyjne (np. ePUAP, certyfikat kwalifikowany – jeśli rozmowa dotyczy problemów z logowaniem).

Wsparcie w szerszym zakresie – nie tylko KSeF

Chociaż infolinia KSeF dedykowana jest zagadnieniom związanym z e-fakturowaniem, konsultanci są również przygotowani do udzielania informacji dotyczących:

• ogólnych zagadnień podatkowych (VAT, PIT, CIT),
• procedur celnych,
• e-Urzędu Skarbowego,
• platformy e-Deklaracje,
• innych usług oferowanych przez Ministerstwo Finansów.

Dzięki temu przedsiębiorcy mogą uzyskać kompleksowe wsparcie w jednym miejscu, co znacząco ułatwia proces poruszania się po nowych obowiązkach podatkowych.

Dlaczego warto korzystać z infolinii KSeF?

W dobie cyfryzacji obiegu dokumentów podatkowych i nadchodzącego obowiązku stosowania KSeF, infolinia stanowi kluczowe narzędzie informacyjne dla każdej organizacji; pozwala nie tylko zrozumieć mechanizmy działania systemu, ale także:

• uniknąć błędów formalnych przy wystawianiu faktur,
• zoptymalizować wewnętrzne procedury związane z fakturowaniem,
• skrócić czas wdrożenia systemu i uniknąć przestojów operacyjnych,
• uzyskać szybkie wsparcie w sytuacjach awaryjnych.

Podsumowanie

Infolinia KSeF to istotne narzędzie wspierające przedsiębiorców w okresie przejściowym przed obowiązkowym wdrożeniem systemu e-faktur. Zakres udzielanych informacji obejmuje zarówno kwestie prawne i techniczne, jak i praktyczne aspekty integracji systemu z codzienną działalnością operacyjną. Odpowiednie przygotowanie do kontaktu z konsultantem pozwala skrócić czas rozmowy i zwiększyć efektywność uzyskanej pomocy.

Zważywszy na skalę nadchodzących zmian, korzystanie z dostępnego wsparcia informacyjnego już na etapie przygotowań jest nie tylko wskazane, ale wręcz konieczne.

Data publikacji: 2025-07-14, autor: FakturaXL