Nowy wzór Księgi Przychodów i Rozchodów, KPiR od 2026 roku
Od stycznia 2026 roku będzie obowiązywał nowy wzór Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów. Zmiany mają objąć szeroki zakres. Najważniejsze z nich będą dotyczyły dowodów księgowych, a także miejsca przechowywania dokumentów. Do książki zostały też dodane nowe kolumny. Zmiany spowodowane są nowelizacją ustawy oraz obowiązkiem prowadzenia książki przychodów i rozchodów tylko w formie elektronicznej.
Nowe rozporządzenie w sprawie prowadzenia Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów zostało wprowadzone między innymi w celu zwiększenia przejrzystości i lepszego wykorzystania danych elektronicznych. Obecnie jest czas na przygotowanie przedsiębiorców i biur rachunkowych do nowych uregulowań. Projekt rozporządzenia w sprawie prowadzenia Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów wprowadza 15 ważnych zmian w prowadzeniu książki przychodów i rozchodów. Minister Finansów wyjaśnił, że powodem opracowania nowych regulacji była nowelizacja ustawy o PIT i CIT. Nowe przepisy nakładają na przedsiębiorców obowiązek przekazywania do urzędów skarbowych Księgi Przychodów i Rozchodów wyłącznie w formie elektronicznej. Nowy wzór rozporządzenia i nowe przepisy zaczną obowiązywać od 1 stycznia 2026 roku i będą dotyczyć każdego przedsiębiorcy niezależnie od terminu, w którym dany podatnik będzie miał obowiązek wysyłania PKPiR w formie elektronicznej.
Zmiany w PKPiR – czego dotyczą i kto nie będzie objęty obowiązkiem?
Zgodnie ze znowelizowanymi przepisami Książka Przychodów i Rozchodów musi zostać dostosowana do nowych obowiązków podatników. Zmiany obejmą zarówno wzór księgi, katalog dokumentów księgowych, jak i zakres zwolnień oraz sposób przechowywania dokumentów. Od nowego roku przedsiębiorcy zostaną zobowiązani do prowadzenia Książki Przychodów i Rozchodów wyłącznie z użyciem programu komputerowego (np. FakturaXL). W niektórych przypadkach zgodnie z par. 3 ust. 3 nowego rozporządzenia książka będzie mogła być prowadzona na dotychczasowych zasadach z pominięciem programu komputerowego pod warunkiem, że inne przepisy będą to umożliwiały.
Nowym obowiązkiem nie zostaną objęte:
osoby prowadzące działalność na podstawie umowy agencyjnej lub zlecenia na podstawie innych przepisów
osoby duchowne
osoby, które zrezygnowały z ryczałtu.
Zmiany wprowadzone w KPiR w związku z nowymi przepisami
Aktualnie obowiązujące rozporządzenie w sprawie prowadzenia Książki Przychodów i Rozchodów wyjaśnia, że kolumna 1 służy do wpisywania kolejnego numeru zapisów do księgi. Jest to ten sam numer, którym oznacza się dowód na podstawie, którego został dokonany zapis. Natomiast zgodnie z nowym rozporządzeniem kolumna 1 będzie służyła do wpisywania liczby porządkowej kolejnych zapisów w książce. Na tej podstawie został zniesiony obowiązek numerowania dokumentów księgowych zgodnie z książką przychodów i rozchodów.
PKPiR tylko w formie elektronicznej Podatnicy zostaną zobowiązani do prowadzenia Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów tylko z użyciem programów komputerowych. Z obowiązku zostaną wyłączone osoby prowadzące działalność na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zawartej na warunkach zlecenia
Wprowadzenie dodatkowych kolumn do wzoru PKPiR Wzór PKPiR będzie zawierał dwie dodatkowe kolumny co oznacza, że w książce znajdzie się 19 kolumn. Została dodana kolumna 3 i 5. Kolumna 3 służyć będzie do wpisania numeru identyfikującego fakturę wystawioną w KSeF. Natomiast w kolumnie 5 trzeba będzie podać numer identyfikatora podatkowego kontrahenta
Brak możliwości prowadzenia księgi przez niektórych rolników Rolnicy prowadzący gospodarstwo rolne bez zatrudniania pracowników, których roczny przychód nie przekracza wartości 10 000 zł zostali pozbawieni możliwości prowadzenia uproszczonej księgi przychodów i rozchodów
Bez możliwości uzyskania zwolnienia ze stosowania rozporządzenia na wniosek niektórych podatników Zgodnie z nowymi przepisami zostaje zlikwidowana możliwość zwolnienia niektórych podatników z konieczności stosowania przepisów rozporządzenia. Do tej pory podatnik mógł uzyskać takie zwolnienie od naczelnika urzędu skarbowego. Było ono przyznawane na wniosek podatnika
Brak regulacji związanych ze stosowaniem ewidencji sprzedaży przez podatników zwolnionych z VAT Nowe rozporządzenie znosi obowiązujące obecnie regulacje dotyczące wykorzystywania ewidencji sprzedaży w księdze przychodów i rozchodów przez podatników zwolnionych z VAT. W projekcie brak jest regulacji w tym temacie
Bez powtarzania treści niektórych definicji Nowe rozporządzenie nie zawiera definicji użytych w ustawie o PIT, takich jak: pojęcie przychodu, środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Zmieniona została też definicja biura rachunkowego.
Bez obowiązku posiadania ksiąg w każdym zakładzie będącym częścią przedsiębiorstwa wielozakładowego Przedsiębiorstwa wielozakładowe nie będą miały obowiązku posiadania ksiąg w każdym zakładzie będącym częścią przedsiębiorstwa wielozakładowego. Nie będą zobowiązane również do sporządzania dowodów przesunięć
Korygowanie raportów fiskalnych Zmodyfikowane zostały przepisy wskazujące na sposoby związane z korektą danych pochodzących z raportów fiskalnych dobowych lub okresowych. Obecnie podatnik ma obowiązek opisywania takich korekt na odwrotnej stronie raportu fiskalnego. Z dniem wejścia w życie nowych przepisów korekta będzie musiała być dokonana na podstawie dowodu wewnętrznego.
Dzienne zestawienie dowodów poza katalogiem dowodów księgowych Zgodnie z nowymi przepisami z katalogu dowodów księgowych zostały wyłączone dzienne zestawienia dowodów w formie faktur dotyczących sprzedaży, które zostały sporządzone w celu zaksięgowania ich za pomocą zapisu zbiorczego. Od stycznia 2026 roku podatnik będzie zobowiązany do dokonywania zapisów w księdze prowadzonej w formie elektronicznej w oparciu o pojedyncze faktury bez stosowania zapisów zbiorczych.
Modyfikacja przepisów dotyczących faktur sprzedaży zaewidencjonowanych na kasach fiskalnych W nowym rozporządzeniu zostały zmienione przepisy odnoszące się do faktur dokumentujących sprzedaż ewidencjonowaną na kasie fiskalnej. Bez zmian pozostaje przepis mówiący, że podatnik nie musi wpisywać do księgi kwot wynikających z faktur dokumentujących sprzedaż wcześniej zaewidencjonowaną na kasie rejestrującej. Jednocześnie brak jest zapisów mówiących o sposobie przechowywania paragonów i faktur, ponieważ regulacje dotyczące tej kwestii znajdują się w przepisach o VAT
Brak możliwości dokumentowania zakupów za pomocą paragonu bez NIP Nowe przepisy nie przewidują możliwości dokumentowania zakupów dokonywanych w jednostkach handlu detalicznego za pomocą paragonów bez NIP dotyczących np. zakupu materiałów biurowych bądź środków czystości do firmy. Zlikwidowana zostaje również możliwość dokumentowania materiałów pomocniczych zakupionych u podmiotów handlu detalicznego za pomocą dowodów wewnętrznych. Wymienione zakupy będą musiały być dokumentowane za pomocą faktur uproszczonych, czyli paragonów z NIP. Za pomocą dokumentów papierowych możliwe będzie jedynie dokumentowanie zakupu paliwa i oleju za granicą.
Ujednolicenie terminów wpisów dokonywanych w PKPiR Wpisy do księgi podatkowej będą dokonywane w takich samych terminach zarówno po stronie przychodu jak i po stronie kosztu. Będzie obowiązywał termin do dnia 20 każdego miesiąca następującego po miesiącu, w którym uzyskano przychód lub został dokonany wydatek
Zmiany dotyczące spisu z natury Spis z natury nie będzie musiał być podpisywany przez osoby go sporządzające, a jedynie przez właściciela firmy lub wspólników. W księdze przychodów i rozchodów będzie ujmowana jedynie wartość spisu z natury
Zmiany odnoszące się do uznania PKPiR za prawidłową Nowe rozporządzenie nie zawiera przepisów mówiących o warunkach jakie musi spełnić książka elektroniczna, aby została uznana za prawidłową
Miejsce przechowywania PKPiR, brak przepisów w nowym rozporządzeniu Obecnie PKPiR i dowody księgowe muszą znajdować się w konkretnych lokalizacjach, takich jak miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, miejsce wskazane przez podatnika jako siedziba firmy lub miejsce będące siedzibą biura rachunkowego. Zgodnie z przepisami nowego rozporządzenia książka przychodów i rozchodów wraz z dowodami księgowymi powinna być prowadzona i przechowywana tak długo, dopóki nie upłynie okres przedawnienia zobowiązania podatkowego, co jest zgodne z art. 86 Ordynacji podatkowej.
