Na początku marca przedstawiciele Ministerstwa Finansów prowadzili rozmowy na tematy dotyczące KSeF. Eksperci finansowi odpowiadali między innymi na pytania osób związanych z księgowością, dostawców oprogramowania oraz innych osób zainteresowanych powyższym zagadnieniem. Wysłuchiwali też uwag przekazywanych przez przedstawicieli wyżej wymienionych grup. Wśród poruszanych zagadnień znalazły się te dotyczące oznaczania płatności faktur ustrukturyzowanych za pomocą numeracji KSeF lub numerem będącym zbiorczym identyfikatorem KSeF.
Czym jest KSeF i od kiedy obowiązek jego stosowania?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest platformą służącą do wystawiania i udostępniania e-faktur, czyli faktur ustrukturyzowanych. W ostatnim czasie Ministerstwo Finansów przeprowadziło konsultacje dotyczące systemu KSeF, podczas których wysłuchało wiele uwag dotyczących wprowadzania systemu. Mają zostać one poddane dalszej analizie. W następnej kolejności Ministerstwo ma ogłosić nowe ustalenia dotyczące e-faktur oraz ma podać datę wprowadzenia obowiązkowego KSeF. Najprawdopodobniej termin ogłoszenia nowych regulacji przypadnie na przełom kwietnia i maja 2024 roku.
Wprowadzenie KSeF narzuca wiele zmian nie tylko w procesie wystawiania i odbierania faktur VAT, ale wymusza również zmiany w samych płatnościach pomiędzy kontrahentami. W art. 108g ustawy o VAT został przedstawiony sposób jak mają być dokonywane wpłaty. Powyższy przepis zacznie obowiązywać z dniem 1 lipca 2024 roku i będzie stosowany do płatności dokonywanych od 1 stycznia 2025 roku. Tak stanowi przepis przejściowy art. 17 ustawy zmieniającej. Zgodnie z art. 108a ust. 3 pkt 3 ustawyobowiązkowy KSeF będzie obowiązywał od 1 lipca 2024 roku i będzie dotyczył wyłącznie faktur dla których płatności dokonywane są w MPP.
Płatności KSeF – w jaki sposób będą identyfikowane?
Nowe przepisy mają nakładać na nabywców towarów lub usług będących czynnymi podatnikami VAT, którzy w związku z zawartą transakcją dokonują płatności za zakupiony towar/usługę za pomocą przelewu, polecenia zapłaty bądź inną metodą, która umożliwia podanie tytułu przelewu, obowiązek identyfikacji danej płatności za pomocą:
numeru KSeF – zapłata za jedną fakturę
identyfikatora zbiorczego KSeF – zapłata za co najmniej dwie faktury na rzecz tego samego odbiorcy.
Obecnie jak stanowią przepisy obowiązkiem oznaczania faktur zostali objęci także podatnicy niebędący nabywcami towarów lub usług, którzy płacą za faktury wystawione dla tego nabywcy. Prawdopodobnie w tym zakresie będą obowiązywały wyłączenia podobnie jak ma to miejsce przy split payment. Obowiązek oznaczania faktur dotyczy jedynie czynnych podatników VAT. W przypadku zwolnienia z podatku od towarów i usług zarówno sprzedawca, jak i nabywca nie są zobowiązani do oznaczania płatności. Ministerstwo Finansów potwierdza, że wejście w życie KSeF wiąże się z nowymi obowiązkami związanymi z opłacaniem faktur, jak:
stosowanie oznaczenia za pomocą numeru KSeF lub identyfikatora zbiorczego KSeF - obowiązek ten wynika z ustawy o podatku VAT. Obecnie Ministerstwo nie wprowadziło żadnych kar za niestosowanie oznaczeń płatności za pomocą identyfikatorów lub numerów KSeF ani nie zamierza wprowadzić ich w najbliższej przyszłości
identyfikator zbiorczy KSeF ma obowiązek wygenerować nabywca po zalogowaniu się do aplikacji KSeF
identyfikator zbiorczy KSeF posiada 35 znaków o strukturze zbliżonej do numeru KSeF
do płatności częściowych dozwolone jest używanie takiego samego identyfikatora zbiorczego KSeF w stosunku do każdego tytułu płatności. Można też alternatywnie do każdej płatności wygenerować inny identyfikator
obowiązek nie będzie dotyczył podawania numeru KSeF w części dotyczącej zakupów JPK. Ministerstwo Finansów przewiduje przedstawienie dodatkowych wyjaśnień dotyczących tej kwestii. Obowiązkiem wykazywania numeru KSeF objęte zostaną jedynie faktury sprzedażowe.
W planach Ministerstwa Finansów nie ma możliwości generowania dodatkowych oznaczeń do numerów KSeF oraz identyfikatorów zbiorczych KSeF, które miałyby służyć między innymi do oznaczania faktur skompensowanych. Oznaczenia KSeF nie mają wpływu na termin płatności. Nowe przedstawione rozwiązania nic nie zmieniają w tym zakresie co oznacza, że opóźnienia w płatnościach nie będą w polu zainteresowania organów podatkowych. Ministerstwo Finansów jest w trakcie przygotowywania wyjaśnień w zakresie stosowania oznaczeń KSeF przy płatnościach dokonywanych na rzecz podmiotów zagranicznych. Dodatkowo zostanie opublikowana dokumentacja dotycząca generowania identyfikatorów zbiorczych. Obowiązek podania numeru faktury nadanego przez KSeF składającego się z 35 znaków oraz wskazanie zbiorczego identyfikatora paczki nadanego przez KSeF obejmuje nie tylko nabywców towarów, ale również innych podatników dokonujących płatności za faktury wystawione na rzecz nabywcy. Powyższe nie dotyczy nabywców towaru lub usługi, którzy dokonują płatności za faktury, które nie są wprowadzane do KSeF z uwagi na komunikat o awarii KSeF. Wymienionych zasad nie stosuje się również w stosunku do przelewów za zamówienia, faktur proforma oraz przy płatnościach kartą lub płatnościach elektronicznych, jeżeli faktura VAT nie została jeszcze wystawiona i przesłana do Krajowego Systemu e-Faktur.
Obowiązek umieszczania numerów faktur KSeF dla przelewów w mechanizmie split payment
Przepis dotyczący umieszczania numerów faktur z KSeF na przelewach płatności nie został odroczony do stycznia 2025 roku w stosunku do przelewów dokonywanych za pomocą split payment. W tym przypadku takie numery będą musiały być wskazywane obowiązkowo od 1 lipca 2024 roku.
