Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) stanowi jeden z kluczowych etapów cyfryzacji polskiego systemu podatkowego. Obowiązek korzystania z KSeF zacznie obowiązywać przedsiębiorców już niebawem, a jego wdrożenie zmienia fundamentalnie sposób dokumentowania transakcji gospodarczych. System ten ma na celu uszczelnienie systemu VAT, uproszczenie obiegu dokumentów oraz zwiększenie przejrzystości operacji handlowych. Wraz z jego upowszechnieniem pojawia się pytanie: które faktury podlegają obowiązkowi wystawienia i przesłania za pośrednictwem KSeF, a które są z tego obowiązku wyłączone?
Podstawowym elementem KSeF jest tzw. faktura ustrukturyzowana, czyli dokument w formacie XML, zgodnym ze ściśle określoną strukturą logiczną FA(1). Taki format zapewnia pełną automatyzację przetwarzania danych przez systemy informatyczne, co znacząco ogranicza ryzyko błędów i przyspiesza procesy księgowe. Dzięki ujednoliconej strukturze możliwe staje się zintegrowanie KSeF z oprogramowaniem finansowo-księgowym wykorzystywanym przez przedsiębiorstwa, co w dalszej perspektywie przyczynia się do uproszczenia rozliczeń podatkowych i usprawnienia komunikacji z administracją skarbową.
Obowiązkowe dokumenty w KSeF
Zgodnie z aktualnymi przepisami, w KSeF należy wystawiać większość faktur dokumentujących sprzedaż towarów i usług na terytorium Polski; wśród dokumentów objętych obowiązkiem przesyłania do KSeF znajdują się:
faktury bez VAT – wystawiane przez podmioty zwolnione z VAT,
faktury VAT marża – stosowane w przypadku szczególnych procedur rozliczania (np. usługi turystyczne, towary używane),
faktury VAT RR – wystawiane przy nabyciu produktów rolnych od rolników ryczałtowych,
faktury do paragonu – w sytuacji, gdy nabywca zgłasza potrzebę otrzymania faktury do zrealizowanego wcześniej zakupu udokumentowanego paragonem,
faktury zaliczkowe – dokumentujące otrzymanie zaliczki na poczet przyszłej dostawy lub usługi,
faktury końcowe – wystawiane po zrealizowaniu całości transakcji,
faktury korygujące – modyfikujące dane zawarte w wcześniej wystawionej fakturze.
Należy podkreślić, że wszystkie powyższe dokumenty muszą być wystawione w formie zgodnej ze strukturą e-faktury, przesłane do KSeF i oznaczone odpowiednim numerem systemowym, który staje się jedynym potwierdzeniem ich ważności.
Dokumenty wyłączone z obowiązku KSeF
Pomimo szerokiego zakresu faktur objętych systemem, istnieje szereg dokumentów, które zostały ustawowo wyłączone z obowiązku stosowania KSeF; wyłączenia te wynikają z charakteru dokumentu, formy jego wystawienia lub szczególnych procedur podatkowych. Do grupy tych dokumentów należą:
faktury uproszczone (do 450 zł brutto) - tego rodzaju faktury mają najczęściej postać paragonu z NIP nabywcy i, zgodnie z przepisami, do 1 sierpnia 2026 r. nie muszą być przesyłane do KSeF,
bilety spełniające funkcję faktury - dotyczy to m.in. biletów na przejazdy środkami komunikacji publicznej lub opłaty za autostrady. Jeśli spełniają wymogi faktury (zawierają NIP, kwotę, stawkę VAT, dane wystawcy), nie muszą być przesyłane do systemu.
faktury OSS/IOSS - dokumenty wystawiane w ramach procedury One Stop Shop (OSS) oraz Import One Stop Shop (IOSS) również nie podlegają obowiązkowi wysyłki do KSeF, z uwagi na ich specyfikę transgraniczną i centralizację rozliczeń podatkowych w innych jurysdykcjach.
faktury zakupowe B2C - faktury otrzymywane przez osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej (transakcje B2C) nie są wystawiane w KSeF, chyba że klient zażąda dokumentu w tej formie, co obecnie stanowi sytuację marginalną.
KSeF a transakcje zagraniczne
Choć KSeF jest systemem krajowym, jego stosowanie może również dotyczyć transakcji zagranicznych, zwłaszcza jeśli polski podmiot wystawia fakturę kontrahentowi zagranicznemu. W takich przypadkach faktury wystawiane przez polskich przedsiębiorców na rzecz kontrahentów z Unii Europejskiej lub krajów trzecich są ewidencjonowane w KSeF, mimo że odbiorca nie ma obowiązku ani możliwości korzystania z systemu, a także faktury otrzymywane od kontrahentów zagranicznych (np. z Niemiec, Czech, USA) nie są przesyłane do KSeF, ponieważ wystawiane są poza polską jurysdykcją podatkową.
Warto również dodać, że mimo braku obowiązku przesyłania zagranicznych faktur zakupowych do systemu, transakcje te nadal muszą być prawidłowo ujęte w rejestrach VAT i plikach JPK. W przyszłości możliwe jest wprowadzenie nowych regulacji w tym zakresie, o czym decydować będzie Ministerstwo Finansów.
KSeF a wystawcy nierezydenci i podmioty zagraniczne
Szczególna uwaga powinna zostać poświęcona przypadkom, gdy podmiot zagraniczny prowadzi działalność w Polsce za pośrednictwem oddziału lub przedstawicielstwa. Jeżeli taki podmiot jest zarejestrowany na potrzeby VAT w Polsce, obowiązuje go korzystanie z KSeF na równi z polskimi przedsiębiorcami. Brak stałego miejsca prowadzenia działalności na terytorium kraju nie wyklucza konieczności stosowania systemu, jeżeli spełnione są przesłanki ustawowe (np. wystawianie faktur polskim kontrahentom).
Harmonogram obowiązkowego stosowania KSeF
Zgodnie z aktualnym planem Ministerstwa Finansów, pełne wdrożenie obowiązku korzystania z KSeF przez wszystkich podatników VAT ma nastąpić 1 kwietnia 2026 roku; do tego czasu przewidziano okres przejściowy:
od lutego 2026 r. obowiązek obejmie przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła 200 mln zł w 2025 roku.
Podsumowanie
Krajowy System e-Faktur wprowadza nowe standardy wystawiania i archiwizacji faktur w Polsce. Choć obowiązek korzystania z KSeF obejmuje szeroką gamę dokumentów, ustawodawca przewidział szereg wyjątków, które warto znać, by uniknąć błędów i niepotrzebnych komplikacji. Właściwe rozpoznanie, które faktury należy przesyłać do KSeF, a które są z tego obowiązku wyłączone, jest kluczowe dla zapewnienia zgodności z przepisami oraz optymalizacji procesów księgowych.
