Czy wydatek za posiłek w restauracji może być kosztem firmowym?
Niektórzy podatnicy mają wątpliwości czy wydatki poniesione na zakup obiadu w restauracji mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu. Kilka lat temu urzędy skarbowe z zasady kwestionowały faktury wystawiane za obiad w restauracji. Obecnie, po kilku latach stanowisko organów podatkowych dotyczące możliwości zaliczania do kosztów firmowych wydatków poniesionych na zakup posiłków w restauracji zmieniło się z korzyścią dla przedsiębiorców. Oznacza to, że osoby prowadzące działalność gospodarczą mogą być pewne, że urząd skarbowy nie zakwestionuje wydatku poniesionego na zakup obiadu w restauracji. Do 2006 roku wydatki na posiłki w restauracji posiadały inną kwalifikację kosztów. Były uznawane za „koszty reprezentacji i reklamy”. Przepisy pozwalały, aby takie wydatki były zaliczane do kosztów uzyskania przychodu do kwoty limitu 0,25% od przychodów firmy. Od 2007 roku wydatki na reklamę i reprezentację zostały rozdzielone. Koszty reklamy mogą zostać ujęte w kosztach uzyskania przychodu bez stosowania limitu. Natomiast wydatki na reprezentację nie znajdują się już w katalogu kosztów uzyskania przychodu.
Wydatki reprezentacyjne
Z uwagi na to, że przepisy nie definiują pojęcia „reprezentacja” trudno jest określić, czy dany wydatek stanowi koszt reprezentacji czy raczej należy uznać go za koszt uzyskania przychodu. Granica pomiędzy kosztem uzyskania przychodu, a reprezentacją jest bardzo cienka, dlatego organy podatkowe dokładnie analizują każdy taki koszt i rozstrzygają ewentualne spory w oparciu o definicje zawarte w słownikach. Podatnik powinien każdy wydatek poniesiony na zakup obiadu w restauracji właściwie uzasadnić w sposób, który nie będzie budził wątpliwości. Zgodnie z ustawami o PIT i CIT kosztem firmowym jest wydatek poniesiony w celu osiągnięcia przychodu bądź zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów. Z kolei wydatek reprezentacyjny to taki, którego celem jest budowanie wizerunku firmy. Oznacza to, że takie wydatki nie mogą być kosztem uzyskania przychodu. Przykładem wydatku reprezentacyjnego może być kolacja lub obiad z kontrahentem w ekskluzywnej restauracji.
Obiad w restauracji z kontrahentem – kiedy może stanowić koszt podatkowy firmy?
Urzędy skarbowe stoją na stanowisku, że wydatek poniesiony na obiad w restauracji może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodu, jeżeli przedsiębiorca zaprosi na posiłek swojego kontrahenta w celu omówienia warunków ewentualnej współpracy. W przypadku, kiedy spotkanie nie ma charakteru biznesowego, a doszło do niego jedynie po to, aby poprawić wizerunek firmy, to urząd skarbowy może uznać taki wydatek za koszt reprezentacji. Takie stanowisko potwierdza Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 2013 roku.
Wydatki na reprezentację w ocenie Naczelnego Sądu Administracyjnego
Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku o sygn. akt II FSK 702/11 z dnia 17 czerwca 2013 roku wskazał, że nie każdy obiad z kontrahentem musi oznaczać reprezentację. W przypadku, kiedy takie spotkanie będzie miało charakter biznesowy i będzie dotyczyło współpracy, a nie będzie tylko budowało prestiżu firmy i jej wizerunku lub dobrych relacji, to taki wydatek może być uznany za koszt uzyskania przychodu. W przeciwnym razie, kiedy wyłącznym celem poniesionego kosztu spotkania jest tylko wykreowanie pozytywnego wizerunku firmy, to taki wydatek ma charakter reprezentacyjny. W wyroku można przeczytać między innymi, że:
Celem kosztów reprezentacyjnych jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, działalności etc., wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami. (…) Jeśli wyłącznym bądź dominującym celem ponoszonych kosztów jest właśnie wykreowanie takiego obrazu podatnika, to koszty te mają charakter reprezentacyjny.
Takie samo zdanie w tej kwestii ma również Minister Finansów, który w wydanej interpretacji ogólnej z 2013 roku o nr DD6/033/127/SOH/2013/RD-120521 stwierdził, że wydatki na posiłki mogą zostać zaliczone do kosztów firmowych, jeżeli spotkanie ma charakter biznesowy. Jednocześnie, w interpretacji zostało określone czym jest reprezentacja i zostały wskazane przypadki, w których posiłek w restauracji nie będzie stanowił kosztu uzyskania przychodu.
Wymienienie jako przykładowych kosztów reprezentacji wydatków na usługi gastronomiczne (…) nie oznacza, iż wydatki tego rodzaju zawsze muszą zostać wyłączone z kosztów uzyskania przychodów.(…) Za wydatki na zakup żywności, napojów i usług gastronomicznych, wyłączone z kosztów uzyskania przychodów (…) należy uznać te, których wyłącznym bądź dominującym celem jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, czy działalności, wykreowanie pozytywnych relacji z uczestnikami takich spotkań.
Przykłady, w których wydatek na obiad w restauracji może być kosztem podatkowym, a w których nie może być
Kiedy wydatek jest kosztem uzyskania przychodu:
spotkanie z kontrahentem w restauracji w celu uzgodnienia warunków współpracy
prowadzenie negocjacji z dostawcą
spotkanie z potencjalnym kontrahentem w celu kontynuacji procesu sprzedaży.
Kiedy wydatek nie może być kosztem uzyskania przychodu:
posiłek w ekskluzywnej restauracji bez konkretnego celu
obiad z rodziną lub znajomymi bez żadnego uzasadnienia biznesowego
impreza firmowa z klientami, której celem nie jest wspieranie biznesu.
Obiad w restauracji – faktura VAT
Aby faktura za posiłek w restauracji nie została odrzucona przez urząd skarbowy, to musi być wystawiona w sposób prawidłowy. Przede wszystkim nie może zawierać pozycji wskazującej na zakup alkoholu. Taki wydatek absolutnie nie zostanie zaliczony do kosztów podatkowych i zapewne organ podatkowy zakwestionuje go podczas przeprowadzanej kontroli. Dodatkowo przedsiębiorca powinien odpowiednio opisać fakturę. W opisie muszą znaleźć się informacje takie jak:
data spotkania
nazwy firm, imiona i nazwiska uczestników spotkania
cel spotkania, który koniecznie musi być konkretny i powiązany z działalnością gospodarczą.
Przedsiębiorca z faktury dokumentującej zakup obiadu nie może odliczyć podatku VAT. Takie ograniczenie wynika z ustawy o VAT. Art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT wskazuje, że przedsiębiorca nie ma prawa do odliczenia podatku VAT od usług gastronomicznych. W związku z tym kwota z faktury powinna zostać zaksięgowana w kwocie brutto. Wyjątkiem są usługi cateringowe, np. catering na spotkanie szkoleniowe lub event. W tym przypadku przedsiębiorca może dokonać odliczenia VAT od usługi cateringowej. Taka usługa nie jest uważana za usługę gastronomiczną serwowaną na miejscu. Należy pamiętać, że catering musi być usługą kompleksową i koniecznie powinien być zrealizowany poza lokalem gastronomicznym.
