Prezenty dla dzieci pracowników w kosztach firmy

Grudzień każdego roku to czas, który wielu osobom kojarzy się z Mikołajem i Gwiazdką. Jak Mikołaj to i prezenty. W tym okresie duża część pracodawców wręcza pracownikom, drobne prezenty, a także organizuje spotkania świąteczne. Pracownicy mogą otrzymać również paczki dla dzieci. Jednak niektóre prezenty mogą wymagać zapłaty podatku.

Spotkanie wigilijne dla pracowników, a koszt podatkowy 

Pracodawca, który organizuje spotkanie wigilijne dla swoich pracowników ma prawo zaliczyć wszelkie wydatki poniesione w tym celu do kosztów podatkowych o ile takie spotkanie służyło do:

• integracji pracowników
• zwiększenia u pracowników motywacji do lepszej, bardziej wydajnej pracy
• polepszenia atmosfery panującej w pracy.

W tej sytuacji przedsiębiorca powinien udowodnić, że spotkanie przyczyniło się do osiągnięcia przez firmę wyższych przychodów, ponieważ dzięki temu pracownicy zostali zmotywowani do lepszej pracy. Oznacza to, że wydatek poniesiony na organizację spotkania wigilijnego jest ściśle związany z uzyskaniem większych przychodów w firmie. Za dowód może posłużyć między innymi dokumentacja z przebiegu spotkania przedstawiona na przykład w formie zdjęć. Jeżeli przedsiębiorca nie będzie w stanie wykazać, że zorganizowane spotkanie firmowe miało cel motywacyjno-integracyjny, to nie będzie mógł zaliczyć wydatków poniesionych na jego organizację do firmowych kosztów podatkowych. 

Drobne prezenty dla pracowników lub ich dzieci finansowane ze środków pochodzących z ZFŚS, a zapłata podatku

Pracodawca, u którego w zakładzie pracy funkcjonuje Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) może zaliczyć paczki świąteczne dla pracowników lub ich dzieci do pomocy materialnej mieszczącej się w definicji działalności socjalnej, która regulowana jest przepisami o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych (art. 2 pkt 1 ustawy o ZFŚS). Zgodnie z tym przepisem działalność socjalna to usługi świadczone przez pracodawców między innymi na udzielanie pomocy materialnej rzeczowej lub finansowej. Regulamin świadczeń jaki powinien opracować dany pracodawca musi zawierać zapis wskazujący w jaki sposób pracodawca ma zamiar wręczać paczki pracownikom oraz w jaki sposób będzie określał ich wartość po uwzględnieniu sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osób uprawnionych np. do korzystania z pomocy ZFŚS. Środki z funduszu przeznaczone są tylko dla osób, które są jego beneficjentami. Kolejnym warunkiem, który pracodawca powinien wziąć pod uwagę jest status materialny pracowników. Zasada jest taka, że środki z funduszu nie mogą być rozdzielone w równej wysokości pomiędzy pracownikami. Jeżeli wymienione warunki zostaną spełnione to zarówno pracodawca jak i pracownik mogą zostać zwolnieni z zapłaty podatku i składek od otrzymanych świadczeń. Łączna wartość wszystkich świadczeń na rzecz jednego pracownika w roku podatkowym 2023 nie może przekroczyć kwoty 2 000 zł. 

Czy paczka świąteczna dla dziecka pracownika zawsze stanowi przychód?

Art. 9 ust. 1 ustawy o PIT wskazuje między innymi, że zasada powszechności opodatkowania jest podstawową obowiązującą zasadą. Od tej zasady obowiązuje kilka wyjątków, które zostały zwolnione z opodatkowania podatkiem dochodowym. 

Opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21 zwolnienia przedmiotowe od podatku dochodowego, art. 52 przepis przejściowy, art. 52a przepis przejściowy i art. 52c przepis przejściowy oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

W związku z powyższym za przychód uważa się wszystkie formy przysporzenia majątkowego pieniężne i niepieniężne również nieodpłatne świadczenia otrzymane przez podatnika. Przychodem są również wszelkie inne działania w następstwie, których osoba uzyskuje korzyści kosztem innego podmiotu lub inne zdarzenia prawne i gospodarcze mające konsekwencje w postaci nieodpłatnego przysporzenia majątku w stosunku do innej osoby mające konkretny wymiar finansowy.

Przychodem może być np.:

• stosunek pracy
• spółdzielczy stosunek pracy
• stosunek służbowy
• praca nakładcza
• emerytura lub renta.

Przychodem są też otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w danym roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń. Wartość pieniężna świadczeń w naturze określana jest na podstawie cen rynkowych jakie stosowane są do rzeczy lub praw tego samego rodzaju i gatunku po uwzględnieniu ich stanu i stopnia zużycia, a także czasu i miejsca ich uzyskania. 

Do przychodów ze stosunku pracy, stosunku służbowego, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy zalicza się też wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze lub ich ekwiwalenty, jak między innymi wynagrodzenia zasadnicze, różne dodatki, świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych. Wymienione w przepisach kategorie przychodów stanowią katalog otwarty. Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o PIT do przychodów pracownika w zasadzie zaliczają się wszystkie otrzymane przez niego świadczenia, które otrzymał od pracodawcy. Będą to więc nie tylko świadczenia pieniężne, ale również niepieniężne przekazane w naturze. 

Paczki dla dzieci – czy trzeba zapłacić podatek dochodowy?

Pracodawca może finansować paczki dla dzieci pracowników z różnych źródeł. W zależności od tego jaki sposób finansowania wybierze, to tak zostanie rozpoznany przychód u pracownika. 
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej napisał w interpretacji nr 0113-KDIPT2-3.4011.599.2022.1.GG z dnia 11 października 2022 roku, że:

W konsekwencji, z uwagi na wyłączenie z opodatkowania na podstawie art. 2 ust. 1 pkt 3 updof, świadczenia w postaci przekazywanych dzieciom pracowników prezentów z okazji niektórych świąt (…; np. z okazji Dnia Dziecka i Świąt Bożego Narodzenia) nie będą stanowić dla Państwa pracowników przychodu w rozumieniu art. 12 ust. 1 updof. W związku z powyższym na Państwu nie będą ciążyć obowiązki płatnika związane z obliczeniem i pobraniem zaliczki na PIT z powyższego tytułu.

Paczki otrzymane z Funduszu Świadczeń Społecznych, a zapłata podatku

Paczki świąteczne zaliczają się do świadczeń rzeczowych, od których nie jest naliczany podatek dochodowy o ile ich wartość łącznie z innymi świadczeniami rzeczowymi oraz pieniężnymi nie przekroczyła w 2023 roku kwoty 2 000 zł i była w całości sfinansowana ze środków pochodzących z funduszu świadczeń społecznych. Jeżeli wymieniona kwota zostanie przekroczona, to należy zapłacić podatek od nadwyżki. Wskazana wartość 2 000 zł wynika z przepisów związanych ze stanem epidemii Covid-19. Od 2024 roku zacznie obowiązywać wcześniejszy limit ustalony na kwotę 1 000 zł. Na kwotę tę wskazuje art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT 

Wartość otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 1.000 zł; rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi.

PRZYKŁAD 1
Pracodawca przekazał pracownikom posiadającym dzieci paczki świąteczne o wartości 300 zł. Sfinansował je środkami pochodzącymi z ZFŚS. Paczki były jedynymi świadczeniami jakie pracownicy otrzymali w danym roku kalendarzowym z funduszu świadczeń. W związku z tym obowiązujący limit nie został przekroczony. Oznacza to, że u pracowników nie powstanie przychód podlegający pod opodatkowanie. 

Paczki świąteczne dla dzieci finansowane z innych środków niż ZFŚS

Nie we wszystkich przedsiębiorstwach funkcjonuje fundusz świadczeń. W tej sytuacji pracodawca finansuje paczki świąteczne z własnych funduszy, a wtedy ma zastosowanie art. 12 ust. 1 ustawy o PIT, który wskazuje, że: 

za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne, oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

PRZYKŁAD 2
Pracodawca ze środków obrotowych firmy postanowił ufundować paczki świąteczne dla dzieci pracowników. Wartość każdej paczki wyniosła 250 zł. Pracodawca nie ma pewności czy wartość paczek powinna zostać opodatkowana podatkiem PIT. 

W powyższym przykładzie wartość przekazanych paczek powinna zostać doliczona przez pracodawcę do przychodów pracownika. Od wartości każdej paczki pracodawca jako płatnik powinien odprowadzić podatek dochodowy. W tej sytuacji koszty poniesione na paczki dla dzieci pracowników są dla pracodawcy kosztem uzyskania przychodu. 

Podobnie uważa Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, który w interpretacji nr IBPBII/1/415-956/11/BD z dnia 16 lutego 2012 roku napisał: 

Ze zdarzenia przyszłego przedstawionego we wniosku wynika, iż Wnioskodawca zamierza wprowadzić na rzecz swoich pracowników dodatkowe świadczenia, w tym m.in. innymi sfinansować im szczepienia przeciwko grypie, jednorazowe pakiety profilaktycznych badań lekarskich, a także przekazywać paczki dla dzieci pracowników z okazji świąt itp. Wartość tych planowanych świadczeń zwiększy w konsekwencji przychód pracowników. Opisywana sytuacja dotyczy świadczeń niepodlegających zwolnieniu od opodatkowania na podstawie stosownych przepisów prawnych. Termin zapłaty podstawowego wynagrodzenia pracowników wynika z treści obowiązującego w zakładzie pracy Wnioskodawcy regulaminu pracy, zgodnie z którym wynagrodzenia wypłacane są z dołu do 10-ego dnia następnego miesiąca. Mogą się zdarzyć sytuacje polegające m.in. na udzieleniu świadczeń nowo zatrudnionemu pracownikowi w pierwszym miesiącu zatrudnienia, podczas gdy wynagrodzenie za pracę otrzyma dopiero do 10 dnia następnego miesiąca. W takim przypadku nie ma możliwości w pierwszym miesiącu zatrudnienia potrącić pracownikowi z wypłacanej należności należnej zaliczki na podatek od otrzymanego świadczenia. Podobna sytuacja może mieć miejsce w przypadku udzielania pracownikowi świadczeń w drugiej części miesiąca, kiedy to pracownik otrzymał już wynagrodzenie podstawowe i nie ma możliwości dokonania z niego potrącenia na zaliczkę w bieżącym miesiącu. Sytuację może skomplikować dodatkowo fakt wystąpienia ww. zdarzeń w miesiącu grudniu danego roku kalendarzowego.

Z powyższych przepisów wynika, iż pracodawca jest obowiązany do doliczenia do przychodu pracownika wartość ww. świadczeń, natomiast jako płatnik jest obowiązany do obliczenia i pobrania zaliczki na podatek dochodowy. 

Paczki dla dzieci – kiedy nie płaci się podatku? 

Paczki świąteczne przekazane przez pracodawcę dla dzieci pracowników nie muszą być opodatkowane. Wystarczy, że paczka zostanie ofiarowana w formie darowizny. Jednak, aby była ona darowizną, to nie może mieć związku z wykonywaną pracą. Czasami jednak darowizna przekazana przez pracodawcę na ręce pracownika może być objęta zapłatą podatku przez pracownika. Stanie się tak, jeżeli łączna wartość darowizn otrzymana od pracodawcy w okresie 5 lat przekroczy kwotę 5 733 zł. Jest to zgodnie z ustawą od spadków i darowizn. Pracodawca nie może zaliczyć darowizny do kosztów uzyskania przychodów.

Data publikacji: 2023-12-16, autor: FakturaXL