Rozliczenie przychodu z tytułu zwrotu poniesionych wydatków

Do kosztów uzyskania przychodu zalicza się wydatki ściśle związane z prowadzoną działalnością. Jedynym wyjątkiem od tej zasady są wydatki wpisane do katalogu kosztów art. 23 ustawy o PIT. Co powinien zrobić przedsiębiorca, kiedy otrzyma zwrot uregulowanych wydatków? Jak rozpoznać tę kwestię?

Przychód w działalności gospodarczej – co to jest?

Pojęcie przychodu w działalności gospodarczej zostało dokładnie omówione w obowiązujących przepisach. Chodzi o kwoty należne, nawet jeśli nie zostały uzyskane, po odjęciu zwrotu towarów, a także pomniejszeniu o przyznane bonifikaty oraz skonta. Dla czynnych podatników VAT kwota jest także pomniejszana o uregulowany podatek VAT. Przedstawiona definicja obowiązuje zarówno przedsiębiorców prowadzących PKPiR, jak i osoby, które zdecydowały się na ewidencję przychodów na ryczałcie.

Katalog przychodów w firmie to bardzo rozbudowana kwestia, stąd każdy przedsiębiorca, bez względu na charakter i wielkość prowadzonej firmy powinien zapoznać się z tym zagadnieniem.

Zwrot poniesionych wydatków – kiedy?

Zwrot poniesionych wydatków następuje w wielu sytuacjach. Nie jesteśmy w stanie ich wszystkich wymienić, stąd w celu uzyskania dokładnych informacji należy zagłębić się w obowiązujące przepisy.
Wymienia się wśród nich:

• dotacje,
• subwencje,
• dopłaty,
• inne nieodpłatne świadczenia.

Każda z wymienionych pozycji i wiele innych umożliwia zwrot wydatków.

Czy zwrot poniesionych wydatków to dla przedsiębiorcy przychód?

Co ciekawe, nie w każdej sytuacji zwrot uregulowanych wydatków stanie się dla firmy przychodem. W ustawie o PIT można znaleźć zapis, który zwalnia z obowiązku wykazania przychodu podlegającego opodatkowaniu. Mowa o art. 14 ust. 3 pkt 3a ustawy o PIT.

Kiedy dojdzie do wzrostu innych wydatków, które nie zostały zakwalifikowane jako koszty uzyskania przychodu, kwoty nie mogą zostać ujęte jako przychody podatkowe.

Na podstawie podanych informacji można stwierdzić, że kluczowe znaczenie odgrywa fakt, czy konkretny wydatek znajduje się po stronie kosztów uzyskania przychodu, czy nie został tak zakwalifikowany. Kiedy wydatek nie widnieje w kosztach, przedsiębiorca nie ma obowiązku wpisania go po stronie przychodów. Mowa zarówno o Księdze Przychodów i Rozchodów, jak i ewidencji ryczałtowców regulujących zryczałtowany podatek dochodowy. Omawiane przepisy dotyczą każdego przedsiębiorcy, a forma opodatkowania nie odgrywa większego znaczenia.

Zwrot poniesionych wydatków a przychód przedsiębiorcy - interpretacje podatkowe

 Aby dokładnie zapoznać się z tematem zwrotu poniesionych wydatków a przychodem, posłużymy się interpretacjami podatkowymi. Jedną z nich jest interpretacja numer 0114-KDIP3-2.4011.1107.2021.3.MG wydana dnia 10 marca 2022 r. Interpretacja była wydana ze względu na sporną kwestię zwrotu kosztów podróży służbowych przedsiębiorcy. Zdecydował on opodatkować przychody zryczałtowanym podatkiem dochodowym. Wnioskodawca uważał, że zwrot nie będzie opodatkowany ryczałtem. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wskazał, że stanowisko Wnioskodawcy jest błędne. Uzasadnienie zawierało informację, że przedsiębiorcy, którzy zdecydowali się na ryczałt, mają hipotetyczne koszty uzyskania przychodu, czyli nie odgrywają większego znaczenia. Sytuacja byłaby inna, gdyby przedsiębiorca wybrał odmienną formę opodatkowania. Dyrektor KIS wskazał, iż zwrot wydatków będzie związany z kosztami, które zgodnie z przepisami podatkowymi są kwalifikowane jako koszty uzyskania przychodu, gdy przedsiębiorca zdecyduje się na inną formę opodatkowania przychodów. Dyrektor KIS zwraca uwagę, że zwrot należy zakwalifikować jako przychód w ryczałcie. Należy podkreślić, że ta interpretacja budzi wiele wątpliwości i odmienne zdania, szczególnie gdy wziąć pod uwagę aktualne przepisy prawa.

Inne pytanie padło w interpretacji numer 0111-KDIB2-3.4010.120.2019.1.APA wydanej dnia 4 czerwca 2019 r., dotyczyło ono zaliczenia odszkodowania z tytułu polisy AC do przychodów w pełnej wysokości. Kwestia dotyczy przedsiębiorstwa korzystającego z samochodów w sposób  mieszany, co oznacza, że firma może wprowadzić do kosztów uzyskania przychodu 75% wydatków związanych z pojazdami. Wnioskodawca wskazywał, że w przychodach podlegających opodatkowaniu należy wpisać 75% otrzymanego odszkodowania. Dyrektor KIS podał zupełnie inne stanowisko. Uzasadnienie zawierało informację, iż kwota pieniężna uzyskana od ubezpieczyciela to odszkodowanie, które jest jednocześnie wykonaniem świadczenia z umowy ubezpieczenia, stąd nie można go kwalifikować jako zwrot wydatków, które poniósł wnioskodawca, które nie zostały zakwalifikowane jako koszty podatkowe. Co oznacza, że przychód podatkowy stanowi cała kwota odszkodowania, a nie 75%.

Zwrot poniesionych wydatków – przykłady

Zwrot poniesionych wydatków, które będą wpisane po stronie przychodów, jest uwarunkowany indywidualnym rozpoznaniem sytuacji.
Jako przykład można wskazać:

• nabycie przez firmę A usług szkoleniowych, gdzie część obecnych stanowiły osoby zatrudnione przez firmę B. Firma B dokonała zwrotu części wydatków,
• w trakcie wykonywania wyceny usługi dla firmy C przedsiębiorca skorzystał z pomocy rzeczoznawcy oraz uregulował rachunek za jego pracę. Warunki podpisanej umowy zawierały informację, że firma C ureguluje poniesione wydatki,
• firma D przygotowała konferencję, na której zjawili się także pracownicy firmy F. Organizacja i opłacenie kosztów zostało załatwione przez firmę D, jednak zgodnie z wcześniejszymi ustaleniami, firma F uregulowała poniesione wydatki,
• przedsiębiorca zorganizował szkolenia, w którym wziął udział wykładowca z innej części Polski. W kosztach szkolenia nie znalazła się pozycja związana z zapewnieniem mu noclegu. Wykładowca poprosił o miejsce, gdzie mógłby się zatrzymać. Wydatki zostały uregulowane najpierw przez organizatorów szkolenia, a następnie przez szkolącego wykładowcę.

Powyżej wymieniono kilka sytuacji, w jakich doszło do zwrotu poniesionych wydatków. Po wprowadzonych zmianach stały się one przychodem do opodatkowania.

Nie wszystkie zwroty wydatków mogą zostać zakwalifikowane jako przychód podatkowy i chodzi między innymi o takie sytuacje:

• firma G nabyła usługi szkoleniowe od kilku podmiotów, a w tym także firmy H. Wydatek dotyczący firmy H nie został zakwalifikowany jako koszt uzyskania przychodu, co oznacza, że zwrot wydatków od firmy H nie zostanie zakwalifikowany jako przychód podatkowy, a inne tak,
• firma I oddała do przetłumaczenia dokumenty. Usługę miała wykonać firma J. Jednak faktura nie znalazła się w kosztach uzyskania przychodu. Mimo iż firma I uregulowała zobowiązanie na rachunek bankowy tłumacza, zwrot wydatku nie zostanie zakwalifikowany jako przychód, gdyż w początkowym etapie nie został on wpisany do kosztów.

Zasada dotycząca nieujmowania w przychodach podatkowych zwróconych innych wydatków, które nie są klasyfikowane jako koszty podatkowe, została dokładnie objaśniona w ustawie o PIT (art. 14 ust. 3a).

Trzeba wyraźnie podkreślić, że nie podjęliśmy omówienia wszystkich przypadków, które wyczerpują ten temat. Każda sytuacja i każdy wydatek musi zostać indywidualnie rozpatrzony, potrzebna jest wnikliwa analiza i ocena. Wielokrotnie do pomocy w rozstrzygnięciu danej sytuacji potrzeba wsparcia ze strony doradcy podatkowego albo wysyła się wniosek o wydanie indywidualnej interpretacji podatkowej.

Mając świadomość, że rozliczanie dofinansowań jest trudne, nikt nie będzie miał oporów przed skorzystaniem z pomocy specjalistów.

Kilka słów podsumowania

Każde przysporzenie majątkowe odbywające się w firmie musi zostać sprawdzone ze względu na możliwość wykazania go w pozostałych przychodach podatkowych. Wiemy już, że zwrot wydatków nie w każdej sytuacji oznacza przychód podatkowy. Wyjątkiem od tej sytuacji jest zapis odnoszący się do innych wydatków, które nie zostały zakwalifikowane jako koszty uzyskania przychodu, co oznacza, że nie są one traktowane jako przychody podatkowe.

Aby dobrze rozpoznać kwestię zwrotu poniesionych wydatków, wymaga się sprawdzenia licznych aspektów. Należy pamiętać także o konieczności wykonania dokładnej analizy i sprawdzenia tej kwestii na wielu podłożach. W razie jakichkolwiek wątpliwości warto zdecydować się na pomoc ze strony specjalistów.

Data publikacji: 2022-12-23, autor: FakturaXL