Wydatki przed rozpoczęciem działalności, jak rozliczyć?

Przyszły przedsiębiorca zanim zacznie prowadzić działalność gospodarczą często ponosi wydatki związane przykładowo z najmem mieszkania, reklamą. Niektóre z nich mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i można od nich odliczyć VAT, jeżeli zostaną spełnione określone warunki.

Różne rodzaje wydatków – rozliczanie 

Przedsiębiorca w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą kupuje różne produkty. Nie wszystkie z nich może ująć bezpośrednio w kosztach podatkowych. Zakupy powiązane z działalnością gospodarczą mogą dotyczyć zakupu towarów handlowych i materiałów, środków trwałych, wyposażenia, a także innych wydatków związanych z prowadzoną działalnością. 

Wydatki zaliczone do kosztów uzyskania przychodów

Aby wydatek poniesiony na rozpoczęcie działalności gospodarczej mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów muszą zostać spełnione trzy warunki:

• cel poniesienia wydatku musi być związany w sposób bezpośredni lub pośredni z osiągnięciem przychodu, zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów z działalności
• wydatki nie mogą być wymienione w katalogu wydatków z art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych
• wydatki muszą być prawidłowo udokumentowane za pomocą dokumentu księgowego jakim jest np. faktura, potwierdzenie przelewu, czy rachunek.

Poniesione wydatki powinny zostać ujęte w PKPiR w dacie założenia książki, która jednocześnie jest datą rozpoczęcia działalności gospodarczej. Wydatki mogą zostać ujęte w książce podatkowej jedynie w przypadku wybrania formy opodatkowania na zasadach ogólnych skalą podatkową lub podatkiem liniowym. 

Towary handlowe i materiały – rozliczanie

Zakup towarów handlowych i materiałów nie podlega ujęciu bezpośrednio w kosztach. Jeżeli przedsiębiorca prowadzi książkę przychodów i rozchodów to powinien wykazać towary handlowe i materiały w spisie z natury na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej. Wartość ze spisu powinna znaleźć się na pierwszej pozycji w książce. Towary, które zostały ujęte w początkowym spisie z natury rozlicza się na koniec roku podatkowego i wykazuje w zeznaniu rocznym jako różnicę remanentową. Różnica odgrywa dużą rolę przy rozliczeniach podatkowych wpływając na podstawę opodatkowania widoczną na koniec roku podatkowego. Może zmniejszać lub zwiększać koszty uzyskania przychodów. 

W przypadku wybrania ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych jako formy opodatkowania towary lub materiały ujmuje się w spisie z natury na dzień otwarcia ewidencji przychodów. Wartość z remanentu powinna być wpisana na pozycji pierwszej ewidencji. Remanent nie ma wpływu na podstawę opodatkowania zryczałtowanym podatkiem dochodowym.  

Środki trwałe – rozliczanie

Środki trwałe w firmie zakupione jeszcze przed rozpoczęciem działalności gospodarczej mające wartość przekraczającą 10 000 zł o okresie użytkowania dłuższym niż jeden rok tworzą majątek przedsiębiorstwa. Środki trwałe podlegają pod Klasyfikację Środków Trwałych znajdującą się w Rozporządzeniu Rady Ministrów w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych. Rozliczając środki trwałe przedsiębiorca powinien sporządzić oświadczenie o przekazaniu danego środka.

Oświadczenie musi zawierać następujące dane: 

• nazwę środka
• wartość środka.

Wartość środka trwałego wycenia się na podstawie dowodu zakupu. Jeżeli jedynym dowodem w posiadaniu, którego jest przedsiębiorca jest tylko paragon, to jego wartość należy wycenić w oparciu o wartość rynkową obowiązującą na dzień przekazania środka do majątku firmy. Przepisy pozwalają, aby środek trwały został przekazany do ewidencji środków trwałych najwcześniej w dniu rozpoczęcia działalności gospodarczej. W przypadku środków trwałych kosztem uzyskania przychodu są odpisy amortyzacyjne. Natomiast wartości niematerialne i prawne, budynki, lokale oraz samochody osobowe podlegają pod amortyzację liniową i w związku z tym nie mogą być amortyzowane jednorazowo. 

Jeżeli podatnik rozlicza się za pomocą ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych musi obowiązkowo sporządzić wykaz środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych uwzględniając odpisy amortyzacyjne, które w tym przypadku nie są zaliczane do kosztów uzyskania przychodów. 

Wyposażenie – rozliczanie 

Do wyposażenia zaliczają się rzeczowe składniki majątku mające związek z wykonywaną działalnością gospodarczą o wartości początkowej przekraczającej 1 500 zł netto o okresie użytkowania krótszym niż rok. Wyposażenia nie zalicza się do środków trwałych. Od 2020 roku nie trzeba prowadzić ewidencji wyposażenia. 

Inne wydatki – rozliczanie 

Pozostałe wydatki jakie przedsiębiorca ponosi jeszcze przed rozpoczęciem prowadzenia działalności gospodarczej, takie jak przykładowo zakup wizytówek, koszty związane ze stworzeniem strony internetowej, wydatki za najem lokalu ujmuje się w KPiR w kolumnie 13 „Pozostałe wydatki” na podstawie posiadanych dokumentów zakupu na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej.  

Wydatki poniesione przed rozpoczęciem działalności gospodarczej – czy można odliczyć VAT?

W przypadku, kiedy faktura dokumentująca zakup dokonany przed rozpoczęciem działalności gospodarczej będzie spełniała wymagania formalne pozwalające na odliczenie podatku VAT to przedsiębiorca ma prawo do odliczenia VAT-u. Warunkiem jest, aby faktura zawierała imię i nazwisko właściciela firmy, adres siedziby firmy oraz numer NIP. Wcześniej przedsiębiorca musi dokonać rejestracji w urzędzie skarbowym jako podatnik VAT czynny. Przedsiębiorca, który wybrał okres rozliczenia miesięczny ma prawo rozliczać faktury zakupowe w okresie wystawienia faktury lub w trzech kolejnych okresach rozliczeniowych. Przy okresach kwartalnych rozliczenia VAT można dokonać w tym samym okresie, w którym została wystawiona faktura lub w dwóch kolejnych okresach rozliczeniowych.

Data publikacji: 2023-11-10, autor: FakturaXL