Zakup monitoringu i amortyzacja w środkach trwałych
W ostatnich latach wśród przedsiębiorców wzrosło zainteresowanie zakupem monitoringu. Monitoring w firmie jest bardzo przydatnym narzędziem dającym ochronę przed niemiłymi zdarzeniami, które mogą przytrafić się w każdym przedsiębiorstwie. Wydatki poniesione na monitoring mogą być bardzo różne w zależności od jakości sprzętu, zastosowanych zabezpieczeń, ilości kamer itp. Czy system monitoringu można wprowadzić do ewidencji środków trwałych i jak należy prawidłowo rozliczyć wydatki poniesione na jego zakup?
Za podstawową jednostkę ewidencji w KŚT uważany jest pojedynczy składnik majątku trwałego, który spełnia określone funkcje w całym procesie wytwórczym wyrobów oraz świadczeniu usług. Do wyposażenia budynku zaliczają się wszystkie instalacje wbudowane w konstrukcje budynku na stałe, takie jak np. instalacje sanitarne, sygnalizacyjne, elektryczne, komputerowe, telekomunikacyjne, przeciwpożarowe, a także zwyczajne wyposażenie, na które mogą składać się przykładowo: wbudowane meble. Powyższe oparte jest na objaśnieniach szczegółowych dołączonych do grupy 1 KŚT
Budynki i lokale oraz spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego i spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego.
Monitoring może być odrębnym środkiem trwałym lub może stanowić element wyposażenia budynku. W przypadku, kiedy system monitoringu można odłączyć bez uszkodzenia konstrukcji budynku lub samego monitoringu, to kwalifikuje się on jako odrębny środek trwały wykorzystywany w działalności gospodarczej. Jeżeli podatnik wykorzystuje system monitoringu na cele prowadzonej działalności, który jest kompletny i zdatny do użytku w dniu przyjęcia go do używania i jednocześnie nie jest na trwale połączony z budynkiem, co oznacza, że można go w każdej chwili zdemontować bez uszczerbku dla konstrukcji budynku, jak i samego monitoringu, a przewidywany czas jego używania w firmie jest dłuższy niż 1 rok, to wtedy nakłady finansowe poniesione na zakup urządzeń składających się na monitoring, a także prac montażowych stanowią odrębny środek trwały w prowadzonej działalności gospodarczej.
PRZYKŁAD 1 Przedsiębiorca prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą. Postanowił zainstalować monitoring, aby lepiej chronić mienie, zapewnić bezpieczeństwo pracownikom, a także w celu kontroli produkcji. Monitoring nie został na stałe wbudowany w konstrukcję budynku, co umożliwia jego przeniesienie w inne miejsce, jeżeli zajdzie taka potrzeba bez uszkodzenia konstrukcji budynku i samego monitoringu. Przedsiębiorca na zakup i zainstalowanie monitoringu poniósł koszt 60 000 zł. Czy w jego sytuacji system monitorowania zwiększa wartość budynku, czy też stanowi odrębny środek trwały? Jakiemu symbolowi podlega monitoring w Katalogu Środków Trwałych i jaką stawkę amortyzacji może zastosować przedsiębiorca?
Odpowiedź: W tym przypadku, kiedy monitoring można zdemontować i jednocześnie nie zmienia się jego użyteczność ani nie została naruszona konstrukcja budynku, to system monitoringu stanowi odrębny środek trwały w prowadzonej działalności gospodarczej. Przedsiębiorca musi ująć go w ewidencji środków trwałych w oddzielnej pozycji. Dla tego typu urządzeń w KŚT został przypisany symbol 624 „Urządzenia alarmowe i sygnalizacyjne”. W ich przypadku obowiązuje stawka amortyzacyjna w wysokości 10%.
Roczny odpis amortyzacyjny należy ustalić w następujący sposób: 60 000 zł x 10% = 6 000 zł
Miesięczny odpis amortyzacyjny: 6 000 zł : 12 miesięcy = 500 zł.
Monitoring założony w firmie będzie amortyzowany przez okres 10 lat z zastosowaniem metody liniowej. Pierwszy odpis amortyzacyjny powinien być wykonany w miesiącu następującym po miesiącu, w którym środek trwały został wprowadzony do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.
Środki trwałe w działalności gospodarczej – odpisy amortyzacyjne
Środki trwałe podlegające amortyzacji muszą być własnością lub współwłasnością podatnika. Powinny być nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, być kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia ich do używania. Są nimi:
budowle, budynki oraz lokale będące odrębną własnością
maszyny, urządzenia i środki transportu
inne przedmioty,
których przewidywany okres używania jest dłuższy niż 1 rok i które wykorzystywane są przez podatnika w prowadzonej przez niego działalności gospodarczej lub zostały oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub innej umowy zgodnie z art. 22a ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Aby składnik majątku został uznany za środek trwały muszą zostać spełnione wszystkie warunki wymienione wyżej. Środek trwały musi zostać wprowadzony do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych najpóźniej w miesiącu przekazania go do używania w działalności gospodarczej.
Jak wskazuje art. 22a ust. 1 ustawy o PIT środki trwałe powinny być amortyzowane. Odpisy amortyzacyjne odejmuje się od wartości początkowej środka trwałego począwszy od pierwszego miesiąca następującego po miesiącu, w którym dany środek został wprowadzony do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych aż do końca miesiąca, w którym dojdzie do zrównania sumy odpisów amortyzacyjnych z wartością początkową tego środka lub w chwili jego likwidacji, zbycia bądź stwierdzenia jego niedoboru.
Jeżeli wartość początkowa środków trwałych nie przekracza kwoty 10 000 zł netto dla czynnych podatników VAT lub 10 000 zł brutto dla podatników VAT zwolnionych, to wydatki poniesione na zakup środka trwałego mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów na bieżąco. Przedsiębiorca nie musi dokonywać odpisów amortyzacyjnych od takiego środka trwałego. Jeżeli wartość początkowa danego składnika majątku ujętego w ewidencji środków trwałych jest równa lub nie przekracza kwoty 10 000 zł, to możliwe jest dokonywanie odpisów amortyzacyjnych zgodnie z zasadami ogólnymi lub jednorazowo w miesiącu oddania do używania danego środka trwałego bądź w miesiącu następnym. W przypadku, kiedy wartość środka trwałego przekracza 10 000 zł, to odpisy amortyzacyjne mogą być dokonywane tylko zgodnie z zasadami ogólnymi. Instalacja monitoringu w firmie wymaga ustalenia czy system monitorowania jest odrębnym środkiem trwałym, czy też jego wartość powiększa wartość budynku, w którym został zainstalowany monitoring. W drugim przypadku mamy do czynienia z ulepszeniem budynku.
Amortyzacja monitoringu ujętego w ewidencji środków trwałych
Dla systemu monitoringu zainstalowanego w firmie przyporządkowany został symbol KŚT 624 oraz stawka amortyzacji w wysokości 10%. System monitoringu będący odrębnym elementem można amortyzować za pomocą metody liniowej. W jego przypadku można zastosować amortyzację jednorazową w ramach pomocy de minimis, o ile zostaną spełnione określone warunki. Zgodnie z art. 22k ust. 7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jednorazowe odpisy amortyzacyjne od wartości początkowej środka trwałego zaliczonego do grupy 3 – 8 Klasyfikacji bez samochodów osobowych mogą być dokonywane w roku podatkowym, w którym zostały wprowadzone do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych przez:
małych podatników
podatników, którzy w roku podatkowym, w którym rozpoczęli działalność gospodarczą z zastrzeżeniem ust. 11.
Przedsiębiorcy mogą stosować jednorazowe odpisy amortyzacyjne w ramach pomocy de minimis do łącznej wartości, która w danym roku podatkowym nie może przekroczyć równowartości kwoty 50 000 euro w przeliczeniu na złotówki wg średniego kursu euro ogłaszanego przez NBP na pierwszy dzień roboczy października roku poprzedzającego rok podatkowy, w którym miało miejsce dane zdarzenie zaokrąglając do wartości 1 000 zł. W 2023 roku limit ten w przeliczeniu na złotówki wynosi 241 000 zł.
Za małego podatnika uważany jest podatnik, u którego wartość przychodu osiągniętego ze sprzedaży razem z kwotą podatku należnego VAT nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym kwoty wyrażonej w złotówkach odpowiadającej równowartości 2 000 000 euro. W przypadku przedsiębiorstwa w spadku także przychodu ze sprzedaży zmarłego przedsiębiorcy. Kwoty wyrażone w euro należy przeliczyć wg średniego kursu euro ogłoszonego przez NBP na pierwszy dzień roboczy października roku poprzedniego w zaokrągleniu do 1 000 zł. W 2023 roku limit dla małego podatnika wynosi 9 654 000 zł.
Monitoring jako element powiększający wartość początkową budynku
W przypadku, kiedy wszystkie urządzenia wchodzące w skład monitoringu zostaną na stałe wbudowane w konstrukcję budynku, to zostają one zaliczone do wyposażenia budynku. Oznacza to, że wszelkie wydatki poniesione na zakup urządzeń oraz prac związanych z ich montażem stanowią ulepszenie budynku i w ten sposób zwiększają jego wartość początkową. Zgodnie z przepisami (art. 22g ust. 17 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych) środki trwałe uważa się za ulepszone, jeżeli suma wydatków poniesionych na ich przebudowę, rozbudowę, rekonstrukcję, adaptację lub modernizację w danym roku podatkowym będzie przekraczała 10 000 zł. Jednocześnie wydatki te spowodują wzrost wartości użytkowej w stosunku do wartości z dnia przyjęcia środka trwałego do używania, która mierzona jest przede wszystkim okresem używania, zdolnością wytwórczą, jakością produktów uzyskiwanych za pomocą ulepszonych środków trwałych i kosztami ich eksploatacji.
Art. 22g ust. 17 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych
Jeżeli środki trwałe uległy ulepszeniu w wyniku przebudowy, rozbudowy, rekonstrukcji, adaptacji lub modernizacji, wartość początkową tych środków, ustaloną zgodnie z ust. 1, 3-9 i 11-15, powiększa się o sumę wydatków na ich ulepszenie, w tym także o wydatki na nabycie części składowych lub peryferyjnych, których jednostkowa cena nabycia przekracza 10 000 zł. Środki trwałe uważa się za ulepszone, gdy suma wydatków poniesionych na ich przebudowę, rozbudowę, rekonstrukcję, adaptację lub modernizację w danym roku podatkowym przekracza 10 000 zł i wydatki te powodują wzrost wartości użytkowej w stosunku do wartości z dnia przyjęcia środków trwałych do używania, mierzonej w szczególności okresem używania, zdolnością wytwórczą, jakością produktów uzyskiwanych za pomocą ulepszonych środków trwałych i kosztami ich eksploatacji.
