Odszkodowanie z ubezpieczenia OC biura rachunkowego

Ostatnie 3 lata były naprawdę trudne, dlatego każde biuro rachunkowe ma obowiązek wykupienia ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej. To jedyny sposób, żeby chronić własny interes i nie ponosić poważnych konsekwencji popełnionych błędów. Pomyłki mogą zdarzyć się w trakcie prowadzenia księgowości klientów. Jeżeli dojdzie do takiej sytuacji, to nie biuro rachunkowe musi zapłacić klientowi, ale strata jest regulowana przez towarzystwo ubezpieczeniowe, w którym biuro wykupiło polisę OC. Warto zapoznać się ze wszystkimi zasadami dotyczącymi ubezpieczenia księgowych, aby wiedzieć, czego dotyczy polisa i na jakich warunkach odbywa się wypłata odszkodowania. Wszystkie odpowiedzi znajdują się poniżej.

Jakie ryzyko ponoszą klienci biura rachunkowego?

Każda osoba, która decyduje się zostać księgowym, musi mieć świadomość, że to trudna profesja. Wymaga się sporej wiedzy, doświadczenia, a także biegłej znajomości zasad matematyki. Dochodzi do tego bezustanne podnoszenie umiejętności i zapoznawanie się z nowelizacjami ustaw i przepisów. Nie ma w niej również miejsca na pomyłki, gdyż księgowi odpowiadają za interesy i fundusze swoich klientów, a do tego mają ogromny wpływ na ich sytuację finansową i pozycję na rynku. To ogromna odpowiedzialność.

Często jeden błąd w obliczeniach albo zastosowanie niewłaściwego terminu przekłada się na poważne karno-skarbowe konsekwencje. Zła decyzja może wiązać się z bankructwem, zakończeniem działalności albo innymi poważnymi konsekwencjami. W tym miejscu trzeba wprost napisać, że ustawodawca nie narzuca zbyt wielu wymogów dla osób, które prowadzą biura rachunkowe. Każdy może otworzyć biuro rachunkowe, co jest szczególnie niebezpieczne dla przedsiębiorców, którzy nie mają wiedzy o obowiązujących przepisach i zasadach prowadzenia firmy, przez co narażają się na poważne konsekwencje. Jednym z nielicznych wymogów, jakie posiada biuro rachunkowe to zakup obowiązkowej polisy OC. To skuteczny sposób, żeby zabezpieczyć zarówno biuro, jak i klientów.

OC biura rachunkowego – obowiązek ubezpieczenia

Ustawa o rachunkowości warunkuje zasady funkcjonowania biura rachunkowego. Posiłkując się art. 76a ust. 1, dowiadujemy się, że biuro rachunkowe zajmuje się usługowym prowadzeniem ksiąg rachunkowych. Jedyną dostępną formą prowadzenia działalności jest przedsiębiorstwo, czyli właścicielem może być osoba fizyczna prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą, osoba prawna (chociażby spółka z o.o.) i jednostka organizacyjne niebędąca osobową prawną, której odrębna ustawa przyznała zdolność prawną (mowa, chociażby o spółce jawnej). Nie ma też przeciwwskazań, żeby biuro rachunkowe było prowadzone przez wspólników spółki cywilnej. Zabrania się, aby właścicielem biura rachunkowego była osoba fizyczna, która nie ma zarejestrowanej działalności, czyli brakuje wpisu do rejestru CEIDG.

Ustawodawca wymaga, aby właściciel biura rachunkowego:

• miał pełną zdolność do czynności prawnych,
• nie był skazany prawomocnym wyrokiem sądu za przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi, papierami wartościowymi oraz za przestępstwa przeciwko informacji gospodarczej.

Wspomnieliśmy już, że wymogów nie jest zbyt wiele, jednak zakładając biuro rachunkowe, trzeba pamiętać również o obowiązkowej umowie podpisanej z towarzystwem ubezpieczeniowym. Chodzi oczywiście o ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z prowadzoną działalnością. Ta zasada została omówiona w art. 76h ustawy o rachunkowości.

Ubezpieczenie OC jest bardzo ważnym elementem każdego biura rachunkowego, a w jego skład wchodzi odpowiedzialność cywilna przedsiębiorców za szkody będące efektem pracy albo błędów ubezpieczonego w czasie wykonywanej przez biuro działalności.

W polisie nie zostają uwzględnione następujące szkody:

• uszkodzenie, zniszczenie, utrata mienia, które ubezpieczony wyrządził swojemu małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu, rodzeństwu i powinowatemu w tej samej linii albo stopniu, osobie będącej w stosunku przysposobienia albo jej małżonkowi, a także osobie pozostającej z ubezpieczonym we wspólnym pożyciu,
• szkoda, za którą odpowiada ubezpieczony niespełniający warunków niezbędnych do prowadzenia biura rachunkowego, co zostało wyszczególnione w ustawie o rachunkowości (jedynym wyjątkiem jest szkoda, do której doszło, gdy ubezpieczony prowadził działalność i jeszcze spełniał warunki),
• uregulowanie kar umownych,
• szkody będące skutkiem ubocznym działań wojennych, stanu wojennego, rozruchów, zamieszek oraz aktów terroru.

Polisa dla biura rachunkowego jest obowiązkowa tylko dla podmiotów prowadzących pełną księgowość. Jeżeli księgowa zajmuje się tylko uproszczoną formą ksiąg podatkowych albo wykonuje prace związane z usługami kadrowo-płacowymi może, ale nie musi ubezpieczać działalności.

Umowa ubezpieczenia OC – w jakich przypadkach trzeba nabyć polisę i jaka jest suma gwarancyjna?

Minister Finansów wyznacza termin zawarcia umowy ubezpieczenia OC. Szczegółowe informacje na ten temat są zawarte w rozporządzeniu w sprawie obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej przedsiębiorców wykonujących działalność z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Rozporządzenie wskazuje, że ubezpieczenie OC musi zostać wykupione przynajmniej jeden dzień przed rozpoczęciem wykonywania działalności polegającej na usługowym prowadzeniu ksiąg rachunkowych.

W rozporządzeniu można też znaleźć informację o minimalnej sumie gwarancyjnej przyznanej do polisy. Suma ta w stosunku do jednego zdarzenia, którego skutki zostały omówione w polisie, jest uwarunkowana przedmiotem działalności biura rachunkowego.
Właściciel może podać jedną z trzech kwot:

• 15 000 euro – w przypadku, gdy działalność polega na świadczeniu usług z zakresu prowadzenia ksiąg rachunkowych i czynności doradztwa podatkowego,
• 10 000 euro – w przypadku, gdy działalność polega na świadczeniu usług z zakresu prowadzenia ksiąg rachunkowych,
• 5 000 euro – w przypadku, gdy działalność polega na świadczeniu czynności doradztwa podatkowego.

W tym miejscu trzeba wyraźnie podkreślić, że właściciel biura rachunkowego ma obowiązek posiadać ubezpieczenie OC. Polisa nie może być traktowana jako uprawnienie. Jeżeli ubezpieczenie nie zostanie wykupione w wyznaczonym przez Ministra Finansów terminie, wiąże się to z nałożeniem kary. Ta zasada jest potwierdzona w art. 79 pkt 7 ustawy o rachunkowości, z której wynika, że każdy, kto niezgodnie z przepisami ustawy nie wypełni tego obowiązku i w wyznaczonym terminie nie będzie miał zawartego ubezpieczenia OC, podlega grzywnie albo karze ograniczenia wolności. Kodeks karny wskazuje, że grzywna jest obliczana w stawkach dziennych, wyznaczając liczbę stawek i wysokość jednej stawki. Najniższa stawka to 10, a najwyższa aż 540. W przepisach znajduje się zapis, że stawka dzienna wynosi minimalnie 10 zł oraz maksymalnie 2000 zł. Jeżeli na księgowego zostanie nałożona kara pozbawienia wolności, musi się liczyć z pozbawieniem wolności od jednego miesiąca do maksymalnie jednego roku.

W jaki sposób można korzystać z OC biura rachunkowego?

Nie jesteśmy w stanie udzielić dokładnej odpowiedzi na temat korzystania z polisy OC. Jest to uwarunkowane wieloma towarzystwami ubezpieczeniowymi, które funkcjonują na rynku. Każde z nich ma swoje własne zasady oraz procedury, co nie oznacza oczywiście, że pewne elementy nie są takie same. Mowa o wymogach wyznaczonych przez ustawodawcę.

Przedsiębiorca musi mieć świadomość, że prowadzenie biura rachunkowego wiąże się ze sporą odpowiedzialnością cywilną. W praktyce wymaga się od niego bezustannej czujności i przezorności. Bardzo ważne, aby właściciel biura miał zawsze pełną i szczegółową dokumentację poświęconą każdemu klientowi.

Kiedy dojdzie do szkody, wymaga się, aby właściciel biura jak najszybciej zgłosił się do towarzystwa ubezpieczeniowego. Ma na to maksymalnie 14 dni. W tym miejscu warto podkreślić, że do szkody dochodzi w chwili, gdy do biura dotrą roszczenia klienta. Przepisy trzeba dobrze zrozumieć, gdyż nie chodzi o chwilę dostarczenia do sądu pozwu albo prawomocnego wyroku, który wymaga uregulowania odszkodowania przez biuro rachunkowe. Przekazanie roszczeń pojawia się w momencie, kiedy klient zgłosił uwagi albo umówił czy też opisał problem na drodze listownej, mailowej albo telefonicznej. Jeżeli do biura rachunkowego dotrze informacja o roszczeniu (dotyczy to nawet roszczeń nieuzasadnionych) wymaga się jak najszybszego poinformowania towarzystwa.

Kiedy dojdzie do zgłoszenia szkody towarzystwu, ważne jest także dostarczenie wszystkich ważnych informacji oraz dokumentów, a wśród nich:

• pisma z roszczeniem, które wpłynęło od klienta,
• pisma, w którym zostało opisane zdarzenia wraz ze stanowiskiem biura rachunkowego odnoszące się do zasadności roszczeń, omówiony musi zostać błąd, jaki popełnił księgowy, a także miejsce, gdzie powstał,
• dowody, które potwierdzą wysokość szkody,
• umowę o prowadzenie ksiąg rachunkowych podpisaną z klientem,
• umowę ubezpieczenia OC.

Powyżej wymieniono podstawowe pozycje, jednak każda ubezpieczalnia ma inne wymagania. Więcej szczegółów o potrzebnych dokumentach można znaleźć w umowie podpisanej z towarzystwem ubezpieczeniowym. Kiedy towarzystwo otrzyma informację o szkodzie wraz z kompletem dokumentów, musi podjąć stosowną decyzję w terminie 30 dni, liczonych od dnia uzyskania pełnej dokumentacji.

Reasumując, kiedy dojdzie do szkody, w której winę ponosi biuro rachunkowe (albo zostało o to niesłusznie oskarżone) czas działania jest ważny. Trzeba jak najszybciej powiadomić ubezpieczyciela. Odbywa się to w terminie 14 dni. Oprócz informacji o zdarzeniu trzeba dołączyć także potrzebne dokumenty i komplet wysłać do likwidatora szkody. Decyzja w danej sprawie zostaje podjęta w ciągu 30 dni. Na przełomie tego czasu wymaga się, aby ubezpieczony był cały czas w kontakcie z poszkodowanym, odradza się składania oświadczeń i deklaracji naprawienia szkody. Należy pozostawić sprawę ubezpieczycielowi, który odpowiada za jej wyjaśnienie oraz podanie szczegółów podjętej decyzji. Pamiętajmy, że roszczenia klientów w wielu sytuacjach są bezzasadne, a składanie obietnic może narazić biuro nie tylko na problemy ze strony towarzystwa ubezpieczeniowego, ale również stratę finansową.

Data publikacji: 2023-02-03, autor: FakturaXL