Podczas operacji gospodarczych powstają należności i zobowiązania, czyli rozrachunki wynikające z różnych tytułów, np.: dostawy i usługi, czy pożyczki. Jak wygląda ich rozliczenie?
Rozrachunkami są między innymi należności i zobowiązania ujęte w księgach rachunkowych danej jednostki gospodarczej, w oparciu o dokumenty księgowe zewnętrzne i wewnętrzne, które tworzy się w prowadzonej działalności gospodarczej z różnych tytułów, jak np.: dostaw i usług publicznoprawnych, pożyczek, czy leasingu.
Rozrachunki muszą dokładnie określać:
wierzyciela i dłużnika
kwoty zaakceptowane przez strony będące przedmiotem rozrachunku
termin spłaty wierzytelności uzgodniony pomiędzy stronami
sposób rozliczenia.
W księgach rachunkowych polskich przedsiębiorstw, rozrachunki wykazywane są w polskiej walucie. Jeżeli zostaną ujęte w obcej, to w takiej sytuacji należy dokonać przeliczenia na polski zloty zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Konta rozrachunkowe wykazują saldo WN, czyli należności oraz saldo MA, czyli zobowiązanie. Konta te są aktywno - pasywne, co oznacza, że:
księgowania po stronie WN mają związek z obciążeniem konta za powstanie należności i za zmniejszenie oraz spłatę zobowiązania
księgowania po stronie MA mają związek z uznaniem ich za powstanie zobowiązania, zmniejszenie i zapłatę zobowiązania.
Na kontach księguje się wszystkie należności i zobowiązania począwszy od momentu ich powstania aż do całkowitego rozliczenia.
Podział rozrachunków
W rachunkowości rozrachunki dzielą się ze względu na kryteria:
podmiotowości, jak np.: z odbiorcami i dostawcami, z pracownikami, z bankami, z jednostkami publicznoprawnymi, z właścicielami, z innymi osobami fizycznymi i prawnymi
przedmiotowości, jak np.: z tytułu dostaw i usług, podatków i ubezpieczeń społecznych, dotacji, wynagrodzeń, zaliczek, emisji papierów wartościowych, zobowiązanie i należności warunkowe, udzielonych i zaciągniętych pożyczek i kredytów
zasięgu terytorialnego (rozrachunki krajowe i zagraniczne)
terminu spłaty (długoterminowe i krótkoterminowe)
rodzaju działalności jednostki (działalność operacyjna, działalność finansowa i związana z budową środków trwałych)
pewnością dokonywanych rozliczeń (pewne, wątpliwe o charakterze spornym, bezwarunkowe, warunkowe).
W bilansie rozrachunki ujmowane są w aktywach (należności długoterminowe, krótkoterminowe) oraz w pasywach (zobowiązania długookresowe i krótkookresowe).
Ewidencjonowanie rozrachunków
Rozrachunki ewidencjonowane są za pomocą konta zespołu 2 i obejmują:
rozrachunki z dostawcami
rozrachunki z odbiorcami
rozrachunki dotyczące należności o charakterze publicznoprawnym, takich jak:
pozostałe podatki (od nieruchomości, od środków transportu, PCC, rozrachunki z tytułu: opłat skarbowych, opłaty produktowej, ZUS, FP, FGŚP, PFRON)
rozrachunki z pracownikami (z tytułu wynagrodzeń, zaliczek, podróży służbowych, pożyczek oraz innych)
pozostałe rozrachunki, jak: pożyczki, ubezpieczenia, rozrachunki z udziałowcami, zakupu i sprzedaży środków trwałych, WNiP, obrót wierzytelnościami, emisja aktywów finansowych, leasing finansowy, leasing operacyjny, różnice inwentaryzacyjne, roszczenia sporne
odpisy aktualizujące rozrachunki.
Moment powstania należności i zobowiązań księguje się w księgach w wartości nominalnej. Ich wycena określana jest na dzień bilansowy w kwocie wymaganej lub wymagającej zapłaty, czyli razem z ewentualnymi odsetkami. Kolejnym elementem branym pod uwagę przy wycenie należności jest zasada ostrożności, inaczej stopień prawdopodobieństwa ich zapłaty. Przy ryzyku, że spłata należności nie nastąpi w ogóle lub nastąpi częściowo, to w takiej sytuacji trzeba dokonać odpisu aktualizacyjnego wartości należności.
Rodzaje należności, a odpisy aktualizacyjne
należności od dłużników postawionych w stan likwidacji lub upadłości – do wysokości należności nieobjętej gwarancją lub innym zabezpieczeniem należności jaka mogła zostać zgłoszona do likwidatora lub sędziego komisarza w postępowaniu upadłościowym
należności od dłużników w przypadku oddalenia wniosku o ogłoszenie upadłości pod warunkiem, że majątek dłużnika nie jest wystarczający, aby zaspokoić postępowanie upadłościowe – pełna wysokość należności
należności kwestionowane przez dłużników oraz te, z których zapłatą dłużnik zalega, a spłata należności w umownej kwocie nie jest prawdopodobna – w wysokości jaka nie jest pokryta gwarancją lub innym zabezpieczeniem
odsetki naliczone od należności, od których wcześniej nie został dokonany odpis – w wysokości odsetek należnych do czasu ich otrzymania lub odpisania
należności przeterminowane lub nieprzeterminowane o znacznym stopniu prawdopodobieństwa nieściągalności – w wysokości wiarygodnie oszacowanej kwoty odpisu.
