Prowadzenie księgowości w spółce z o. o. jest o wiele bardziej skomplikowane w porównaniu z rachunkami przy jednoosobowej działalności gospodarczej. W przypadku spółki wymagane jest prowadzenie pełnej księgowości.
Księgowość w jednoosobowej działalności gospodarczej – uproszczona księgowość
Przy jednoosobowej działalności gospodarczej najczęściej prowadzona jest uproszczona księgowość, inaczej mała. Przedsiębiorca może sam zająć się rachunkami. Jest to jedna z najprostszych form rozliczania się z urzędem skarbowym.
karty podatkowej – forma przewidziana tylko dla niektórych firm z określonych branż.
Przedsiębiorcy, którzy prowadzą firmę w formie jednoosobowej działalności gospodarczej mogą dobrowolnie wybrać pełną księgowość, chociaż zdarza się to niezwykle rzadko. Obowiązkowo pełne księgi musi prowadzić firma, której przychody za poprzedni rok przewyższyły kwotę 2 000 000 euro.
Prowadzenie pełnej księgowości w spółce z o. o.
Spółka z o. o. ma obowiązek prowadzenia pełnej księgowości w sposób drobiazgowy i precyzyjny. Zapisane muszą być wszystkie operacje związane z działalnością firmy, jak np.: wypłata zaliczek, odszkodowań, wszystkie transakcje dokonane za pomocą karty płatniczej. Każda wypłata środków z konta spółki musi być odnotowana w księgach. Spółki najczęściej powierzają prowadzenie księgowości do biura rachunkowego lub zatrudniają księgowego, ponieważ w jej przypadku samodzielne prowadzenie rachunków jest raczej niemożliwe. Wymaga bowiem posiadania specjalistycznej wiedzy oraz sporej ilości czasu.
Głównymi elementami pełnej księgowości są: aktywa i pasywa. Na aktywa składa się cały majątek spółki (środki pieniężne, samochody firmowe, komputery, a nawet meble biurowe). Z kolei pasywa określają pochodzenie środków gospodarczych w firmie. Pasywa wskazują skąd spółka wzięła pieniądze na zakup aktywów.
Do pasywów zalicza się między innymi:
wkład początkowy
leasingi
kredyty
niezapłacone faktury dla dostawców
zobowiązania wobec pracowników.
Suma aktywów musi się równać dokładnie sumie pasywów. Niedozwolona jest sytuacja kiedy liczba aktywów będzie wyższa od pasywów i odwrotnie.
Sprawozdanie finansowe
Celem prowadzenia pełnej księgowości jest wyliczenie podatku i wgląd na ogólną sytuację finansową spółki. Obowiązkiem każdej firmy prowadzącej pełną księgowość jest sporządzanie sprawozdań finansowych w oparciu o dane przedstawione w księgach.
Sprawozdanie, to inaczej raport dotyczący kondycji finansowej spółki, który należy przesłać drogą elektroniczną do KRS. Sprawozdania dotyczące wszystkich spółek kapitałowych dostępne są w portalu eKRS. Dostęp do niego ma każda osoba (nie jest wymagane logowanie), która zainteresowana jest np.: zakupem akcji danej spółki. Poza tym pracownicy firm lub konkurencja.
Zgodnie z przepisami, firmy w Polsce dzielą się na mikro, małe oraz pozostałe. Pod określeniem pozostałe kryją się największe przedsiębiorstwa, niemieszczące się w kryteriach jednostek mikro i małych. Wielkość spółki ma znaczenie przy wyborze wzoru zgodnie, z którym sporządza się sprawozdanie. Zasada jest taka, że im większe przedsiębiorstwo, tym bardziej szczegółowe musi być sprawozdanie.
