Czy biuro rachunkowe może wystawiać faktury za klienta?

Duża część przedsiębiorców zleca wykonanie niektórych czynności związanych z prowadzeniem działalności osobom trzecim, a szczególnie te związane z finansami, jak księgowość i podatki. Jakie czynności w imieniu przedsiębiorcy może wykonywać biuro rachunkowe? Czy w zakres obowiązków biura wchodzi wystawianie faktur w imieniu przedsiębiorcy?

Obowiązki przedsiębiorcy związane z rozliczaniami z urzędem skarbowym

Każdy przedsiębiorca, mały czy duży ma obowiązek wobec urzędu skarbowego rozliczyć uzyskany dochód z działalności. Dodatkowo czynni podatnicy VAT muszą systematycznie rozliczać podatek VAT na podstawie zgromadzonych dokumentów. Każda wykonana przez nich czynność podlegająca pod opodatkowanie musi być udokumentowana fakturą VAT zawierającą dane wymagane przepisami, jak między innymi data sprzedaży, cena jednostkowa netto, podstawa opodatkowania, stawka podatku i kwota podatku, dane dotyczące podatnika oraz nabywcy. W zasadzie fakturę sprzedaży wystawia dostawca towaru lub usług poza wyjątkiem określonym w ustawie, który pozwala na wystawienie dokumentu nabywcy lub osobie trzeciej posiadającej upoważnienie podatnika do wystawiania faktur. 

Czynność fakturowania – podstawowa zasada

Podstawowym dokumentem potwierdzającym dokonanie czynności sprzedaży towarów lub usług (transakcja opodatkowana podatkiem VAT) jest faktura VAT. Dokument stanowi podstawę do odprowadzenia podatku od towarów i usług do urzędu skarbowego. Natomiast odbiorca może na jej podstawie dokonać odliczenia podatku naliczonego z faktury od podatku należnego.

Faktura VAT jest prawidłowa wtedy, jeżeli zawiera co najmniej wymienione poniżej dane, takie jak:

• data wystawienia
• kolejny numer
• dane sprzedawcy i nabywcy razem z numerami NIP
• przedmiot sprzedaży
• data dokonania sprzedaży
• cena jednostkowa bez podatku (netto)
• podstawa opodatkowania
• stawka i kwota podatku
• kwota należności brutto. 

Obecnie wystawiane faktury VAT nie muszą zawierać podpisów stron transakcji (sprzedawcy i nabywcy), co oznacza, że faktura może być sporządzona i przesłana w formie elektronicznej. Może być przechowywana w dowolnej formie, niezależnie od tej, w której została wysłana do nabywcy.

Przedsiębiorca będący czynnym podatnikiem VAT ma obowiązek wystawienia faktury VAT dokumentującej:

• sprzedaż jako dostawę towarów lub świadczenie usług dokonywane przez przedsiębiorcę na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem
• sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany powyżej
• wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany powyżej
• otrzymanie przez sprzedawcę całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa jest powyżej, z wyjątkiem przypadku, kiedy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z odrębnymi przepisami ustawy o VAT, jak np. usługi dostaw i dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego, świadczenia usług telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych, najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze, ochrony osób oraz mienia, stałej obsługi prawnej i biurowej. 

Przedsiębiorca jest zwolniony z obowiązku fakturowania w przypadku dokonywania sprzedaży zwolnionej przedmiotowo od podatku VAT w oparciu o przepisy ustawy o VAT, jak np. dostawa terenów niezabudowanych innych niż tereny budowlane, usługi transportu sanitarnego, a także przepisów Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2021 roku zmieniającego rozporządzenie w sprawie zwolnień od podatku od towarów i usług oraz warunków stosowania tych zwolnień. Obowiązku wystawiania faktur nie ma też podatnik zwolniony podmiotowo od podatku VAT, którego przychody za poprzedni rok nie przekroczyły kwoty 200 000 zł. 

Faktury wystawiane przez osoby trzecie

Prawo unijne oraz implementujące je ustawy polskie zezwalają na wystawianie faktur przez podmiot trzeci. W szczególny sposób należy przyjrzeć się art. 220 Dyrektywy Rady 2006/112/WE z dnia 28 listopada 2006 roku w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej, a także art. 106d ust. 2 ustawy o VAT. 

Wymieniona wyżej dyrektywa zawiera zapis zgodnie, z którym każdy podatnik ma obowiązek upewnić się kto jest wystawcą faktury:

• czy sam podatnik
• czy nabywca
• czy osoba trzecia, która wystawiła fakturę w imieniu podatnika.

Wskazana dyrektywa dopuszcza możliwość wystawienia faktury nie tylko przez samego podatnika, ale również przez inny podmiot, którym może być nabywca, usługobiorca lub osoba trzecia, która nie jest stroną transakcji. Art. 225 Dyrektywy mówi, że państwa członkowskie mają prawo zobowiązać podatników do spełnienia szczególnych warunków, jeżeli osoba trzecia, która będzie wystawiała faktury ma siedzibę w państwie Unii Europejskiej, co oznacza, że w takim przypadku, jeżeli podatnik posiada siedzibę lub miejsce zamieszkania na terytorium Unii, to kraje członkowskie nie mogą nałożyć żadnych dodatkowych warunków, które wymagane są przy wystawianiu faktur przez osoby trzecie w imieniu i na rzecz podatnika. Potwierdzeniem powyższej zasady jest art. 106d ust. 2 ustawy o VAT, w którym mowa jest, że faktury VAT w imieniu podatnika i na jego rzecz może wystawiać osoba trzecia mająca upoważnienie podatnika do takiej czynności. Taką osobą może być przedstawiciel podatkowy. 

Faktury VAT wystawiane przez biuro rachunkowe

Zgodnie z przepisami podatnik może upoważnić podmiot trzeci do wystawiania w jego imieniu i na jego rzecz faktur VAT. Takim podmiotem może być np. pracownik zatrudniony w firmie lub podmiot zewnętrzny świadczący określone usługi na rzecz podatnika jakimi mogą być przykładowo usługi księgowe. Zgodnie z art. 106d ust. 2 ustawy o VAT biuro rachunkowe jest jednym z podmiotów, które jako osoba trzecia będąca przedstawicielem podatkowym może wystawiać faktury VAT.

Wystawianie faktur przez biuro rachunkowe we własnym imieniu na rzecz innego podatnika VAT

Biuro rachunkowe jako podmiot trzeci może wystawiać faktury VAT w imieniu i na rzecz przedsiębiorcy na podstawie upoważnienia wydanego przez przedsiębiorcę w zakresie określonym na upoważnieniu. W przypadku, gdyby biuro rachunkowe chciało wystawić fakturę na rzecz przedsiębiorcy, ale w swoim imieniu, to nie ma prawa wykonać takiej czynności. Zarówno przepisy Dyrektywy 2006/112/WE jak i ustawa o VAT nie przewidują takiej możliwości. Nie można udzielić pełnomocnictwa do wystawiania faktur we własnym imieniu na rzecz innego podatnika VAT. Podmiot, któremu przedsiębiorca udzielił pełnomocnictwa do wystawiania faktur nie ma prawa umieszczać na dokumentach swoich danych w miejscu, w którym powinny znajdować się dane sprzedawcy.

Jeżeli fakturę wystawi podmiot upoważniony przez przedsiębiorcę do wystawiania faktur i umieści na niej swoje dane w miejscu przeznaczonym dla sprzedawcy, to może to spowodować, że:

• u podatnika powstanie zaległość podatkowa, co może skutkować nałożeniem na niego sankcji administracyjnych
• u podmiotu upoważnionego może powstać obowiązek zapłacenia podatku VAT od tzw. pustej faktury (obowiązek może powstać nawet wtedy, kiedy czynność opodatkowana podatkiem VAT nie będzie miała miejsca)
• nie będzie możliwe odliczenie podatku naliczonego przez nabywcę – pusta faktura nie daje możliwości odliczenia podatku.

Odpowiedzialność biura rachunkowego przy wystawianiu faktur 

W związku z przejęciem przez biuro rachunkowe obowiązku wystawiania faktur VAT mogą wystąpić różne negatywne konsekwencje zarówno po stronie przedsiębiorcy, jak i biura rachunkowego. Scedowanie obowiązku fakturowania na podmiot trzeci niesie większe ryzyko popełnienia błędu na fakturze. Jeżeli na dokumencie wystąpi nieścisłość, to wszelkie konsekwencje z tym związane ponosi podatnik. Na przykład na dokumencie zostanie wykazana wyższa kwota VAT w stosunku do rzeczywistego podatku należnego, to przedsiębiorca będzie musiał opłacić podatek w wysokości wykazanej na fakturze. 
Biuro rachunkowe jako podmiot trzeci może ponieść odpowiedzialność karną lub karno-skarbową na podstawie Kodeksu karnego. Art. 271a Kodeksu wskazuje, że: 

Kto wystawia fakturę lub faktury, zawierające kwotę należności ogółem, której wartość lub łączna wartość jest znaczna, poświadczając nieprawdę co do okoliczności faktycznych mogących mieć znaczenie dla określenia wysokości należności publicznoprawnej lub jej zwrotu albo zwrotu innej należności o charakterze podatkowym lub takiej faktury lub faktur używa, podlega karze pozbawienia wolności od 6 miesięcy do lat 8.
§ 2. Jeżeli sprawca dopuszcza się czynu określonego w § 1 wobec faktury lub faktur, zawierających kwotę należności ogółem, której wartość lub łączna wartość jest większa niż pięciokrotność kwoty określającej mienie wielkiej wartości, albo z popełnienia przestępstwa uczynił sobie stałe źródło dochodu, podlega karze pozbawienia wolności na czas nie krótszy od lat 3
§ 3. W wypadku mniejszej wagi, sprawca czynu określonego w § 1 lub 2
podlega karze pozbawienia wolności do lat 3.

Dodatkowo zgodnie z art. 62 par. 2 Kodeksu karnego skarbowego:

Kto fakturę lub rachunek wystawia w sposób nierzetelny albo takim dokumentem się posługuje, podlega karze grzywny do 720 stawek dziennych albo karze pozbawienia wolności na czas nie krótszy od roku, albo obu tym karom łącznie.

Przez wystawienie faktury należy rozumieć jej sporządzenie oraz przekazanie nabywcy. Jeżeli zostanie wystawiona tzw. pusta faktura, to istnieje ryzyko, że odpowiedzialność poniesie biuro rachunkowe, które wystawiło taką fakturę, ponieważ między innymi nie zapewniło należytej staranności podczas jej sporządzania.  

Podsumowanie

Obowiązujące przepisy dopuszczają, aby faktury w imieniu przedsiębiorcy wystawiało biuro rachunkowe prowadzące jego sprawy księgowe. Na udzielenie pełnomocnictwa w tej sprawie pozwalają zarówno przepisy unijne, jak i krajowe. Taka faktura sporządzana przez podmiot trzeci musi być koniecznie wystawiona w imieniu i na rzecz podatnika. Biuro rachunkowe nie ma prawa do wystawiania dokumentów sprzedażowych w swoim imieniu na rzecz podatnika, co oznacza, że nie wolno mu umieszczać swoich danych w miejscu przeznaczonym na dane sprzedawcy. Poza tym przedsiębiorca musi zdawać sobie sprawę z tego, że wszelkie błędy na fakturze popełnione przez osobę trzecią, która ją wystawia obciążają go finansowo.

Data publikacji: 2022-11-03, autor: FakturaXL