Każdy pracownik ma prawo do urlopu wypoczynkowego, który powinien wykorzystać w określonym terminie. W niektórych okolicznościach urlop wypoczynkowy może być zamieniony na ekwiwalent pieniężny.
Uregulowania dotyczące urlopu wypoczynkowego znajdują się w art. 154 Kodeksu pracy. Z przepisu wynika, że każdy pracownik ma prawo do wypoczynku. Ilość dni urlopowych przyznawana jest w zależności od posiadanego stażu pracy danego pracownika i wynosi odpowiednio:
staż pracy poniżej 10 lat – 20 dni w roku
staż pracy 10 lat i powyżej – 26 dni w roku.
W przypadku zatrudnienia w niepełnym wymiarze czasu pracy przysługuje ilość dni proporcjonalna do wymiaru etatu.
Zaległy urlop wypoczynkowy, a wypłata ekwiwalentu
Prawo pracownika do urlopu jest niezbywalne, co oznacza, że pracownik nie może nikomu przekazać przysługujących mu dni wolnych. Z kolei pracodawca nie ma prawa odmówić pracownikowi pójścia na urlop w wymiarze jaki przysługuje mu w danym roku kalendarzowym. Jeżeli z jakiś powodów pracownik nie wykorzysta w danym roku całego przysługującego mu urlopu, to dni, które pozostały mu do wykorzystania zostają przeniesione na kolejny rok do wykorzystania w terminie do dnia 30 września. W sytuacji kiedy pracownikowi wygasa stosunek pracy lub umowa o pracę zostaje rozwiązana, a pracownik nie zdążył wykorzystać całości lub części urlopu wypoczynkowego w naturze, to na podstawie art. 171 Kodeksu pracy, prawo pracownika do urlopu ulega przekształceniu w prawo do ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop.
PRZYKŁAD 1 Pracownik w 2019 roku wykorzystał tylko 10 dni urlopu z przysługujących mu 26 dni. Do końca sierpnia 2020 roku nie wykorzystał ani jednego z tych dni. Pracodawca we wrześniu nakazał mu pójść na zaległy urlop w ilości 16 dni.
Czasami pracodawcy zawierają z pracownikami porozumienie w wyniku, którego urlop w naturze zostaje zastąpiony ekwiwalentem pieniężnym. Jednak z mocy prawa takie porozumienie jest nieważne. Pracownik nadal ma prawo do urlopu w naturze, a pracodawca ma prawo dochodzić zwrotu wypłaconego ekwiwalentu (podstawa: przepisy o bezpodstawnym wzbogaceniu). Wypłata środków pieniężnych za niewykorzystany urlop jest możliwa jedynie w przypadku kiedy pracownik odchodzi z pracy, czyli w momencie rozwiązania umowy o pracę lub jej wygaśnięcia. Potwierdzeniem takiego stanu rzeczy jest wyrok Sądu Najwyższego z 29 marca 2001 roku – I PKN 336/00, OSNP 2003/1/14.
PRZYKŁAD 2 Z dniem 29 sierpnia 2020 roku pracownikowi wygasł stosunek pracy. Nie zdążył w całości wykorzystać przysługującego mu urlopu wypoczynkowego. Do wykorzystania pozostały mu 2 dni. Pracodawca ma obowiązek wypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystane dni najpóźniej w ostatnim dniu stosunku pracy, czyli 29 sierpnia 2020 r. W przypadku kiedy strony postanowią, że pracownik wykorzysta urlop w czasie pozostawania w stosunku pracy na podstawie nowo zawartej umowy o pracę bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu obecnej umowy, to pracodawca nie ma obowiązku wypłacania ekwiwalentu pieniężnego. Strony powinny zawrzeć między sobą porozumienie (najlepiej w formie pisemnej) w sprawie przeniesienia niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego na kolejną umowę o pracę.
PRZYKŁAD 3 Pracownik podpisał z pracodawcą umowę o pracę obowiązującą do 15 września. W okresie jej obowiązywania wykorzystał część urlopu wypoczynkowego. Pozostało mu jeszcze 5 dni. Po wygaśnięciu starej umowy, z pracownikiem w dniu 16 września została podpisana kolejna umowa o pracę. Pozwala to przenieść niewykorzystany urlop na kolejną umowę bez konieczności wypłaty ekwiwalentu.
PRZYKŁAD 4 Pracownikowi, z którym umowa o pracę została rozwiązana 20 sierpnia 2020 roku, pozostały do wykorzystania 4 dni urlopu wypoczynkowego. 1 września 2020 roku pracownik zawarł kolejną umowę o pracę u tego samego pracodawcy. Pomiędzy jedną, a drugą umową było kilka dni przerwy, dlatego nie było możliwe przeniesienie niewykorzystanego urlopu na kolejną umowę o pracę. W tej sytuacji pracodawca powinien wypłacić pracownikowi ekwiwalent pieniężny za zaległy urlop wypoczynkowy najpóźniej w ostatnim dniu obowiązywania stosunku pracy, czyli 20 sierpnia 2020 roku.
Obliczanie ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy
Ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy oblicza się zgodnie z zapisami rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop, dlatego należy:
ustalić podstawę jego wymiaru
obliczyć ekwiwalent za 1 godzinę niewykorzystanego urlopu i w tym celu należy podstawę wymiaru ekwiwalentu podzielić przez wskaźnik ekwiwalentu, a następnie podzielić przez dobową normę czasu pracy pracownika
otrzymany wynik należy pomnożyć przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu.
Współczynnik ekwiwalentu ustala się w każdym roku kalendarzowym. Należy go obliczyć wg następującego wzoru: Od liczby dni w danym roku kalendarzowym należy odjąć łączną liczbę przypadających w danym roku niedziel i świąt oraz dni wolnych od pracy jakie wynikają z rozkładu czasu pracy w 5-cio dniowym tygodniu pracy. Otrzymany wynik należy podzielić przez 12.
Podsumowanie
Obowiązkiem pracodawcy jest wypłata ekwiwalentu pieniężnego pracownikowi z tytułu zaległego urlopu wypoczynkowego. Ekwiwalent może być wypłacony tylko w sytuacji, kiedy pracownik nie wykorzystał przysługującego mu urlopu w całości lub w części, a umowa o pracę została rozwiązana lub wygasła. Nie jest zgodne z prawem zawarcie porozumienia pomiędzy pracownikiem, a pracodawcą o wypłacie pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego w trakcie trwania stosunku pracy (nie doszło do rozwiązania ani wygaśnięcia stosunku pracy).
