Udział w transakcjach wewnątrzwspólnotowych wymaga rejestracji przedsiębiorcy do VAT UE. Transakcje z klientami z Unii Europejskiej wymagają między innymi, aby przedsiębiorca przed numerem NIP umieścił przedrostek swojego kraju, a w przypadku niektórych transakcji złożył informację VAT UE.
Numerem VAT UE mają obowiązek posługiwać się przedsiębiorcy dokonujący transakcji z kontrahentami zagranicznymi z państw członkowskich UE. Do grupy tej należą czynni podatnicy VAT, którzy powinni dokonać rejestracji jeszcze przed pierwszą transakcją związaną:
z wewnątrzwspólnotowym nabyciem towarów (WNT) od firm. Nie dotyczy zakupu od osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, ale zamieszkałych w jednym z państw Unii Europejskiej
z nabyciem usług, dla których miejscem świadczenia jest siedziba nabywcy (nabywca ma obowiązek rozliczenia VAT z tytułu nabycia danej usługi)
z wewnątrzwspólnotową dostawą towarów (WDT), czyli ze sprzedażą towarów przez czynnych podatników VAT dostarczających towary do kontrahentów z Unii Europejskiej. W tym przypadku zarejestrowany do VAT musi być zarówno sprzedawca jak i nabywca. Wymagane jest posiadanie potwierdzeń wywozu towarów, ponieważ sprzedaż w ramach WDT opodatkowana jest stawką 0 zł
ze świadczeniem usług dla zagranicznych kontrahentów z UE w przypadku kiedy miejsce świadczenia usług ustalone jest w miejscu prowadzenia działalności lub zamieszkania przez nabywcę.
Podmiot
Czynny podatnik VAT
Charakter transakcji
Transakcje zakupów z krajów UE
Rodzaj transakcji
WNT – wspólnotowe nabycie towarów
Nabycie usług dla których stosuje się art. 28b
Obowiązek rejestracji
Tak
Tak
Uwagi
Nabycie towarów od firm z Unii Europejskiej
Brak rejestracji w VAT UE nie zwalnia z obowiązku rozliczenia WNT
Wyjątki od zasad ogólnych dotyczą m.in. usług budowlanych, transportowych, usług pośrednictwa
Wszystkie usługi zostały wymienione w ustawie o VAT art. 28e,f,g,i,j,n
Podmiot
Czynny podatnik VAT
Charakter transakcji
Transakcje zakupów z krajów UE
Rodzaj transakcji
WDT – wspólnotowa dostawa towarów
Świadczenie usług dla których stosuje się art. 28b
Świadczenie usług dla których nie stosuje się art. 28b
Obowiązek rejestracji
Tak
Tak
Nie
Uwagi
Należy spełnić warunki WDT m.in. potwierdzenie wywozu, potwierdzenie że nabywca posiada aktywny VAT UE
Nie dotyczy świadczenia usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności z krajów UE
Wyjątki od zasad ogólnych dotyczące ustalania miejsca świadczenia usług zawiera ustawa o VAT art. 28c-n
Podatnicy zwolnieni z VAT
Podatnik zwolniony z VAT korzystający ze zwolnienia podmiotowego z powodu limitu obrotów do 200 000 zł, który chce zawierać transakcje wewnątrzwspólnotowe również ma obowiązek rejestracji do VAT UE jeżeli dokonuje:
wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów (WNT) w momencie kiedy nabywana wartość w danym roku przekroczyła 50 000 zł
nabycia usług, dla których miejsce ich świadczenia jest w kraju nabywcy, przez co mają oni obowiązek rejestracji do VAT UE i opodatkowania nabytych usług nawet jeżeli w kraju korzystają ze zwolnienia
wewnątrzwspólnotowego świadczenia usług, dla których obowiązek opodatkowania transakcji ma nabywca zgodnie z art. 28b (miejscem świadczenia usługi jest kraj nabywcy).
Przedsiębiorca, który zwolniony jest z VAT i prowadzi sprzedaż towarów na rzecz klientów z krajów wspólnotowych UE nie musi rejestrować się dla celów VAT UE.
Podmiot
Podatnik korzystający ze zwolnienia z VAT
Charakter transakcji
Transakcje zakupów z krajów UE
Rodzaj transakcji
Nabycie towarów
Nabycie usług, dla których stosuje się art. 28b
Obowiązek rejestracji
Tak, jeżeli wartość nabywanych towarów w danym roku przekroczy 50.000zł, przed przekroczeniem limitu nie ma obowiązku rejestracji i opodatkowania przez nabywcę
Tak
Deklaracje
VAT -8 VAT UE
VAT-9M
Uwagi
Nabywca zgodnie z przepisami zobowiązany jest do rozliczenia i uiszczenia podatku VAT
Nabywca zgodnie z przepisami (miejsce świadczenia art. 28b) zobowiązany jest do rozliczenia i uiszczenia podatku VAT; Wyjątki od zasad ogólnych dotyczące ustalania miejsca świadczenia usług zawiera ustawa o VAT art. 28c-n
Podmiot
Podatnik korzystający ze zwolnienia z VAT
Charakter transakcji
Transakcje sprzedaży do krajów UE
Rodzaj transakcji
Sprzedaż towarów
Świadczenie usług dla których stosuje się art. 28b
Świadczenie usług dla których nie stosuje się art. 28b
Obowiązek rejestracji
Nie
Tak
Nie
Deklaracje
VAT UE
Uwagi
Wyjątki od zasad ogólnych dotyczące ustalania miejsca świadczenia usług zawiera ustawa o VAT art. 28c-n np. przy usługach budowlanych
Obowiązek składania deklaracji VAT UE
Przedsiębiorca, który zarejestruje się dla celów VAT UE ma obowiązek złożenia deklaracji VAT UE za okres, w którym dokonał wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów lub wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów bądź świadczenia usług dla kontrahentów z UE, dla których zastosowanie ma zasada z art. 28b. Deklaracja zawiera trzy oddzielne części, gdzie każda z nich dotyczy innego rodzaju transakcji. Obowiązkiem przedsiębiorcy jest wykazanie w informacji podsumowującej, wartości sumy transakcji za dany okres jaka przypada na danego kontrahenta. Dodatkowo musi podać numer identyfikacyjny NIP-UE danego kontrahenta.
Kiedy nie trzeba składać VAT UE?
Nie wszystkie transakcje wewnątrzwspólnotowe wymagają wykazywania ich w deklaracji VAT UE.
W informacji podsumowującej nie uwzględnia się:
importu usług
świadczenia usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności w krajach UE (transakcje traktowane są na zasadzie transakcji krajowych)
sprzedaży towarów na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności w krajach UE (transakcje traktowane są na zasadzie transakcji krajowych)
świadczenia usług na rzecz kontrahenta z UE, dla którego nie ma zastosowania art. 28b ustawy o VAT (obowiązek wykazywania informacji zbiorczych dotyczy jedynie przedsiębiorców świadczących usługi, dla których ma zastosowanie art. 28b ustawy).
Wyrejestrowanie z VAT UE
Jeżeli w trakcie okresu rozliczeniowego nie dojdzie do transakcji, to przedsiębiorca nie ma obowiązku składania deklaracji VAT UE (deklaracja tzw. zerowa). Obowiązek dotyczy jedynie składania pliku JPK_V7, nawet w sytuacji kiedy w danym miesiącu nie miała miejsca żadna czynność związana z VAT. Jeżeli podatnik nie wykaże w pliku JPK_V7 żadnej sprzedaży ani nabycia towarów lub usług zawierających kwoty podatku do odliczenia za okres kolejnych 3 miesięcy lub kwartał, to urząd może automatycznie wyrejestrować go z VAT UE. Podobnie jeżeli przedsiębiorca, pomimo, że miał taki obowiązek nie złożył informacji podsumowujących VAT UE przez okres 3 kolejnych miesięcy. Przedsiębiorca nie zostanie automatycznie wyrejestrowany z VAT UE jeżeli zawiesi działalność gospodarczą.
Deklaracja VAT UE – miesięcznie, czy kwartalnie?
Zgodnie z zasadami ogólnymi, przedsiębiorca składa deklarację VAT UE tylko w okresie miesięcznym. Nie ma możliwości złożenia jej kwartalnie. Deklaracja musi być wysłana w formie elektronicznej.
Deklaracja VAT UE – zawieszenie działalności gospodarczej
Jeżeli przedsiębiorca zawiesi prowadzenie działalności gospodarczej, to nie ma obowiązku składania deklaracji VAT UE pod warunkiem, że nie dokonuje w tym czasie transakcji wewnątrzwspólnotowych.
Cel składania informacji podsumowujących VAT UE
Deklaracja podsumowująca VAT UE składana jest jedynie w celach statystycznych i informacyjnych. Pomimo tego przedsiębiorca ma obowiązek jej złożenia. Jeżeli tego nie zrobi, to naraża się na sankcje skarbowe.
Termin składania informacji VAT UE
Deklaracje okresowe VAT UE należy złożyć do 25 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym miały miejsce czynności. Deklarację VAT UE można wysłać na 2 sposoby:
bez konieczności podpisu elektronicznego przy jednoosobowej działalności gospodarczej (autoryzacja wysyłki może być dokonana na podstawie kwoty przychodu z deklaracji rocznej PIT składanej za lata wstecz)
z wykorzystaniem podpisu elektronicznego, w przypadku spółek.
Rejestracja do VAT UE – dlaczego trzeba się zarejestrować?
Przedsiębiorca zarejestrowany do VAT UE ma obowiązek wykazywania transakcji wewnątrzwspólnotowych w deklaracji VAT UE. Podatnik po zgłoszeniu do VAT UE otrzymuje numer NIP UE. Jest to ten sam numer, który identyfikuje go na potrzeby transakcji krajowych, z tą różnicą, że jest poprzedzony przedrostkiem oznaczającym kraj przedsiębiorcy. W przypadku polskiego podatnika jest to PL. Weryfikacji podatników zarejestrowanych do VAT UE można dokonać za pośrednictwem platformy internetowej Komisji Europejskiej VIES. Otrzymane potwierdzenie można wydrukować i dołączyć do dokumentów dotyczących transakcji wewnątrzwspólnotowej jako dowód, że w okresie dokonywania transakcji strony posiadały aktywny numer VAT UE.
Rejestracja do VAT UE jest niezwykle ważna w przypadku dokonywania transakcji WDT lub WNT. Dzięki identyfikacji nabywcy towaru jako czynnego podatnika zależy zastosowanie odpowiedniej stawki podatku. Nabywca, który nie jest zidentyfikowany na potrzeby podatku VAT UE może ponieść wyższy koszt związany z daną transakcją, bowiem sprzedawca nie posiadając numeru NIP UE nabywcy może opodatkować transakcję zgodnie ze stawką właściwą dla swojego kraju (kraj sprzedawcy). Czynni podatnicy VAT dokonujący transakcji wewnątrzwspólnotowych muszą koniecznie być zarejestrowani dla celów VAT UE. Brak rejestracji nie oznacza, że przedsiębiorca zostaje zwolniony z obowiązku opodatkowania transakcji wewnątrzwspólnotowych związanych z nabyciem usług lub towarów, dla których obowiązek rozliczenia podatku spoczywa na nabywcy.
