Czy trzeba wystawić fakturę, gdy klient nie zwrócił paragonu?
Sprzedaż na kasie fiskalnej może być dokumentowana nie tylko za pomocą paragonów, ale również za pomocą faktur. Czy do wystawianych faktur powinny zostać dołączone paragony? Co w sytuacji, kiedy do paragonu nie zostanie dołączona kopia paragonu? Ogólna zasada mówi, że sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej powinna być zaewidencjonowana na kasie rejestrującej, a sprzedawca powinien wystawić paragon i przekazać go klientowi. Kupujący może wystąpić do sprzedawcy z żądaniem wystawienia faktury do przekazanego mu paragonu. Czy podatnik ma obowiązek wystawić fakturę nawet wtedy, kiedy nabywca nie przekaże mu paragonu fiskalnego?
Dokumentowanie sprzedaży za pomocą paragonu i faktury – co w takiej sytuacji powinien zrobić sprzedawca?
Zgodnie z art. 106h ustawy o VAT, jeżeli sprzedaż dokumentowana jest zarówno za pomocą paragonu jak i faktury, to sprzedawca powinien obowiązkowo połączyć oba dokumenty i pozostawić je razem w przechowywanej dokumentacji. Obecnie faktury mogą być wystawiane zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej. W zależności od wybranej formy zależy sposób postępowania. Fakturę należy dołączyć do paragonu dotyczącego takiej samej sprzedaży, ponieważ tylko w taki sposób sprzedawca może ochronić się przed zapłatą podatku VAT zarówno z wystawionej faktury, jak i z paragonu fiskalnego. Brak paragonu ze sprzedaży, która dotyczy tej samej transakcji przedstawionej również na fakturze może oznaczać dla podatnika obowiązek zapłaty podatku VAT zarówno z faktury jak i raportu fiskalnego. W związku z tym sprzedawca przy wystawianiu faktury poza kasą fiskalną powinien dołączyć do faktury paragon otrzymany od kupującego, a kupujący, który chce otrzymać fakturę do paragonu powinien zwrócić go sprzedającemu. Sprzedawca powinien dołączyć paragon do faktury. Zamiast tego może też umieścić w dokumentacji numery paragonów oraz numer kasy.
Sposób postępowania, a forma paragonu
1. faktura papierowa – podatnik do egzemplarza faktury papierowej pozostającego u niego powinien dołączyć paragon fiskalny w formie papierowej dotyczący danej sprzedaży 2. faktura papierowa – podatnik wystawiając paragon fiskalny w formie elektronicznej powinien pozostawić w dokumentacji numer dokumentu i numer unikatowy kasy fiskalnej, które zostały zawarte na paragonie fiskalnym elektronicznym 3. faktura elektroniczna – podatnik do paragonu fiskalnego w formie papierowej pozostawionego w dokumentacji podatnika dotyczącego danej sprzedaży powinien dołączyć fakturę z identyfikującymi ją danymi 4. faktura elektroniczna – podatnik powinien w dokumentacji pozostawić numer dokumentu oraz numer unikatowy kasy fiskalnej, które zostały umieszczone na paragonie fiskalnym w postaci elektronicznej.
Faktura – kiedy nie trzeba do niej dołączać paragonu?
Od podstawowej zasady mówiącej, że do faktury wystawionej na żądanie klienta, sprzedawca powinien dołączyć wystawiony wcześniej paragon fiskalny występują pewne wyjątki w przypadku, których powyższa zasada nie obowiązuje:
sprzedaży udokumentowanej fakturą wystawianą z zastosowaniem kasy rejestrującej, kiedy wartość sprzedaży i kwota podatku zostały ujęte w raporcie fiskalnym dobowym kasy
przypadków, kiedy paragon fiskalny jest fakturą uproszczoną. W tej sytuacji sprzedawca nie może wystawić faktury.
Brak paragonu, a możliwość wystawienia faktury
Nie zawsze nieotrzymanie paragonu od kupującego uniemożliwia sprzedawcy wystawienie faktury. W przypadku, kiedy sprzedawca będzie mógł dokonać identyfikacji sprzedaży w inny sposób, na przykład na podstawie własnych paragonów będzie mógł wystawić fakturę bez paragonu. Jednak dobrze by było, aby sprzedawca potrafił udowodnić, że sprzedaż została zaewidencjonowana na kasie rejestrującej i został rozliczony podatek VAT z takiej transakcji. W tej sytuacji faktura wystawiona do paragonu fiskalnego powinna zostać oznaczona kodem FP. Dzięki temu nie trzeba będzie wliczać VAT-u do sum kontrolnych. Podobne zdanie w tej kwestii posiadają organy podatkowe. Za przykład może posłużyć pismo Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 12 czerwca 2018 roku o sygn. 0114-KDIP1-3.4012.233.2018.1.ISZ, w którym napisał on między innymi, że:
W konsekwencji należy stwierdzić, że Wnioskodawca postępuje prawidłowo wystawiając fakturę zbiorczą dla Klienta, działając w opisanym stanie faktycznym, w którym Klient zgłasza żądanie wystawienia faktury zbiorczej bez przekazania Wnioskodawcy paragonów fiskalnych, z jednoczesną identyfikacją transakcji oraz Klienta na podstawie dokumentów Dowód Wydania i egzemplarzy paragonów fiskalnych mających postać elektroniczną, pozostających u Wnioskodawcy.
